Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

Но удовольствием дело не ограничивается. Списки дел помогают распределять время, расставлять приоритеты и управлять энергией. За последние 80 лет многочисленные исследования доказали: даже если задач очень много, главное – продумать план, как с ними справиться. Список дел – отличное начало. Записывая задачи, вы становитесь продуктивнее.

Вот несколько рекомендаций по составлению действительно полезного списка дел:

● Перечислите не только то, что необходимо сделать, но и то, что хочется.

● Продумайте план того, что действительно можно успеть за день. Не путайте его с мечтами о том, что хотелось бы успеть. Чересчур амбициозные списки приводят к разочарованию.

● Включайте в список то, что можно сделать за день в один или два приема.

● Развивайте гибкость, чтобы успешно подстраиваться под непредвиденные обстоятельства и отвлечения.

● Экономьте время, объединяя однотипные действия (звонки, мелкие поручения, работу с электронной почтой) и выполняя их за один раз.

● Выбирайте несколько задач с разной степенью важности, в том числе и несрочные.

● В конце дня переносите невыполненные задачи в список дел на завтра или на другую дату.

● Периодически пересматривайте список, чтобы не забывать о делах.

Несмотря на то, что список как инструмент тайм-менеджмента прост в использовании и дарит очевидные преимущества, многие до сих пор им пренебрегают.

Внимание!

Следующие три техники позволят вам избежать недальновидного подхода:

● Списки дел на месяц.

● Списки дел по проектам.

● Списки дел «Когда-нибудь потом».

Список дел на день помогает справляться с будничными задачами. Но есть еще три типа списков, благодаря которым легче справляться с долгосрочными задачами, целями, мечтами, обещаниями и проектами – как рабочими, так и личными.

Список дел на месяц – идеальная возможность записать все несрочные, но важные цели, которые состоят из нескольких шагов. Представим, что сейчас февраль, а вы хотите привести в порядок финансы. Это довольно размытая задача, но она включает в себя множество небольших действий, нужных для выполнения цели. Их можно встроить в еженедельный или ежедневный график:

● Договориться о встрече с юристом, чтобы пересмотреть завещание.

● Позвонить брокеру и проверить имеющиеся активы.

● Заполнить анкету по подбору пенсионного вклада, которую прислал бухгалтер.

● Подать заявку на рефинансирование ипотеки, так как появились предложения со сниженной ставкой.

● Проанализировать все доходы и расходы.

Список дел по проекту прекрасно подходит для задач, которые принесут плоды спустя долгое время (месяцы и годы, а не дни и недели). Присвойте каждому проекту название и составьте список значимых событий. К примеру, если проект – ремонт офиса, они могут быть такими:

● Составить общий бюджет.

● Выбрать архитектора, который будет следить за ходом работ.

● Опросить сотрудников и выяснить, что нужно (и возможно) изменить.

● Получить первую визуализацию проекта.

Каждое из знаковых событий порождает связанный с ним список конкретных задач, которые можно переносить в список дел на месяц, неделю и день.

У всех нас есть планы на день, когда мы выйдем на пенсию, разбогатеем или будем располагать свободным временем. Это то, чем мы хотим заняться когда-нибудь потом. Даже если кажется, что до того дня еще целая вечность, все равно запишите эти планы. Возможно, руки до них так никогда и не дойдут. Но, перенеся идеи на бумагу, вы перестанете тратить умственные силы на то, чтобы держать их в голове.

Рей Джонсон в своей книге «Логика CEO: Думать и действовать как глава корпорации» (CEO Logic: How to Think and Act Like a Chief Executive) пишет:

Проблемы по управлению временем решает правильная расстановка приоритетов, а не компьютеры, эксперты по эффективности или графические расписания. Не нужно работать быстрее или продуктивнее, чтобы лучше использовать время. Нужно тратить больше времени на правильные задачи…

Многие назначают задачам приоритеты, но большинство распределяет их по срочности и неотложности, по категориям «А», «Б» и «В» (или 1, 2, 3…) в зависимости от того, какой пожар нужно потушить раньше. Проблема такого подхода в том, что он нацелен лишь на действия, которые влияют на вас прямо сейчас. Цели и проекты, что повлияют в будущем, остаются без внимания. Чтобы перестроить систему приоритетов, научитесь отличать срочные задачи от важных.

● Срочные задачитребуют немедленных действий и внимания.

● Важные задачиприближают человека к важной цели.

У всех есть задачи, которые срочно нужно выполнить, но зачастую они не очень важны. Другими словами, от их выполнения меньше отдачи по сравнению с важнейшими карьерными и личными целями. Система приоритетов, которая относит такие задачи (срочные, но не связанные с целями) к категории «А» (1), заставит вас бесконечно разбираться с неотложными делами или поддерживать привычный порядок вещей. К сожалению, тогда у вас не получится уделять достаточно внимания задачам, которые приближают вас к целям. Чтобы перестроить систему приоритетов, отнесите срочные, но неважные (т. е. не относящиеся к цели) задачи к категорию «В» (3).

Некоторые срочные дела в списке связаны с вашими целями. Другими словами, у них высокая отдача. Чтобы перестроить систему приоритетов, занесите срочные и важные (т. е. относящиеся к цели) задачи в категорию «А» (1).

Представьте одно дело, которое, если делать его регулярно, заметно улучшит жизнь. Наверняка оно важное, но несрочное. Зачастую от вложенных в такие дела времени и сил очень много отдачи, но им не уделяют достаточно внимания, потому что вокруг много задач срочнее.

Чтобы перестроить систему приоритетов, записывайте относящиеся к цели, но несрочные задачи в категорию «Б» (2).

Представим, что среди ваших важнейших карьерных и личных целей есть такие:

● Изменить процесс адаптации новых сотрудников отдела продаж.

● Увеличить продажи на 10 % в этом квартале.

● Научиться кататься на водных лыжах.

● Запланировать поездку на Гавайи с семьей следующим летом.

Если придерживаться критериев, обозначенных выше, список дел может выглядеть следующим образом: