Дэвид Хорсагер - Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию

• Храните информацию в отдельном месте.Если вы дублируете данные на жестком диске, то лучше хранить его вне офиса или дома. Так вы избежите утраты информации в случае пожара, затопления, кражи или другого несчастного случая. Для помощи в защите своей информации вы можете обратиться в специализированные компании.

Процесс сохранения информации может занять несколько минут, но сэкономит много времени и нервов, если что-то произойдет с жестким диском. Если в вашей компании есть человек, отвечающий за проблемы безопасности информации, стоит обратиться к нему за советом по поводу того, что можно предпринять для более надежного ее хранения.

В 2003–2004 гг. частота поломок ноутбуков выросла с 20 до 28 процентов.

Gartner[25]

Готовьтесь к неизвестному, изучая, как другие в прошлом справлялись с непредвиденным и непредсказуемым.

Джордж Паттон[26]

Совет № 24

Освобождайтесь от бумаг

Бумажные досье ужасно неэффективны. Они тяжелы, дороги, их трудно хранить. Гораздо лучше рабочее место и офис без бумаг. Лично я пока не перестроился, но у меня есть друзья и партнеры, которые уже добились этого. И я двигаюсь в этом направлении. Отличная экономия пространства и времени!

За сумму, меньшую, чем вы потратите на ужин в ресторане с семьей, вы приобретете сканер, который может переводить в цифровой вид огромное количество бумажной информации. А главное – ваша информация может храниться на жестком диске компьютера или на серверах облачных хранилищ, а не в шкафах или стопках на столе. Есть много способов и методик, с помощью которых вы можете освободиться от бумаг в офисе. Одно из лучших – приложение Evernote и связанные с ним продукты (evernote.com). С их помощью можно легко и удобно фиксировать и сохранять ваши идеи и мысли. Гораздо удобнее, чем на бумаге.

Вот несколько советов по разгрузке офиса от бумаг.

• Используйте метки и тэги.Одно из главных преимуществ цифрового офиса в том, что для каждого документа вы можете использовать метки и тэги, которые позволяют легко найти его. Не забывайте помечать каждый отсканированный бумажный документ значком, точно определяющим характер и тему документа.

• Разработайте простую схему хранения файлов.Как и электронная почта, документы должны быть организованы системно, но не сложно. Постарайтесь, чтобы каждый файл находился в предсказуемом месте, чтобы вы могли его легко найти.

• Дублируйте и сохраняйте ценные файлы на разных носителях.Вы наверняка не хотите, чтобы в результате технического сбоя была утрачена важная информационная база. Создайте систему дублирования и хранения информации и постоянно ею пользуйтесь.

• Сохраняйте бумажные копии важных документов.Такие важные документы, как контракты, следует копировать на бумажные носители и хранить хотя бы несколько недель, пока с ними идет активная работа. Если вам нужно открывать контракт каждый час, то его цифровая копия не очень удобна. В процессе работы вы можете столкнуться с необходимостью сохранения небольшого количества документов в бумажном виде. Зато вы наверняка серьезно продвинетесь вперед с переводом в цифровой формат многих других материалов, которые загромождают ваше рабочее место.

Средний житель США использует для работы около 12 тыс. листов бумаги в год.

Статистический справочник ЮНЕСКО

Вы можете не замечать, что чего-то не знаете, но вас может серьезно задевать то, что вы чего-то не помните.

Джеральд Вайнберг[27]

Cовет № 25

Пользуйтесь горячими клавишами

Для продуктивного человека компьютерная мышь – то же, что волосы на теле олимпийского чемпиона по плаванию. Это ценные секунды, которые можно сэкономить. Открытие меню и выбор команд мышью вроде бы не отнимает много времени, но потерянные на это секунды складываются в часы.

Чтобы ускорить взаимодействие с компьютером, научитесь пользоваться сокращенными клавиатурными командами. Практически все программы их поддерживают. Хрестоматийные примеры: Ctrl+S – сохранить и Ctrl+Z – отменить.

Вот несколько советов на этот счет.

• Составьте список наиболее частых команд.Подумайте, какие программы и функции вы чаще всего используете. Определив 10–20 из них, найдите в интернете или руководстве по эксплуатации соответствующие им клавиатурные команды. Можно пригласить консультанта, который за пару часов научит вас пользоваться ими.

• На начальном этапе работы с командами держите их список перед глазами.Поначалу это вполне естественное решение. Со временем вы запомните все команды, и необходимость в подсказках отпадет.

В процессе запоминания сокращенных клавиатурных команд вы можете поначалу заметить снижение скорости работы на компьютере. Но, освоив этот короткий и эффективный способ управления программами, вы сможете экономить несколько десятков минут в неделю и часы в течение месяца.

В 1999 году среднестатистический человек получал за один день больше информации, чем в начале XX века за всю свою жизнь.

Институт производительности

В период существования каждой проблемы есть время, когда она кажется достаточно крупной , чтобы ее увидеть, и слишком мелкой , чтобы ее решать.

Майк Ливитт[28]

Совет № 26

Не будьте заложниками устройств

Хитрая и яркая реклама всевозможных гаджетов может поначалу убедить нас в том, что каждое новое электронное устройство или приложение может решить проблему повышения нашей производительности. Высокотехнологичные продукты иногда демонстрируют поразительные вещи, но на деле часто отнимают у нас гораздо больше денег и времени, чем помогают сэкономить.

Это не значит, что высокие технологии не делают жизнь проще. Конечно, они могут помочь в этом, но при одном условии: если мы будем использовать их с умом.

• Сначала подумайте.Действительно ли приобретение нового электронного устройства поможет вам повысить производительность, стать более самодостаточным и эффективным работником?

• Будьте реалистами.Остерегайтесь импульсивных решений при покупке техники! Не попадайте в западню маркетологов. Прежде чем решиться на приобретение нового устройства, соберите о нем информацию и прочтите отзывы на форумах. В компании поручите тому, кто разбирается в современных технологиях, изучить рецензии и критику, чтобы убедиться, что именно это устройство нужно для вашего бизнеса. Так вы получите реальное представление о том, что новый гаджет может сделать для вас полезного и стоит ли это затрат времени и денег.

• Тщательно изучите технические характеристики и возможности нового электронного продукта.Если вы решились приобрести новое устройство, то досконально проанализируйте все его характеристики и возможную пользу для вас. Ваше новое приобретение может стать для вас более ценным, если вы будете понимать, как оно работает.