Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

● Члены рабочей группы договорятся о месте проведения и теме новогоднего корпоратива.

● Сотрудники отдела продаж легко смогут обсудить с клиентами наш новый продукт.

● Специалисты финансового отдела решат, где нанять рабочих для ремонта офиса.

Чем точнее сформулирована цель, тем сосредоточеннее собравшиеся будут над ней работать. К тому же станет легче оценить, успешно ли прошло собрание.

Продумайте повестку

Относитесь к повестке как к плану, который поможет провести собрание, не сбиваясь с пути и не отвлекаясь на сторонние вопросы. Так вы дадите понять участникам совещания, чего стоит от него ждать и чего ждут от них. Иногда надо составить повестку совместно с другими сотрудниками. Хорошо проработанная повестка включает в себя следующую информацию:

● цель совещания;

● дата, время начала и окончания;

● место;

● конкретные цели, которых необходимо достичь;

● темы для обсуждения (по порядку);

● информация, которую необходимо знать участникам;

● дополнительная информация (дресс-код, подготовительная работа и т. д.).

Ниже вы можете увидеть, как выглядит грамотно составленное оповещение о собрании:

Придерживайтесь ограничений

Если совещание начинается позже и длится дольше оговоренного времени, это портит планы собравшихся и испытывает их терпение. Назначайте время начала и окончания каждого совещания и строго придерживайтесь назначенного. Если вы и ваши коллеги научитесь серьезно относиться к ограничениям времени, собрания будут проходить продуктивнее.

Компания Microsoft запустила проект «Проблема личной эффективности» (Personal Productivity Challenge). Участие в нем приняло более 38 000 человек из 200 стран. Выяснилось, что в США сотрудники тратят 5,5 часа в неделю на совещания. 71 % из них отмечает, что это непродуктивно.

Один из способов исправить ситуацию – выработать правильные привычки по планированию и проведению совещаний. Воспользуйтесь следующими стратегиями.

Чтобы совещание имело больше смысла для тех, кто на него придет, дайте им пищу для размышлений или организуйте подготовительную работу. Например, можно попросить сотрудников ознакомиться с информацией по ситуации, придумать решение проблемы или подготовить историю, которая проиллюстрирует тему собрания. Хотя бы разошлите всем приглашенным повестку за день до собрания: это поможет морально подготовиться.

Отбор присутствующих на совещании – шаг очевидный. Но, несмотря на это, очень часто случается так, что невозможно принять решение или прийти к согласию из-за того, что на месте нет нужных людей (ключевых сотрудников, специалистов, экспертов, заинтересованных в результате коллег). Пересмотрите цель и повестку собрания, а затем составьте список тех, кого надо позвать. Посоветуйтесь с коллегами и разошлите приглашения.

Задать верный тон совещанию легко: достаточно начать его в назначенное время. Честь и хвала всем, кто пришел вовремя, а опоздавшие пусть сами поймут, что вы серьезно относитесь к срокам.

Если совещание идет несколько часов, время от времени проверяйте, не отклонились ли вы от первоначального курса. Спросите каждого участника, что он думает о ходе собрания. Не принимайте ответы вроде «Нормально», «Хорошо» или «Не очень». Старайтесь добиться более конкретных формулировок. Например:

● «Мы рассмотрели много вопросов» – более полный ответ, чем «Хорошо».

● «Мы не очень-то укладываемся в оговоренные сроки» – более полезное замечание, чем «Нормально».

Если ответы однозначные, скорректировать курс при необходимости будет проще. Высокопоставленных коллег опрашивайте последними: так участники собрания не окажутся в ситуации, когда понадобится перечить начальнику.

Совещание без новых задач – это как суп с фрикадельками, но без фрикаделек. Не начинайте обсуждать новую тему, не выделив и не назначив сотрудникам задачи (не важно, крупные ли). Если делать это по ходу совещания, то по мере того, как задачи появляются, вам удастся избежать задержек в их исполнении.

Ближе к завершению совещания постарайтесь не допустить, чтобы все стремились поскорее принять решение, покончить с вопросом и вернуться к нормальной работе. Возможно, так плохие решения окажутся популярными, а хорошие пройдут незамеченными. Если есть сомнения, назначить еще одно совещание, чтобы окончательно разобраться с проблемой.

В конце каждого совещания полезно уделить несколько минут оценке того, насколько успешно оно прошло. Попросите присутствующих описать, что получилось хорошо, а что стоило бы исправить. Тогда следующее собрание пройдет лучше.

Вовремя нужно не только начинать, но и заканчивать. Всегда оставляйте несколько минут на то, чтобы еще раз вспомнить все назначенные задачи и договориться о времени следующего собрания. Протокол совещания и список дел необходимо отправить всем в ближайшие дни.

Важно иметь возможность вернуться к протоколам прошедших совещаний. Не стоит пренебрегать их ведением. В них может содержаться полезная информация о договоренностях, принятых решениях или согласованных действиях. Чтобы все это было под рукой, не затягивайте с оформлением и отправкой протокола.

Ничто так не затягивает совещание и не приводит к пустой трате времени, как незаинтересованные и пассивные участники. Проблема вовлеченности встает еще острее, если присутствующие отвлекаются на телефоны. Если знать, как справляться с «трудными» участниками, эффективность совещаний заметно повысится.

Сотрудники, которые откровенно скучают, могут в два счета испортить настроение всем присутствующим. Они отказываются участвовать в обсуждении, и вся работа ложится на ваши плечи. Не стоит пытаться достучаться до них сквозь стену безразличия. Лучше выведите всех из спячки.

Задайте вопрос по теме повестки и попросите каждого записать ответ на бумаге. Затем узнайте мнение сотрудников по очереди.