Дэвид Хорсагер - Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию

Ежедневно в течение 60 минут мы не проводим совещаний, не звоним по телефону и не работаем с электронной почтой.Мы не позволяем ничему нас отвлекать. Звонки поступают на автоответчики. Вы спросите: «Вы что, не станете отвечать на звонок клиента, чтобы обслужить его?» Нет, в течение этого часа мы не отвечаем на звонки, но позже можем предоставить клиентам более качественные услуги. В отличие от других компаний мы можем позволить себе сосредоточиться и лучше служить людям, давая им именно то, что им нужно. Мы сфокусированы на деятельности, которую определили как самую важную для нашего будущего успеха.

Вот как это работает.

• Расскажите сотрудникам о введенном вами порядке.Все, с кем вы работаете и общаетесь, должны знать, что в организации есть «час тишины». Если вы оповестите об этом клиентов, коллег и партнеров, то вероятность того, что вас побеспокоят в это время, будет минимальной.

• Поделитесь идеей с другими.В моей компании у каждого есть свой «час тишины». Так мы не мешаем друг другу и успеваем сделать больше.

• Будьте последовательны.Постарайтесь по возможности соблюдать «час тишины» каждый день в одно и то же время. Это позволит партнерам, которые работают с вами, привыкнуть к вашему режиму и убедить вас в правильности вашего подхода.

Попробуйте использовать этот метод хотя бы недолго, и я гарантирую, что вы будете удивлены тем, сколько можно успеть сделать за «60 минут тишины». Вы не только отметите прогресс в важнейших проектах, но и почувствуете, что энергии, накопившейся за час спокойной работы, может быть более чем достаточно для эффективного завершения рабочего дня.

Сотрудники большинства компаний с загруженным днем в среднем могут оставаться сосредоточенными на своих задачах, не отвлекаясь ни на что, в течение не более 11 минут.

Исследование Калифорнийского университета

Коль мы готовы духом, – все готово[3].

Уильям Шекспир, «Генрих V», акт IV, сцена 3

Совет № 4

Сосредоточьтесь

Термин «многозадачность» отчасти означает «дробление задач». Звучит симпатично, но, по сути, не очень хорошо. Новейшие технологии и устройства, которые призваны экономить наше время, полностью исказили представление о производительности. Сейчас за высокую производительность мы принимаем работу члена руководства компании, который способен одновременно вести два телефонных разговора, набирать СМС и в чем-то убеждать сидящего перед ним важного клиента. Большинству такой руководитель может казаться героем, но от продуктивности это крайне далеко. Люди от природы действуют более эффективно и производительно тогда, когда сосредоточены на одном деле. Вы можете сделать пять дел лучше и быстрее, если занимаетесь ими отдельно, а ваш мозг сосредоточивается на задачах поочередно.

Научиться сосредоточиваться на главном не так уж сложно. Но и не так уж легко. У многих избавление от дурных привычек занимает годы, а то и десятилетия.

Вот с чего следует начать.

• Научитесь сосредоточиваться.Неважно, работаете ли вы в данный момент над главным деловым предложением своей жизни или пишете письмо своему менеджеру. Вы сделаете работу более качественно, если будете сосредоточены на том, что перед вами в данный момент. Вы должны сказать себе, какая именно задача сейчас заслуживает вашего полного внимания, и не ослаблять его до тех пор, пока вы ее не решите.

• Избегайте отвлекающих факторов.Звонки мобильных телефонов, электронная почта и даже постоянно открывающиеся и закрывающиеся двери в помещении, где вы работаете, могут стать отвлекающими факторами. И неважно, сколько именно они длятся. Гораздо важнее, сколько времени потребуется на то, чтобы ваш мозг после них вернулся в наиболее производительное состояние. Очень много времени и сил можно попусту растратить, выясняя ответ на вопрос: «На чем я остановился?» Следуйте советам из этой книги, чтобы исключить негативное воздействие любых моментов, отвлекающих ваше внимание от главного.

• Приобретите блок стикеров или блокнот.Положив рядом с собой блок стикеров или блокнот (так, чтобы они не мешали вам), вы обеспечите себе поле для фиксации любых мыслей, которые могут прийти в голову во время работы. Например, если вы составляете квартальный отчет и вспомнили, что позже вам нужно сделать важный звонок, просто запишите это на листе. Вы просмотрите заметки позже. Перенося свои мысли на бумагу, вы освобождаете значительные ментальные резервы для текущего дела.

Стоимость помех в работе или отвлекающих моментов в масштабах американской экономики оценивается в 588 млрд долл. в год.

Джонатан Спира[4], «Цена невнимания», Basex Research, 2005

Живи текущим моментом; вся жизнь – цепочка моментов.

Трент Вудард

Совет № 5

Решайте немедленно

На наших столах и в их ящиках скапливается огромное количество бумаг, потому что мы часто затягиваем с решениями. Мы складываем на столе почту, к которой собираемся вернуться позже. Мы накапливаем деловые бумаги в надежде когда-нибудь к ним вернуться. Некоторые мои знакомые при переполнении их столов документами перекладывают их в ящик или шкаф. Когда переполняются ящики и шкафы, все отправляется в архив в подвале. Ни для кого не секрет, что подвал и так уже переполнен бумагами, до которых уже вряд ли кто-нибудь когда-либо доберется. И все из-за нерешительности.

Чтобы избежать этого, достаточно рассортировать все вопросы, которые необходимо «решать немедленно», чтобы обеспечить себе минимальную стрессовую нагрузку, б о льшую ясность и производительность.

Вот с чего можно начать.

• Тщательно подумайте.Если вы хотите отложить что-то в сторону, то задайте себе вопросы: «Оно этого заслуживает? Я действительно вернусь к этому позже? Или мне все же придется выбросить это? Займусь ли я этим вопросом раньше чем через неделю?»

• Действуйте быстро.Напишите благодарственное письмо другу, а не записывайте мысль об этом на стикере, чтобы сделать это позже. Прочтите интересную статью сейчас, а не ждите мифического перерыва в 15 минут, которого может и не быть. По возможности действуйте, бросьте ваше дело или завершите его именно сейчас.Больше такой возможности может и не представиться.

Беспорядок – как правило, результат отложенных решений.

Одри Томас[5]

Нерешительность крадет у вас возможности.

Джим Рон[6]

Совет № 6

Сначала зерна

Зерна прорастают в земле лучше, когда она обработана, полита и удобрена. Люди растут как личности, когда они готовы к этому физически, умственно и духовно. Трудно достичь большой цели, если вы больны или утомлены.Чтобы стать эффективной личностью, вы должны правильно посеять зерна своего становления. Этой стратегии меня научила моя жена Лиза, и мы стараемся следовать ей всегда. Прежде чем мы беремся за большую проблему, мы сперва обращаемся к зернам.