Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

● риск новых проблем.

Если вы планируете что-либо изменить (в личной жизни или на работе, кардинально или нет), анализ силового поля позволит сэкономить время и убережет от реализации нежизнеспособного плана. Анализ состоит из четырех шагов, которые помогут объективно оценить препятствия и опоры на пути к успешному решению. Чтобы изменение прижилось, движущие силы (те, что ему способствуют) должны быть больше, чем сдерживающие (те, что препятствуют).

● Запишите конкретное изменение или решение на бумаге и разделите лист на три колонки так, чтоб цель была по центру.

● Слева перечислите все силы, которые сдерживают изменение или отдаляют от него.

● Справа перечислите все силы, которые способствуют изменению или приближают его.

● Используйте шкалу от 1 до 10 (1 = слабое, 10 = мощное), чтобы оценить относительное влияние каждой из сил. Сделайте это для обеих колонок.

Например, вы хотите нанять специалиста по интернет-маркетингу на полную ставку, чтобы он занялся поисковой оптимизацией сайта вашего малого бизнеса. Лист может выглядеть так:

Из анализа следует, что решение нанять сотрудника, скорее всего, будет правильным: движущие силы перевешивают сдерживающие на два балла. Если бы сложилась обратная ситуация и сдерживающие силы перевесили, шансов на успешное изменение было бы куда меньше.

На конференциях можно отдохнуть, узнать что-то новое и установить контакты с людьми из вашей сферы. Но если такие мероприятия подготовлены неграмотно, они могут быть также бессмысленной потерей времени и нести убытки для компании. Ведь сотрудники в таких случаях отвлекаются от текущей работы. Чтобы извлечь максимум из отраслевых конференций, подготовьтесь к ним заранее, используйте время на мероприятии с умом и продумайте, что будете делать после него.

Не стоит принимать решение в последнюю минуту за чашкой кофе с круассаном, завтракая перед конференцией. Заранее прочитайте программу мероприятия и темы докладов. Просмотрите сайты докладчиков, выслушайте советы коллег и продумайте наиболее удачный план проведения.

Чтобы получить максимум за свои деньги, при выборе докладов и потоков опирайтесь на следующее:

● Можно ли применить на практике то, что заявлено в теме доклада?

● Расширяет ли это ваши текущие знания и набор навыков?

● Заставляет ли это выйти из зоны комфорта и научиться чему-то новому или сложному?

● Читает ли доклад человек, которым вы восхищаетесь или с которым давно хотели поговорить?

Узнайте, какие компании, коллеги и потенциальные клиенты участвуют в той же конференции, что и вы, и договоритесь с ними о встрече. Многие ждут и надеются, что смогут без проблем связаться с людьми на месте, более того, иногда так и происходит – спонтанные обсуждения оказываются полезными. Но некоторые возможности не стоит отдавать на волю случая.

Пока вы стоите в очереди в буфет, ждете начала доклада или потягиваете кофе в перерыве, вас десятки (если не сотни) раз спросят: «Чем вы занимаетесь?»

Если у вас готово короткое и емкое описание работы (проекта, цели или даже мечты), нетворкинг и ожидание в очереди станут эффективнее. Главное – составить хлесткий и интересный рассказ на полминуты.

Даже если конференция проводится в огромном отеле, о номере следует позаботиться заранее. Как только решите, что поедете на конференцию, бронируйте номер в той гостинице, где будет мероприятие, или как можно ближе к ней. Проживание в отеле, где проводится конференция, сэкономит время по утрам, ведь ехать потребуется на лифте, а не на машине по загруженным дорогам. К тому же устраивать перерывы, звонить и проверять почту гораздо удобнее в номере несколькими этажами выше, где никто не будет беспокоить.

Если через 15 минут после начала выбранного доклада вас начинает клонить в сон, следуйте запасному плану и идите куда-нибудь еще.

Изучите план здания и определите, куда нужно добраться, чтобы присутствовать на сессии. Тогда не придется носиться по коридорам, перебегать дорогу и мчаться сквозь тоннели, чтобы не опоздать. Закладывайте дополнительное время на ожидание лифта и разговоры с людьми.

Управляйте энергией

Прослушивание докладов час за часом и день за днем отнимает больше сил, чем можно подумать. Чтобы хватило выносливости на восприятие новой информации, старайтесь высыпаться и не злоупотреблять алкоголем на вечерних мероприятиях. Похмелье определенно не добавит сосредоточенности. Кроме того, конференции известны тем, что проверяют на стойкость самых сильных из нас. Чтобы не заснуть на первом докладе после обеда, откажитесь от шоколадного чизкейка с мороженым.

Поставьте цель знакомиться хотя бы с одним человеком в день. Чем активнее вы участвуете в сессиях и мероприятиях, тем больше пользы извлечете. Если можете, поезжайте на конференцию с коллегой. Побывав на разных сессиях, вы сможете обменяться полученными знаниями, а значит, посетите два мероприятия одновременно. Это и есть мгновенный тайм-менеджмент!

Только что полученные визитные карточки радуют, и вам кажется, что они вот-вот прожгут дыру в кармане. Но в офисе вы возвращаетесь к старым делам, и новые висят камнем на шее. Во время конференции или на обратном пути составьте список людей, с которыми нужно связаться, и запишите зачем. Перенесите всю важную информацию из печатных материалов и карточек на лист бумаги. Откройте календарь, назначьте дату и время на следующих неделях, чтобы проработать пункты списка.

Наверняка первое, что приходит в голову, когда вы думаете об управлении временем, – список дел на день. Эта идея стара как мир. Гуру тайм-менеджмента и влиятельные бизнесмены постоянно твердят, что нужно пользоваться списками. В том, чтобы записать задачу, а затем ее вычеркнуть, есть нечто приятное.