Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

Если вы записываете дела только на неделю вперед, семи страниц будет достаточно. В конце недели вытащите старые (возможно, их захочется сохранить) и добавьте семь новых. Не забудьте перенести на другие дни все дела, которые не успели завершить на предыдущей неделе.

Всегда держите под рукой пустые страницы, на которых можно записать всё, что не поместится в календарь или список дел. На них же можно и делать подробные записи во время совещаний, чтобы сосредоточиться на повестке.

Удобно отводить каждому проекту отдельную страницу. Если вы планируете выполнить конкретную задачу, связанную с проектом, в определенный день, перенесите ее в список дел на день.

После выполнения задачи (крупной или не очень) человек переживает всплеск энергии и душевный подъем от того, что удалось завершить дело. Вспомните, какое удовольствие – поставить галочку напротив одного пункта из списка, наконец закончить полугодовой проект или даже почистить подставку для ручек.

Временем как таковым управлять нельзя (час всегда остается часом), зато энергией – можно. Один из базовых принципов управления временем – завершение дел пробуждает энергию. Выполнив даже небольшую задачу, вы становитесь бодрее. Это проявляется по-разному: приходит облегчение, душевный подъем, чувство обновления, энергия, восторг, радость и гордость.

Регулярно завершая дела, вы сохраняете мотивацию, а с поддержанием энергии лучше всего помогает справиться обычный список.

Давайте представим, что ваш список дел на день выглядит примерно так:

Обычно люди идут по списку, выполняя задачи и то и дело отвлекаясь на что-то постороннее, а в конце дня анализируют успехи и благодарят себя за усилия. Задача, которая оказалась «на обочине», переносится на следующий день.

Но проблема такой системы в том, что она лишает нас возможности получать энергию в течение всего дня и анализировать в процессе, что удалось сделать. Сразу после того, как вы завершили дело (большое или нет), надо это отметить:

● поставьте галочку рядом с этим пунктом;

● вычеркните его из списка;

● выделите пункт маркером.

Представим, что рабочий день начался несколько часов назад, а вы уже успели выполнить несколько задач из списка. Теперь он может выглядеть так:

Потратив несколько секунд на то, чтобы отметить выполнение задачи, вы заряжаете свои «батарейки» весь день, а не только под его конец. Попробуйте сами: откройте список дел. Там есть задачи, которые вы успели сделать, но еще не отметили? Если да, скорее отмечайте! Ну как ощущения?

Добавляйте задачи, на которые отвлекались

Если вы часто отвлекаетесь на что-то и выполняете незапланированные задачи, добавляйте их в список и вычеркивайте, как только завершили дело. Осознав, что оно сделано, вы превратите его из похитителя времени в источник энергии.

Каждый из нас сталкивался и с душевным подъемом после завершения дел, и с унынием, когда осталась куча несделанного. Даже мелкая задача, оставшись невыполненной, истощает силы и перетягивает внимание, а значит – вызывает тревогу, стресс, депрессию, раздражительность, вину, досаду и усталость. Можно начать день в хорошем настроении и полным энергии, но закончить его истощенным – умственно и физически. Виной всему – мелочи, которые остались недоделанными.

День множества мелких завершенных дел

Вы просыпаетесь полностью отдохнувшим и готовым к новым свершениям. Впереди – интересная работа, сейчас много всего происходит, а вы как раз в самом центре событий. По дороге в офис вы попадаете в пробку и размышляете о предложении, которое обещали отправить еще вчера, но так и не отправили.

На работе вы входите в кабинет и видите в углу сломанный принтер. Вы собираетесь отвезти его на переработку уже несколько месяцев, но руки не доходят. Затем вы открываете электронную почту в телефоне и краем глаза замечаете, что на франкировальной машине всё еще мигает желтая лампочка – несколько дней она предупреждает о низком уровне чернил.

Вы возвращаетесь мыслями к столу. На нем – стопка папок, бумаги в которых нужно правильно рассортировать. На месте их удерживает импровизированное пресс-папье – чашка с холодным кофе, которая осталась там с прошлого вечера. Вы включаете компьютер и пытаетесь найти предложение, которое должны были отправить вчера. К сожалению, рабочий стол завален файлами и найти что-то трудно.

В досаде вы открываете электронную почту. В папке «Входящие» – несколько вчерашних писем, на которые необходимо ответить, а за ночь пришло еще несколько срочных. С ними нужно разобраться, но вы чувствуете такую усталость, что решили поскорее отправиться с чашкой к кофемашине. Что случилось с энтузиазмом и энергией, которые переполняли вас всего пару часов назад? Их уничтожила куча незавершенных дел.

Почему же такие, казалось бы, мелочи оказывают столь большое влияние? Представьте, что мозг – компьютер с ограниченным объемом памяти, пусть и очень большим. Чем больше его загружать, тем хуже он обрабатывает новую информацию. Не важно, в какой сфере остались незаконченные дела – в личной жизни или на работе. Все они влияют на качество внимания, которое вы можете уделить текущим задачам.

Чтобы избавиться от лишней информации и освободить место, составьте список всех незавершенных дел и придумайте, как довести их до конца (или хотя бы решите, что вовсе от них откажетесь, тем самым поставив точку). Воспользуйтесь перечнем: он поможет определить основные области, в которых таятся «повисшие» задачи. Обведите наиболее подходящий ответ:

А – всё хорошо,

Б – нужно доработать,

В – нужны серьезные действия.

● Мои полки и ящики в полном порядке, там нет ничего лишнего.

● Дома ничего не нужно ремонтировать.

● Мои финансы под контролем.

● В кабинете полный порядок.

● Файлы на компьютере структурированы, мне легко найти необходимое.