Андрей Парабеллум - Прорыв в бизнесе! 14 лучших мастер-классов для руководителей

Если вы два шага назад имплементировали нововведения и они стали причиной нового «узкого» места, вам приходится либо переделывать, либо отыгрывать все обратно и искать вариант для устранения двух «узких» мест одновременно.

Предупреждаю: с этим вы будете сталкиваться часто.

Чтобы понять и выстроить схему процесса, кроме его начала и конца, нужны смысловые элементы.

Первый – действие (обычно обозначается квадратиком); второй – решение (обозначение – ромб), от него идут лучи «да» или «нет» или «решение 1», «решение 2», «решение 3». Наконец, третий элемент – передача задачи из одних рук в другие, которая обозначается линией другого цвета, когда процесс изображен схематично.

Зачем нужно выделять другим цветом? Нередко «узкое» место находится в тех отрезках работы, которые по очереди выполняют несколько людей, то есть они передаются из рук в руки.

Карта процесса – это его блок-схема.Итак, прямоугольником обозначается действие, ромбом – принятие решения, у каждого процесса есть начало и конец, линией другого цвета обозначается передача работы другому человеку.

Блок-схема – очень удобный, практический и универсальный инструмент. Ее построение – отличный способ передать кому-то собственные замыслы, наглядно показать свою или чужую модель. Это может пригодиться при проведении тренингов. Кроме того, она очень полезна в работе с кадрами.

Иногда ключевой сотрудник начинает проявлять излишнюю активность, пытается на вас влиять. Уволить его боязно, не так ли? Ценный кадр и все такое! На самом деле лучше составить блок-схему его компетенций и их реализации. Так вы получите слепок его работы, с помощью которого уже будет достаточно просто обучить нового сотрудника.

Если вы один ведете бизнес, то в блок-схеме во всех, допустим, 150 квадратиках будет стоять ваша фамилия. Если работают пять человек, соответственно, вы впишете в блок-схему их с указанием должностей.

Когда все процессы зафиксированы и описаны таким образом, да еще соптимизированы и встроены в практику, если какой-то сотрудник уходит, вам остается сделать выбор – давать освободившиеся позиции из слепка новичку или разбить их поровну на других. Ведь все прописано, сказано, как и что делать.

Все перечисленное – действительно титаническая работа. Но волшебных таблеток, которые сегодня съел, а завтра проснулся богатым и знаменитым, не бывает. Перестроить бизнес так, чтобы он заработал правильно, вдохнуть в него полноценную жизнь – все можно сделать с помощью итераций.

Именно это, кстати, отличает большой бизнес от малого. Впрочем, еще Питер Друкер несколько лет назад говорил, что «большой бизнес – тот же малый, который сделал многое правильно».

Если представить бизнес как аппарат, в который поступают ресурсы, а выходит прибыль, ваша задача – оптимизировать его внутренние процессы.Исследуя любой механизм, нужно двигаться шаг за шагом, от шестеренки к шестеренке.

В вашем случае эти шестеренки – маркетинг (тот, который делает lead generation), процент закрытия продаж, сервис, производство (если продаете не свой продукт). Просматривая свой бизнес детально, найти «узкое» место несложно.

Мало покупателей? Значит, плохо работает продажник на такой-то стадии. Вывод: меняем или добавляем людей.

Бывает такое, что попали в струю: и рынок правильно выбран, и маркетинг не хромает, и спрос бешеный, а вам нечего им дать – один-два продукта, с которыми хлопаете крыльями, а взлететь не можете. Тогда нужно воплощать двухшаговую модель продаж и добавлять за полгода десятка два продуктов.

В каждом бизнесе – свое «узкое» место. Оно может быть в продажах или обслуживании, а может быть совершенно не связано ни с тем ни с другим. Но найти его необходимо! Оптимизация конкретно этой точки дает наибольшее количество результатов единовременно.

Как поступать, если слишком много дел обрушилось на ваши плечи? Отдавать на аутсорсинг. Другого варианта еще не придумали.

Подробно об аутсорсинге поговорим далее, а пока запомните: нужно научиться добиваться результатов чужими руками.

Себе стоит оставлять ключевые направления, а другим отдавать что-то побочное, но важное – бухгалтерию, IT и т. п.

Если у вас есть бизнес, значит, есть и проблемы. Это однозначно. А если ответственность за эти проблемы вы перекладываете на других – сотрудников, поставщиков – и бьете себя по голове, приговаривая: «Я такой тупой!», вам никогда не преодолеть трудности. Вы просто не сможете построить систему, которая будет сама с ними бороться.

Любая проблема в бизнесе может быть переведена в разряд проблемы системы.Поясню. Допустим, у вас есть технарь, который чинит компьютеры. И он тупой, то есть с чем-то не справляется, что вас сильно подводит. Эта проблема может быть классифицирована двумя системными способами.

Если проблема с процессом, то есть человеку не объясняют, чего от него хотят, как это должно быть сделано и в какие сроки, он начинает «тормозить» и что-то придумывать самостоятельно. Естественно, у него ничего не получается. Это вина руководства.

Если же проблема связана с человеком и его характером и он настолько туп, что не может следовать инструкциям, значит, тоже проблема с системой, но другая. Вам нужно менять и систему найма (чтобы такие люди не приходили к вам в бизнес), и систему тренингов (чтобы вы могли адекватно тренировать людей, настраивать их на волну вашего бизнеса).

Одно время я работал в «Рэдиссон Славянская» в Москве. Так вот, туда не брали людей, работавших в советских гостиницах, потому что переучить и привить другие стандарты намного сложнее, чем найти правильного человека и посвятить его в свои бизнес-процессы, чтобы он подтянул техническую сторону работы.

Итак, что вам необходимо запомнить?

Самое главное – все можно и нужно прописывать на бумаге, изображать схематично.

Это помогает увидеть все области вашего бизнеса, их характерные черты и вовремя грамотно регулировать каждую.

Есть очень емкое выражение – закручивать гайки. Ваша цель: когда надо – где-то подкрутить, где-то приспустить, где-то смазать шестеренки, а где-то и вовсе их заменить.

Успехов!

Все проблемы внутри бизнеса происходят из-за того, что у вас неправильная система либо исполнения, либо управления и контроля. Воровство, недостачи, плохие продажи, нехватка сотрудников – все это можно перевести в категорию системы. Если есть система, значит, есть стабильность. В противном случае вы отданы на растерзание хаосу и непредвиденным ситуациям.