Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

И на работе, и дома просмотрите каждый ящик, шкаф, полку, стол и папку, чтобы составить наиболее полный список дел на основе увиденного. Например, если заглянуть в ящик картотечного шкафа, может оказаться, что нужно разобрать финансовые бумаги за прошлый год, собрать чеки, сделать этикетки для новых папок или написать потенциальному клиенту, визитная карточка которого попалась на глаза.

Просмотрите электронную почту и прослушайте голосовые сообщения. Добавьте в список действия, которые вы не планируете выполнять прямо сейчас и которые больше нигде не записаны. К примеру, пришло письмо от коллеги: он просит внести правки в составленный вами отчет. Или вы получили голосовое сообщение от брата, который предлагает выбрать день для встречи всей семьей. Или в почте находится сообщение от профессиональной ассоциации краболовов – вас приглашают на ежегодное собрание и ужин из крабов.

Подумайте, что вы стараетесь держать в голове, и выпишите на листок все, что необходимо сделать. После этого этапа вы сможете поддерживать чистоту созданной системы, занося в главный список дел то, что приходит на ум.

В интернете ходит байка, что 20 июня 1995 года некий Дик Миллер доел последний кусочек машины весом более одной тонны. Начал с двух зажимных гаек, а закончил через пять лет – корпусом муфты. Так что в следующий раз, когда столкнетесь с огромной, неподъемной задачей невероятных размеров, вспомните о Миллере. Разбейте проблему на мелкие части, которые удастся проглотить и переварить.

К счастью, на работе не придется есть автомобили. Достаточно разложить задачу на компоненты, хотя некоторые из них и могут оказаться непростыми. Для этого взгляните на проекты, цели и дела под другим углом.

Главное – выделить действия, которые можно сделать легко и быстро.

В традиционном подходе к управлению крупный проект разбивается на логичные этапы. Скажем, вы хотите внедрить в компании обучение по вопросам этнического и гендерного разнообразия на рабочем месте. Тогда основные цели будут такими:

1. Сформировать рабочую группу, чтобы выявить цели обучения, и организовать еженедельные видеоконференции.

2. Создать заявку на участие для потенциальных поставщиков услуг.

3. Выбрать поставщика.

4. Составить расписание мастер-классов.

5. Провести оценку полученных знаний в онлайн– формате.

Эти шаги логически последовательны, но предпринять их сложно из-за объема задачи, а это, в свою очередь, может привести к прокрастинации. При ближайшем рассмотрении становится заметно, что эти шаги тоже можно разбить на мелкие действия. К примеру, выбор поставщика состоит из таких этапов:

1. Составить список зарекомендовавших себя поставщиков, которые получат заявку на участие.

2. Отправить заявку на участие по электронной почте поставщикам из списка.

3. Провести видеоконференцию с рабочей группой, чтобы рассмотреть все предложения, поступившие от поставщиков.

4. Составить список из трех-четырех наиболее подходящих кандидатов.

5. Связаться с поставщиками из этого списка.

6. Пригласить поставщиков, чтобы они провели презентацию для рабочей группы.

7. Выделить время на презентации в графике рабочей группы.

8. Выбрать одного поставщика и обсудить нюансы соглашения.

9. Поблагодарить всех, кто откликнулся на заявку.

Приведенные выше пункты тоже можно разбить на более мелкие задачи. К примеру, «Составить список зарекомендовавших себя поставщиков, которые получат заявку на участие» делится так:

1. Найти в интернете информацию о подходящих поставщиках.

2. Получить список поставщиков из отдела кадров.

3. Спросить коллег из другой компании, где проводилось подобное обучение, к каким поставщикам они обращались.

Главное в этом деле – разложить действие на количество шагов, необходимое для выполнения крупной задачи. Они должны помочь вам подготовиться к работе умственно, эмоционально и физически.

Вспомните интересующий вас проект, цель или задачу, которые по какой-то причине «встали на паузу». Опишите это ниже.

Разбейте задачу на действия такого масштаба, которые кажутся выполнимыми. Если мини-задача всё еще выглядит сложной, разложите ее на подпункты. В результате должен получиться список дел, который поможет продвинуться по проекту, но при этом каждый пункт будет простым в исполнении. Если в конце вы вздохнете с облегчением, значит, задачи сформулированы верно.

Мини-задача № 1:

Мини-задача № 2:

Мини-задача № 3:

Мини-задача № 4:

Мини-задача № 5:

Мини-задача № 6:

Мини-задача № 7:

Мини-задача № 8:

Разбивайте задачу, когда:

● она кажется неподъемной;

● вы откладываете работу над ней;

● вы пять раз передвигали ее в календаре;

● мысль о ее выполнении вызывает слезы.

Суровая правда звучит так: «Никто, даже самые продуктивные люди и несравненные гуру тайм-менеджмента, не может сделать за день всё, что было запланировано, – за исключением редких случаев». Так устроена работа. Несмотря на всю подготовку и благие намерения, некоторые пункты плана на день приходится передвигать на завтра.

Представьте, что в списке дел стоит задача с самым высоким приоритетом: перезвонить клиенту по поводу недавнего счета. Вы пытались дозвониться до него, но он не брал трубку. Потом он перезвонил, но у вас была деловая встреча за обедом. Чехарда продолжается, а вам пора идти на совещание, которое продлится до конца рабочего дня. Вы предпринимаете последнюю отчаянную попытку, тоже безуспешную, вы сдаетесь и передвигаете звонок на завтра.