Глеб Архангельский - Время [Большая книга тайм-менеджмента] [litres]

Второй, несколько более сложный способ учета – фиксация времени начала дела и его продолжительности. К нему стоит переходить, когда выработалась устойчивая привычка записывать все расходы времени в течение дня. Пример такого учета:

Такой способ учета помогает отследить сопутствующие непродуктивные расходы времени, например мелкие передвижения, поиск нужных документов и т. п. Сумму длительностей всех полезных работ А.А. Любищев называл «время нетто», а длительность всего периода учета – «время брутто» по аналогии с массой предмета без упаковки и в упаковке. Разность этих двух величин дает первый показатель качества – количество «отходов времени» за день. Отношение времени «нетто» к времени «брутто» дает второй показатель – своеобразный коэффициент полезного действия, полезного использования времени.

Типичные затруднения на начальном этапе хронометража

Наиболее сильное препятствие хронометражу – динамичность работы, перенасыщенность информацией, контактами, делами. Естественная первая реакция на предложение провести хронометраж: «В течение рабочего дня мне на это отвлекаться совершенно невозможно, я для этого слишком занят».

На первый взгляд это кажется справедливым. На самом же деле на запись своих дел и их длительностей требуется в совокупности не более 10–15 минут в день. Проблема заключается в том, чтобы помнить о необходимости вести записи. Но это вскоре входит в привычку и перестает быть затруднительным. При этом небольшие остановки на время записи происходящего дают вам неоценимую возможность: на секунду-другую задуматься о том, что вы делаете.

Это крайне важно, так как весь тайм-менеджмент может быть сведен к одной поговорке: «Отойдем да поглядим, хорошо ли мы сидим». Чтобы повышать личную эффективность, не нужно овладевать специальными технологиями, достаточно уделять время тому, чтобы смотреть на свою деятельность со стороны и думать над ее улучшением. Этот принцип верен и для больших масштабов времени, и для одного дня. Секунды, потраченные на заполнение листа учета времени, как раз и позволяют взглянуть на себя со стороны, на несколько мгновений вырваться из текучки.

Не забывать о необходимости вести хронометраж могут помочь простые технические приемы. Например, можно связать заполнение таймшита с каждым взглядом на часы; поместить листок с данными хронометража в ближайший раздел органайзера и т. п. При этом очень важно не придавать большого значения своей забывчивости – на первом этапе она нормальна. Если вы внезапно обнаруживаете, что вот уже три часа не записываете то, чем занимались, не нужно огорчаться, раздражаться и бросать хронометраж. Просто начните его снова, с того момента, в который о нем вспомнили.

Постепенно размеры таких неучтенных участков будут сокращаться и через несколько дней сведутся к нулю. Кстати, вы можете даже ввести такой показатель качества, как «отношение неучтенного времени к общей продолжительности рабочего дня», и отслеживать его изменения в первые дни хронометража.

Еще одна трудность связана с формами учета. Цифры могут не давать достаточно наглядной для вас картины. Тогда удобно воспользоваться хронокартой Керженцева, названной в честь уже упоминавшегося классика отечественной научной организации труда 1920-х годов, руководителя Лиги «Время» Платона Михайловича Керженцева.

На такой карточке вы изображаете ход дня графически. Это требует более объемных листов учета и некоторых усилий по распечатке карточек, но зато позволяет легко вести учет – просто рисуя на карточке полоски нужной длины. Кроме того, вы получаете очень наглядное изображение вашего рабочего дня. При ведении прицельного хронометража и аналитики работа с такой хронокартой будет излишней, но на начальном этапе выработки эффективного мышления может оказаться очень полезной.

Наконец, могут создавать сложности желание немедленно что-то изменить и сомнения по этому поводу. Например, один директор дизайнерской фирмы спрашивал автора книги после первых дней хронометража: «Иногда я часами сижу и просто пью кофе, и сейчас я недоумеваю: записывать мне это как поглотитель времени, бороться с этим? Но иногда после этого сидения приходят в голову новые идеи?».

Здесь, как и в любом другом подобном случае, ответ один: не нужно пытаться резко изменить свой сложившийся рабочий стиль, сразу выяснить, правильно ли я делаю то-то и то-то, и перекроить устоявшиеся привычки. Развитие должно быть только эволюционным. Если какие-то показатели в результате наблюдений начинают изменяться в лучшую сторону сами – прекрасно, но это пока не главная задача. Главное – получить объективную картину своего времени, а также сделать хронометраж приятной и естественной привычкой.

Задача первых недель хронометража – просто посмотреть на себя в зеркало, не предпринимая никаких активных действий. Даже если физиономия в зеркале очень непрезентабельная.

ТМ-КНИГА

Тайм-драйв; как успевать жить и работать?

Эту книгу рекомендуем в качестве стартового пособия, позволяющего быстро освоить основные прикладные техники тайм-менеджмента. За 12 лет она выдержала 26 переизданий на русском, английском и китайском языках. Любопытный факт: это первая книга российского эксперта по менеджменту, изданная в Китае.

Ксения Земерова, руководитель студенческого клуба Университета ИТМО (Санкт-Петербург):

Когда я и моя подруга перешли в восьмой класс, наши родители заставили нас пойти и записаться в какой-нибудь кружок в детско-юношеский центр, чтобы не сидели без дела после школы. Конечно, мы не хотели никуда ходить, но мы были всегда вместе, и поэтому для нас это был лишний повод видеться чаще. Пришли, начали смотреть каталог кружков и наткнулись на клуб «Успех». В итоге выбрали его «по приколу», пришли и были единственными его учениками последующие два года! Да, к сожалению, это направление не так популярно среди школьников, немногие понимают ценность времени.

Преподаватель учила нас многому, например как выбрать свою профессию, что такое социальная реклама, как по жестам человека определить, что он лжет и т. д. В один из дней она принесла свои ежедневники и рассказала нам о том, как их вести, подкрепляя это разбором терминов «лягушки» и «слоны», как вести хронометраж и т. д. Конечно, преподаватель рассказала про книгу «Тайм-драйв» и ее автора Глеба Архангельского.