Глеб Архангельский - Время [Большая книга тайм-менеджмента] [litres]

Производительность труда – важнейший показатель для оценки деятельности

Суть производительности труда предельно проста: это результат, деленный на количество времени, в течение которого он получен. Например, триста деталей в час, три управленческих решения в минуту и т. п.

С производительностью труда все сравнительно просто, когда объект вашей деятельности более или менее материален, его можно посчитать поштучно или измерить объем. Несложно измерить количество созданных деталей, проданных холодильников.

Сложнее обстоят дела с творческой и управленческой деятельностью, поскольку результаты менее осязаемы. Тем не менее и здесь, как правило, можно найти количественные параметры. Ими могут быть количество написанного текста в тысячах знаков или страницах, количество новых идей и т. п.

Законный вопрос, который может задать читатель: не приводит ли учет такого рода количественных показателей к снижению качества работы, ведь можно написать много бестолкового текста или «родить» массу ненужных мыслей?

Действительно, кроме осей «время» и «результат» (частный случай – «деньги») в системе координат нашей «персональной корпорации» должна присутствовать ось «качество». Как правило, удобно рассуждать так: необходимый нам показатель качества мы фиксируем на некотором приемлемом уровне; показатель «результат» максимизируем , показатель «время» минимизируем .

Стоит заметить, что в любой интеллектуальной деятельности, и в частности в управленческой, зависимость производительности труда от внешних факторов может быть очень нелинейной. Например, вы не выспались, плохо себя чувствуете, а в голову приходят сильные идеи. Или наоборот, состояние прекрасное, но работа над документом почему-то не идет.

Здесь открывается огромное поле для экспериментирования, поиска ваших личных закономерностей, выявления условий, при которых вы работаете наиболее эффективно. Хронометраж и показатели производительности труда дают вам достоверную информацию для такого рода исследований и позволяют управлять личной эффективностью на основе точных фактов, а не привычек, эмоций и стереотипов.

«Измерение» качества процесса

Не всегда возможно количественно оценить результаты какого-либо процесса; более того, для некоторых процессов это просто не нужно. В особенности это касается отдыха, эмоционального общения и т. п., когда результатов как таковых может и не предполагаться, а ценность процесса состоит в нем самом.

Следует отметить, что некоторые люди по своему психологическому типу являются скорее процессоориентированными, чем целеориентированными. Для них собственное субъективное удовлетворение при выполнении работы важнее объективных результатов. Это не означает, что такой человек обязательно является плохим работником, не достигает высоких результатов и т. п. Просто он несколько иначе смотрит на вещи, поэтому лично для него более удобна система поддержки принятия решений, позволяющая не измерять объективные результаты процесса, а оценивать его качество .

Шкале оценки для более высокой точности результатов желательно придавать некоторый содержательный смысл. Например, 0 – так-сяк, затрудняюсь ответить; +1 – нормально, +2 – прекрасно, очень доволен и т. д. При этом, как правило, бывает достаточно трех-пяти градаций шкалы. Предел, за которым человек перестает различать оттенки, – 7 ± 2 градации, так что не нужно утруждать себя 100-балльными шкалами.

Едва ли вам потребуются все перечисленные коэффициенты и способы учета. Как правило, бывает достаточно выбрать несколько наиболее приглянувшихся. Кроме того, можно чередовать применение различных коэффициентов. Например, одну неделю обращать внимание на показатель качества делегирования, другую неделю – планирования и т. д. Подобным образом известный американский политический деятель Бенджамин Франклин поступал с добродетелями, из полного списка выбирая на каждую неделю что-нибудь одно для более тщательной проработки.

– Так что же теперь, всю жизнь вести хронометраж?!

Ответ на реплику, прозвучавшую на одном из тайм-менеджерских семинаров, безусловно отрицательный. Постоянное использование всех описанных выше показателей не окупало бы соответствующих вложений времени. Умение применять показатели для повышения личной эффективности – это только первая степень мастерства. Высшая степень – умение обходиться почти или совсем без показателей, не теряя эффективности. В этом разделе мы опишем способы оптимизации, упрощения аналитики, ее концентрации на наиболее важных участках личной работы.

Переменная сложность системы во времени

Наиболее простой способ облегчения системы без существенных потерь качества автор книги подсмотрел у одного тренера по легкой атлетике. Тренер советовал своим ученикам следующий режим: раз в квартал устраивать так называемую дисциплинарную неделю, с питанием по всей строгости норм, полноценными тренировками и т. д. В остальное время – минимум ограничений на питание и небольшое количество нагрузок для поддержания тонуса. Таким образом, дисциплинарные недели помогали поддерживать нужную форму, при этом не требуя слишком больших усилий. Так и в хронометраже применение значительного количества показателей полезно только в определенных ситуациях:

• в течение предпроектного обследования;

• во время периодических дисциплинарных недель;

• после существенных изменений в характере деятельности.

В первые две недели предпроектного обследования используется минимум коэффициентов, так как главная задача – выработка чувства эффективности вообще . Дальнейшие 3–4 недели – наращивание количества коэффициентов до максимума, усиление, углубление, дифференциация чувства эффективности. Далее можно постепенно облегчать систему, отказываясь от отдельных коэффициентов. Критерий для отказа от них дает шкала обучения.

Неосознанное незнание.Вы не знали, что можете посмотреть на свою деятельность с помощью показателя «расходы времени на ненужные телефонные разговоры».

Осознанное незнание.Узнали, что можете посмотреть, но еще не посмотрели.

Осознанное знание.Посмотрели – узнали, какой процент рабочего времени тратится на эти разговоры.

Неосознанное знание.Перестали учитывать расходы времени на разговоры, но безошибочно чувствуете, когда разговор становится неэффективным.