Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

Запишите в таблицу шесть задач, которые вы выполнили вчера. Расставьте приоритеты (А, Б или В), опираясь на систему, описанную ваше.

Список дел на день – одновременно и проклятие свободомыслящих, спонтанных предпринимателей, и спасение занятых, влиятельных игроков рынка. К какому бы типу людей вы ни относились, список остается одним из лучших инструментов по управлению временем. Но мало записать все предполагаемые к концу дня достижения. Совсем другое дело – решить, что делать с каждым из них. Чтобы наиболее рационально вложить время и силы, подумайте, какое из следующих четырех «Д» лучше всего подходит для ваших задач.

Иногда задачи в списке так воодушевляют, что хочется приступить к их выполнению как можно скорее. Иногда нас мотивируют конкретные сроки. Как бы то ни было, для задач, которые необходимо выполнить до конца дня, подходит слоган из рекламной кампании Nike: «Just Do It» («Просто сделай это»).

Задайте себе вопросы:

● Эту задачу можно выполнить легко и быстро прямо сейчас?

● Нужно ли выделять определенное время на эту задачу?

● На эту задачу потребуется менее пяти минут?

● Договориться (об отмене)

Некоторые задачи долго обитают в календаре, перемещаясь со дня на день и с недели на неделю. Если вы замечаете, что постоянно откладываете дело, обычно это можно объяснить тремя причинами.

● Задача слишком большая, и ее необходимо разбить на несколько мелких.

● Задача нечетко сформулирована, поэтому за нее не получается взяться.

● На самом деле вам не нужно это делать.

Если дело в последней причине, нет ничего постыдного в том, чтобы отказаться от задачи, особенно если вы поставили ее себе сами. Если же это поручение начальника, просто так отказываться от него – не лучшая мысль.

Спросите себя:

● Мне действительно нужно это делать? Хочу ли я этого?

● Я обязывался(лась) выполнить эту задачу или это просто хорошая мысль?

● Я поместил(а) ее в список по желанию или из чувства вины?

Если вы придумали задачу, это не всегда значит, что вам ее и исполнять. Наиболее успешная стратегия по высвобождению времени – передать дело другому. Разумеется, нужно при этом учитывать загруженность коллеги, его навыки и желание помочь. Но о том, что работу можно делегировать, надо помнить всегда. Задайте себе следующие вопросы:

● Действительно ли эту задачу должен(на) сделать именно я?

● Могу ли я передать эту задачу или заплатить за ее выполнение столь же (или более) компетентному сотруднику?

Многие дела заносят в список только для того, чтобы про них не забыть, а значит, их можно выполнять не сразу. Подумайте о приоритетах, целях и обязательствах, чтобы решить, какие задачи можно перенести. Главное – сразу же переписать их на день, в который вы планируете ими заняться.

Задайте себе такие вопросы:

● Действительно ли нужно и важно сделать это сегодня? Может ли это подождать?

● Будут ли серьезные неприятные последствия, если я отложу эти дела?

Один из способов внедрить правило четырех «Д» – значки в календаре. Если вы предприняли нужные действия для каждой задачи, можно считать, что на сегодня она выполнена.

В примере ниже каждое дело в списке отнесено к одной из следующих категорий:

Просмотрите вчерашний и сегодняшний списки дел. Что удалось выполнить? Поставьте напротив галочку. Есть ли дела, от которых вы решили отказаться? Вычеркните их или поставьте рядом крестик. Какие задачи можно делегировать и кому вы их делегируете? Поставьте рядом букву «Д». Какие дела следует перенести на другой день, неделю, месяц и даже год? Перенесите их и поставьте рядом стрелку. Чувствуете облегчение? Прилив энергии? Удовлетворение от завершенности? Принимать решения насчет следующих действий – одно из главных правил по управлению энергией.

Мы проводим много времени в цифровом мире, поэтому ведение дел на телефоне, планшете или ноутбуке кажется вполне очевидным выбором. Иметь календарь и список задач под рукой на всех устройствах удобно. Но там же – новости, социальные сети, звонки, сообщения, маршрутные квитанции, GPS, приложение для управления сигнализацией, прогноз погоды, котировки ценных бумаг и браузер… Все это отвлекает, запутывает, а если еще и синхронизация не работает как следует – даже раздражает! Не разумнее ли вести бумажный ежедневник?

Так что же выбрать – бумагу или цифру? Мы подготовили чек-лист, чтобы облегчить вам задачу.

● Используйте приложение, если:

○ оно вам подходит и вам удобно просматривать списки с разных устройств;

○ вы делитесь задачами с другими в той же сети;

○ у вас не очень много задач на день;

○ работа не позволяет вам носить с собой бумажные блокноты (например, вы парашютист, укротитель львов или водолаз);

○ вы часто отменяете задачи в течение дня.

● Используйте бумажныйежедневник, если:

○ вам нравится писать на бумаге;

○ вы следуете нашим принципам составления списка дел и вам удобнее добавлять колонки на бумаге;

○ вы часто делаете быстрые заметки и вам неудобно искать приложение;

○ вас отвлекают приложения;

○ синхронизация для вас остается величайшей тайной Вселенной;

○ вам легко и приятно ориентироваться в блокноте-планере или записной книжке;

○ вы против любой автоматизации.

В бумажных планерах на кольцах множество страниц. Некоторые из них выглядят привлекательно, но никак не помогают в вопросах продуктивности. Кроме того, большой планер тяжело носить с собой. Вам же нужны те страницы, которые позволят справляться с делами каждый день, неделю и месяц.

Это страницы на каждый день, где вы перечисляете задачи и делаете важные пометки или записываете напоминания. Обычно двух стандартных колонок недостаточно, поэтому расчертите лист сами – как вам удобнее.