Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

● Целый день. Если вы поддались весенней уборочной лихорадке, а на столе творится полный кошмар, выделите день на уборку – хотя бы и субботу.

С рабочим столом вы справились, поэтому пришла пора заглянуть, если можно так выразиться, под лежачий камень: разобраться с системой хранения документов. К сожалению, невозможно великолепно организовать новую систему, не разделавшись со старой.

Возможно, мысль о старых пыльных бумагах наводит на вас тоску. Подумайте о том, что вы можете обнаружить забытые, но важные документы, а все лишнее отправить в мусорную корзину. Начните с ближнего края и продвигайтесь вглубь, бумага за бумагой. Задайте себе следующие вопросы.

Если из содержимого документов становится ясно, что нужны какие-то действия, сделайте пометку в списке дел и выделите время в календаре. К примеру, вам попалось письмо от руководителя: он просит изложить идеи по запуску нового продукта. Или встретилась информация о новом потенциальном клиенте. Или вы нашли буклет с описанием предстоящей конференции. Если документ нужно сохранять, пока вы не выполните действие, оставьте его в файле или переложите в лоток для бумаг. Если нет, выкиньте его и занесите задачу в список.

Если документы требуются для налоговых или юридических целей, сделайте соответствующую пометку, чтобы их было легко отыскать. К этой категории относятся бумаги, необходимые для аудита, старые контракты для текущих поставщиков, счета-фактуры и другие документы, у которых нет копии. Если не уверены, оставьте бумагу до тех пор, когда ее точно можно будет выбросить.

Старые журналы, буклеты с прошедших конференций, приглашения на мероприятия, которые уже давно состоялись, – всему этому не место в вашей системе хранения. Выкидывайте немедленно! Сохраняйте только те справочные материалы (статьи, буклеты, конспекты, рабочие тетради), которыми пользуетесь сейчас или которые понадобятся в ближайшем будущем.

Не попадайтесь в ловушку и не сохраняйте документы, «которые, возможно, когда-нибудь для чего-нибудь пригодятся». Лучше постарайтесь представить конкретную и реалистичную ситуацию, в которой понадобится этот документ. Если не удалось, смело отправляйте его в корзину.

Если ни один из вопросов не помог, задайте себе последний: «Что ужасного может произойти, если я это выброшу?» Если после ситуации, описанной в ответе, жизнь продолжится, выбрасывайте.

Отсканируйте

Благодаря широкому распространению компактных потоковых сканеров вы всегда можете сохранить информацию, но не на бумаге. Просто отсканируйте документ.

Снаружи картотечные шкафы выглядят опрятно. Неприятная правда может открыться, когда вы заглянете внутрь. Если в ящиках царит беспорядок, нужно их разобрать. Прежде чем начать, подготовьте следующие вещи:

● подвесные папки с пластиковыми табуляторами по размеру стандартного листа;

● трех– или пятиуровневые папки-уголки по размеру стандартного листа;

● самоклеящиеся этикетки (белые или прозрачные);

● черный маркер;

● принтер для этикеток (по желанию).

Когда все нужное под рукой, можно начать со списка общих категорий. Они лягут в основу системы и будут использоваться для маркировки папок. Общие категории могут быть следующими:

● Клиенты.

● Конференции.

● Контракты.

● Финансы.

● Страхование.

● Юридические вопросы.

● Офисное оборудование.

● Проекты.

● Справочные материалы.

● Путешествия.

Как только список будет готов, сделайте этикетку для каждой категории и вставьте ее в пластиковый держатель. Если присоединить его к верхней части папки, он будет хорошо заметен. Поместите подвесные папки с этикетками в ящик. В зависимости от предпочтений можно расположить папки по алфавиту или по частоте использования.

Следующий шаг – разбить общие категории на подкатегории, которые будут использоваться для папок-уголков. К примеру, категорию «Клиенты» можно разбить на файлы по каждой организации или человеку, «Финансы» – на подкатегории «Отчеты по расходам», «Счета-фактуры» и «Пенсионные накопления», а для «Офисного оборудования» могут потребоваться отдельные папки для каждого устройства (компьютера, телефона, принтера и ксерокса).

Теперь – самое интересное. Когда список подкатегорий будет готов, наклейте соответствующие этикетки на каждую папку и вложите ее в подвесную папку с подходящей общей категорией. Расположите папки-уголки в алфавитном порядке, чтобы отыскать нужные бумаги было как можно проще.

Выбирайте слова с умом

При создании файловой системы выбирайте те слова, которые понятны и близки вам. К примеру, какую папку вы скорее будете искать, когда вам понадобится документ:

● «Финансы» или «Деньги»?

● «Машина» или «Автомобиль»?

● «Клиенты» или «Заказчики»?

● «Путешествия» или «Поездки»?

● «Справочные материалы» или «Информация»?

Суть файловой системы в том, чтобы находить нужные бумаги быстро и без затруднений. Это не просто стопка документов. Если на этикетках – те формулировки, которыми вы обычно оперируете, станет гораздо легче.

Открытые позиции – это все дела, проекты, цели, идеи и задачи (личные и рабочие), которыми вы должны или хотите заняться, но пока не успели. Может быть, пора сделать это прямо сегодня, а может – в далеком будущем, на пенсии. Хитрость в том, чтобы собрать все вместе и записать : тогда вы не будете тратить ценные ресурсы собственной памяти и держать все в голове.

Представьте, что мозг – жесткий диск компьютера, на котором может уместиться только ограниченное количество информации. Когда место заканчивается, он начинает работать медленнее и давать сбои. Если перенести все открытые позиции на лист бумаги, мозг сможет снова сосредоточиться на том, чем вы занимаетесь сейчас. Идеи и задачи, входящие в список, возникают из разных источников. В их числе:

● разговоры (с родными, друзьями или коллегами);

● чтение (книги, журналы, брифы, научные статьи);

● все, что приходит по обычной почте (брошюры, приглашения, буклеты);

● электронные письма;

● занятия;

● конференции;

● голосовая почта;

● профессиональные сообщества;

● мероприятия;

● рабочий стол;

● картотечные шкафы;

● ящики, шкафчики, полки.

Если вы решите применить только один совет из книги, пусть им будет этот. Потратив время на записывание всех открытых позиций в жизни, вы заметно улучшите концентрацию и станете чаще доводить дела до конца. Можно составить список за один раз (тогда понадобится целый день) или за несколько подходов. Чтобы изложить всё на бумаге, воспользуйтесь следующими техниками.