Сергей Ковалев - Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура

В предыдущих главах книги были рассмотрены технологии, методы и инструменты оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры. Это была методическая составляющая знаний и умений, которые нужно применять для проведения улучшений деятельности предприятия.

Практический опыт их применения показал, что для успешного выполнения проектов оптимизации также необходимо уделять внимание организационным аспектам ведения работ по улучшению, так как неэффективная организация подобных проектов является одной из основных причин их неудач.

В настоящее время накоплен большой опыт осуществления подобных работ. Он содержит примеры удачных и неудачных проектов. Его изучение позволило выявить основные причины, приводящие к снижению эффективности проектов по улучшению. Знание типовых причин и их своевременное предотвращение позволяет компаниям значительно повысить эффективность проведения оптимизации деятельности предприятия.

Формализованные и структурированные методы предотвращения типовых причин образуют факторы успеха. В предыдущих разделах книги были рассмотрены различные факторы успеха по применению тех или иных инструментов оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры. Они носили частный характер и имели различные названия, например, такие как «золотые» правила описания бизнес-процессов и т. д.

Если посмотреть на проект оптимизации деятельности предприятия в целом, то применительно к нему существуют более глобальные факторы успеха, которые называют критическими. Их перечень представлен следующими аспектами, соблюдение которых является важным для эффективного выполнения проекта по улучшению:

• вовлечение руководства и персонала;

• формулирование стратегии;

• расстановка приоритетов на основе принципа Парето;

• разработка и использование ключевых показателей;

• планирование и управление проектом;

• управление изменениями.

Первый фактора успехасвязан с вовлечением руководства и персонала в проекты улучшений. О вовлечении в различные работы проекта говорилось неоднократно в предыдущих главах книги. В целом стоит отметить, что вовлечение персонала необходимо по причине того, что именно сотрудники выполняют бизнес-процессы, которые нужно оптимизировать, именно они должны активно участвовать в их изменении и именно они будут выполнять новые разработанные схемы бизнес-процессов. Вовлечение руководства необходимо, так как именно оно сможет способствовать выполнению остальных факторов успеха, связанных с разработкой стратегии, ключевых показателей, расстановкой приоритетов, планированием проекта и управлением изменениями при его реализации.

Второй фактора успехасостоит в разработке стратегии и в предыдущих главах неоднократно рассматривался. Следует напомнить, что оптимальные бизнес-процессы — это процессы, которые наилучшим образом поддерживают достижение стратегии. Без нее оптимизация теряет смысл, в результате чего можно решать только частные мелкие задачи, которые вероятней всего окажутся в целом для предприятия вредной субоптимизацией. Поэтому для успешного выполнения проекта по улучшению руководство должно разработать, формализовать и довести до его участников стратегию развития предприятия на ближайшие несколько лет.

Третий фактора успеха— это расстановка приоритетов на основе принципа Парето, который говорит о том, что малое определяет многое. Его нужно применять регулярно в ходе выполнения проекта по оптимизации деятельности предприятия.

Во-первых, при разработке стратегии должны быть разработаны стратегические приоритеты. Нужно помнить, что невозможно построить бизнес-процесс, полностью удовлетворяющий всем стратегическим целям. Второе значимое применение принципа Парето происходит на этапе выбора бизнес-процессов для приоритетного улучшения.

Далее он применяется для выбора ключевых показателей процессов, которые подлежат оптимизации. Потом — для выбора основных причин, наиболее влияющих на неоптимальность выбранного показателя.

При управлении изменениями также нужно расставлять приоритеты при выборе значимых сил сопротивлений, над которыми будет вестись работа по их уменьшению.

Четвертый фактора успехазаключается в разработке и использовании при оптимизации деятельности предприятия ключевых показателей. Часто про них забывают и сравнивают схемы деятельности «как есть» и «как надо» без их рассмотрения.

Например, в некоторых российских компаниях от внутренних специалистов, занимающихся процессным управлением, консультантам приходилось слышать, что процессное управление — это управление процессами через их описание и регламентацию. А ключевые показатели, по их мнению, относятся к другому виду управления — управлению по целям. Некоторые из них еще добавляют, что эти два вида управления взаимоисключаемы и на определенной фазе жизненного цикла предприятия должен использоваться только один из них.

Именно по этой причине в этих компаниях работы по оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры далеки от совершенства. Для того чтобы не повторять их неудачный опыт и добиться наибольшего успеха нужно сначала разработать ключевые показатели предприятия, которые измеряют стратегические цели, разработанные руководством. После этого на их основе, путем их детализации нужно разработать операционные показатели и связать их с оптимизируемыми бизнес-процессами. В дальнейшем любое предложение по оптимизации деятельности предприятия должно рассматриваться через призму ключевых показателей.

Последние два фактора успеха из приведенного перечня ранее не рассматривались и поэтому будут подробно рассмотрены в этой главе.

Типовой проект по оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры состоит из следующих этапов:

• формирование команды управления и координационной рабочей группы проекта;

• планирование проекта;

• обучение персонала и техническое обеспечение проекта;

• выделение и ранжирование бизнес-процессов, выбор процессов и ключевых показателей для первоочередного улучшения;

• формирование процессных рабочих групп по выбранным для оптимизации бизнес-процессам;

• разработка планов по описанию и оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры их поддерживающей;

• описание, анализ и оптимизация бизнес-процессов и оргструктуры;