Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

Создайте тест из пяти вопросов, касающихся повестки, чтобы проверить знания присутствующих. Пусть участники совещания запишут свои варианты, после чего вы дадите правильные ответы и устроите обсуждение.

Это люди, у которых готов ответ на любой вопрос и комментарий ко всему, что говорят коллеги. Если оставить все как есть, выскочки могут превратить оживленное обсуждение в гробовое молчание подавленных сотрудников. Чтобы держать их в узде, покажите окружающим, что вы заинтересованы во мнении всехприсутствующих. Скажите:

«Спасибо, что поделились мнением. Сейчас бы я хотел услышать, что по этому поводу думают остальные».

Разбейте участников собрания на группы, чтобы все смогли обменяться идеями в более спокойной и «безопасной» обстановке. Затем попросите одного человека из каждой группы рассказать, к какому выводу она пришла. Этот прием отлично подходит и для работы со скромными людьми, которым некомфортно выступать перед большой аудиторией.

Иногда случается так, что отдельные (или даже все) сотрудники агрессивно настроены во время обсуждения одного из пунктов повестки. Чтобы не превратить совещание в бесполезный марафон жалоб, покажите, что вы понимаете эмоции собравшихся, но хотите потратить время на поиск выхода из ситуации. Скажите:

«Я понимаю, что это неприятно, и вижу, что вас это раздражает. Но я бы хотел потратить время на то, чтобы решить проблему, а не просто жаловаться на нее».

Нередко бывает так, что люди стесняются делиться отличными идеями при других. Не стоит игнорировать таких сотрудников и их ценный вклад в обсуждение. Подбодрите их такими словами:

«Кажется, сегодня вы молчаливы. Возможно, вам есть что добавить?»

Отложите телефоны

Присутствующие на собрании довольно часто проверяют телефон, читают письма, отправляют сообщения и т. д. Это верный признак скуки и вредная привычка, хотя сейчас она и кажется нормой. Чтобы сотрудники не отвлекались и активно участвовали в обсуждении, попробуйте прибегнуть к решительным мерам. Вежливо попросите всех отложить телефоны, чтобы быстро обсудить повестку и закончить раньше. Отличная мысль, правда?

В 2005 году в Journal of Applied Psychology («Журнал прикладной психологии») появилось исследование, посвященное совещаниям. Целеустремленные сотрудники отмечали, что их удовлетворенность работой падала, когда приходилось присутствовать на все большем числе собраний. Не стоит пассивно следить за совещаниями, на которых вы выступаете в роли председателя. Вместо этого станьте координатором с активной позицией и возьмите на вооружение следующие приемы.

Не позволяйте обсуждению расползаться, не превращайте его в поток сознания, не переходите на личные вопросы. Удерживайте внимание собравшихся на конкретных пунктах повестки и мягко возвращайте людей к теме совещания. Если они отклонились от курса, попробуйте сказать:

● «Мы слегка отошли от темы. Давайте вернемся к главному вопросу».

● «Думаю, надо сосредоточиться на…»

● «Это хорошая мысль, но ее, вероятно, стоит обсудить на отдельном совещании».

Вы, как координатор, задаете тон всему совещанию. Старайтесь не отвлекаться на посторонние дела: не отвечайте на звонки, не переписывайтесь и не проверяйте почту. Вместо этого внимательно слушайте, о чем говорят собравшиеся, и показывайте заинтересованность, делая заметки и кивая. Так вы поддержите уважительную атмосферу. Помните: чем сосредоточеннее люди на собрании, тем быстрее оно закончится.

Когда люди чувствуют, что внесли значимый вклад в ход совещания, они реже считают, что время было потрачено зря. Ниже перечислены несколько способов вовлечь присутствующих в обсуждение и дать каждому возможность высказаться:

● Вежливо попросите многословного сотрудника, который перетягивает на себя дискуссию, перейти к сути, чтобы остальным хватило времени изложить свою позицию.

● Ограничьте каждое выступление двумя минутами, за которые нужно поделиться мнением и получить обратную связь.

● Задайте вопрос и попросите каждого в кабинете высказаться по очереди.

● Предложите ответить на сторонние вопросы после совещания, чтобы не отнимать время у остальных.

Чтобы подтвердить, что время прошло не зря, еще раз перечислите, о чем договорились, что решили и что запланировали, – и только потом отпускайте сотрудников.

Установите правила

Правила определяют нормы поведения и помогают свести к минимуму действия, которые делают собрания непродуктивными. Для разных групп и ситуаций подходят разные правила, но почти везде встречаются такие:

● Не перебивать человека, пока он говорит.

● Критиковать идею, а не человека.

● Вовремя возвращаться с перерывов.

● Не отвечать на звонки во время собрания.

● Переводить гаджеты в беззвучный режим.

Каждый, кто хоть раз сидел в аэропорту и три часа ждал, пока погода наладится и можно будет вылететь, знает: поездки могут быть сложными, выматывающими и, конечно, дорогими. Поэтому видеоконференции стали распространенным способом собирать вместе людей из разных стран.

По данным исследования специалистов ИТ-сектора, проведенного Forrester Consulting, 74 % респондентов отметили, что за последние два года видеоконференций стало гораздо больше. Возможность связаться с человеком из любой точки мира и встретиться удаленно привела к тому, что ежедневно люди стали в 200 раз чаще пользоваться средствами видеосвязи. Насколько продуктивны онлайн-встречи – это уже другой вопрос. Чтобы в видеоконференциях участвовало много людей и они оказывались полезными, попробуйте на практике следующие советы.

Чаще всего проблемы на онлайн-мероприятиях связаны с тем, что организаторы не проверяют технику и соединение заранее. Заставить своих коллег ждать, пока вы разберетесь с техническими неполадками, – верный способ потратить рабочее время впустую. Постарайтесь проверить связь хотя бы за 10 минут до начала звонка.

Лай собак на фоне, разговоры в соседнем кабинете, шум работающего кондиционера – любые посторонние звуки могут отвлечь присутствующих. Лучше всего попросить участников отключить микрофоны в самом начале мероприятия.