Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

На обычных совещаниях есть человек, который отвечает за порядок. Точно такое же правило действует и для онлайн-встреч: назначьте координатора, который не даст дискуссии уйти в сторону. Ведущий видеоконференции может прибегнуть к следующим приемам:

● Использовать метод PAL, описанный выше, чтобы обозначить цель, повестку и временны́е ограничения звонка.

● Выделить каждому участнику по две минуты на то, чтобы они отчитались по своим зонам ответственности, а затем скоординировать обсуждение и вопросы.

● Разделить звонок на тематические секции и попросить ответственных за них участников высказаться по очереди, а потом устроить общее обсуждение.

Звучит парадоксально, но недавнее исследование показало, что для удержания внимания во время видеозвонка требуется повышенное эмоциональное напряжение. Сосредоточение на экране выматывает сильнее, чем присутствие на обычной встрече, где люди то и дело смотрят в окно или окидывают взглядом окружающих. Подумайте, действительно ли важно включать камеру. Это зависит от степени знакомства участников, количества собравшихся, уровня серьезности темы и т. д.

Если вам и коллегам нужно сконцентрироваться, чтобы выработать стратегию, решить серьезную проблему или взглянуть на ситуацию со стороны и придумать инновационное решение, выездное мероприятие – то, что нужно. Совещание вне офиса поможет не отвлекаться на рутинные вопросы, возродить живой интерес к делу или проекту и полностью на нем сосредоточиться. Воспользуйтесь нашими стратегиями, чтобы извлечь максимум из выездного совещания.

Если возможно, пусть поездка будет длиннее одного дня. Сократив ее ради экономии, вы лишите сотрудников возможности пообщаться и обсудить рабочие вопросы в непринужденной обстановке.

Безусловно, какую-то часть информации донести важно, но, если презентации будут идти одна за другой, да еще и в полуосвещенной комнате, всем захочется спать (особенно после обеда). Лучше организуйте групповые упражнения, обсуждения, ролевые игры, рабочие сессии с уклоном в практику и демонстрации. Пригласите докладчиков из других компаний.

Плотный график без перерывов на отдых приводит к эмоциональной перегрузке и выгоранию. Не стоит забивать день огромным количеством мероприятий, иначе участники не смогут перевести дух и «переварить» то, что узнали.

Если развернулась горячая и важная дискуссия, не прерывайте ее только ради того, чтобы не отставать от графика или не отклоняться от повестки. Цель выездного совещания – сплотить сотрудников и дать им возможность думать и действовать иначе.

Выездное совещание должно быть одновременно продуктивным и увлекательным. Без развлечений не обойтись. Сыграйте с коллегами в гольф, поужинайте в известном ресторане, сходите в музей, театр или спа-салон, придумайте еще что-нибудь.

Организуя выездное совещание, еще до его начала ответьте на такие вопросы:

● Какова цель или тема совещания?

● Кого пригласить (с учетом цели)?

● Кто выберет место, займется организацией и будет координировать работу в процессе?

● Что должны получить участники, приехав?

● Требуется ли аудиовизуальное оборудование? Если да, кто будет за него отвечать?

● Кто ваше контактное лицо на месте? Можно ли оформлять поставки на этого человека?

● Будут ли проводиться презентации во время обеда или ужина? Если да, знает ли об этом ответственный за кейтеринг?

● Нужны ли развлекательные мероприятия по вечерам? Какие? Кто их организует?

● В какое время должны приехать сотрудники? Нужен ли подробный маршрут? Будет ли организовано питание по приезде? Есть ли вегетарианское меню?

● Кто на месте отвечает за прибытие, расселение по номерам и регистрацию?

● Как начать и закончить выездное совещание?

Есть мнение, особенно популярное среди тех, кто на первое место ставит продуктивность: «Лучше сперва выстрелить, а потом уже целиться». Но это не так. Если потратить немного времени на анализ проблемы, впоследствии удастся избежать разочарования и сэкономить силы. Короткие совещания по сути вопроса – отличная возможность сделать все как нужно с первого раза. Вот как организовать собрание, нацеленное на решение проблем.

То, о чем вы собрались говорить, – настоящая проблема или только симптом проблемы? Работа с симптомами – правильный промежуточный шаг, но если не добраться до самой сути того, что вызывает сложности, то в будущем потребуется приложить гораздо больше усилий. Лучше всего спросить себя и коллег: «Почему проблема есть?» Продолжайте задавать себе этот вопрос, пока не доберетесь до главной причины.

К примеру, изначально проблема была сформулирована так: «Качество ответов на входящие звонки упало». В ходе обсуждения и анализа может выясниться, что сотрудникам требуется обучение по работе с новой телефонной системой. Возможно, окажется, что сотрудников невозможно надолго отвлечь от работы на телефоне и поэтому они не успевают толком пройти обучение!

Прибегните к методу мозгового штурма: придумайте максимальное количество решений. Некоторые идеи покажутся безумными и неисполнимыми, но послужат источником вдохновения, чтобы справиться с проблемой. Например, если причина в том, что сотрудники не могут покинуть рабочие места и пройти обучение, среди вариантов найдутся следующие решения:

● Разработать более короткую программу обучения, которую получится встроить в текущий график.

● Разбить программу продолжительностью четыре часа на четыре модуля по часу.

● Заплатить сотрудникам за прохождение обучения в нерабочие часы.

● Перевести очное обучение в онлайн-формат с материалами для изучения дома.

Перечислив несколько возможных решений, вы поймете, какие из них получится реализовать на практике. Но не стоит сразу же переходить к активным действиям. Для начала проанализируйте:

● краткосрочные последствия решения;

● долгосрочные последствия решения;

● относительные издержки решения;

● доступность необходимых ресурсов;

● готовность и поддержку руководства;