Глеб Архангельский - Время [Большая книга тайм-менеджмента] [litres]

Проект– совокупность действий, ограниченная во времени и имеющая целью создание некоторого уникального продукта. В личной работе проекту можно противопоставить регулярно повторяющуюся задачу, результат решения которой не уникален.

Проектная / функциональная система целей.«Функциональная» система целей (по аналогии с функциональной системой управления фирмой) – принятый в классическом тайм-менеджменте способ структурирования деятельности, при котором она разбивается на ключевые области; в них ставятся цели; цели разбиваются на задачи и мероприятия. «Проектная» система целей предполагает разделение модели деятельности на абстрактный (ключевые области, надцели, дерзкие цели) и конкретный (задачи, проекты) уровни, не находящиеся в жесткой взаимосвязи (проекты вносят вклад в достижение надцелей, движение в задаваемом ими направлении, но не являются элементами декомпозиции надцелей).

Проектная / функциональная аналитика.В классических технологиях хронометража, как правило, осуществляется анализ показателей за период, например за месяц, такую аналитику уместно назвать функциональной. Проектная (либо по-проектная) аналитика является одной из технических реализаций проектного подхода к личной работе и заменяет показатели «за период» показателями «по проекту». Например, не доля таких-то расходов времени в бюджете времени за месяц, а доля в расходах времени на проект; результаты не за период, а достигнутые в проекте и т. п.

Производительность(в классическом употреблении «производительность труда») – показатель результативности процесса в единицу времени, чтобы вычислить, результат делится на время.

Рабочий «запой»– неосознанно или сознательно организованное многочасовое (или многодневное) погружение в задачу. Оптимально при решении задач, связанных с созданием сложных систем, поскольку расходы на истощение организма окупаются экономией времени на раскачке, которая при работе со сложными системами и проблемами занимает значительное время (сложная проблема требует высокой степени втянутости в процесс решения, втянутости как рациональной с точки зрения «пропитанности» мозга информацией, так и психологической с точки зрения мотивации на преодоление возникающих по пути объективных и субъективных препятствий).

«Разгребание завалов»– выполнение накопившихся незаконченных дел (как правило, незначительных). Регулярное проведение этой процедуры является своеобразным перенесением метода ограниченного хаоса с управления информацией на управление деятельностью (местом хаоса в данном случае являются периоды, в которые завалы накапливаются, местом порядка – периоды их разгребания). Помимо экономии времени и усилий на поддержании порядка (в качестве которого в данном случае выступает отсутствие «завалов») метод позволяет облегчить выполнение неприятных или неинтересных дел за счет их уничтожения не поодиночке на протяжении всей деятельности, а большими группами – в четко определенные моменты «разгребания завалов».

Режим деятельности– определенный ее тип, характер, объединяющий некоторую систему норм, стереотипов, типовых действий и т. д. Например: «Иванов сейчас работает в режиме аврала», «фирма в связи с требованиями кредиторов живет в режиме военного времени», «после двух месяцев пребывания в режиме проектного “напряга” крайне необходимы две-три недели послепроектного „отходняка“ для восстановления сил». Концепция режимов позволяет от представления о стабильной и постоянной корпоративной культуре («плановой», «предпринимательской», «демократической», «авторитарной» и пр.) перейти к управлению «переключениями» текущей корпоративной культуры в зависимости от актуальных на соответствующий момент задач.

Редлайн– внутрикорпоративный критический срок, задающий резерв по времени между приемкой продукта внутри компании и моментом его передачи заказчику (дедлайном).

Резервы (в планировании) – запасы по срокам и ресурсам, закладываемые при планировании. Чем выше непредсказуемость ситуации и ниже вероятность осуществления первоначального плана, тем выше должны быть резервы, закладываемые в план. Популярный пример резервов по ресурсу «время» – планировать не более 60 % рабочего дня; резервов по сроку и бюджету – «умножай плановый бюджет проекта на два, плановые сроки – на три, получишь реальные цифры, как все произойдет» (народная мудрость проджект-менеджеров).

Резервы (эффективности) – потенциальный прирост эффективности, который можно получить при совершенствовании процесса. Автор предлагает принять за аксиому утверждение, что резервы эффективности существуют всегда: everything has room for improvement (все может быть усовершенствовано). Задача субъекта, совершенствующего систему, состоит в том, чтобы выбрать направления приложения усилий (процессы, элементы системы), которые дадут наибольший прирост эффективности.

Результативность / Способность производить результаты (Productivity / Productivity Capability) – одно из важнейших различений в тайм-менеджменте, позволяющее создать в деятельности баланс между получением результатов (золотые яйца, которые несет курица) и созданием будущей способности их производить (кормежка курицы). Термины и аналогия принадлежат Ст. Кови. Это различение можно сопоставить с различением «Функционирование / Развитие», позволяющим от оперативных терминов перейти к более философским.

Ресурсно-календарное планирование– технология планирования и бюджетирования расходов времени, заключающаяся в «раскройке» бюджета времени, представленного в виде поля (дни по горизонтали, часы по вертикали), с учетом календарных привязок (дедлайнов) и приоритетности задач (на более приоритетные ресурс времени отводится в первую очередь). При этом ресурсно-календарный график задает не время выполнения задач в течение дня, а количество времени, которое необходимо на них выделить, являясь таким образом скорее инструментом бюджетирования времени, чем планирования. График является примером перенесения в личную работу инструментов управления проектами (календарного и ресурсного графиков, объединенных в один график), упрощенных с учетом отличий организации личной работы от корпоративной деятельности.

Ресурсы– измеримые, организуемые, управляемые материальные и нематериальные субстанции, необходимые для достижения целей. К наиболее универсальным ресурсам, способным выступать в качестве универсального эквивалента, мерила при обмене, можно отнести время, деньги, информацию, энергию.