Дэвид Хорсагер - Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию

• Планируйте свои разговоры.Перед тем как набрать номер, в течение нескольких секунд обдумайте, что вы хотите обсудить. Есть ли вопросы, требующие обсуждения или решения? Если да, то запишите их на стикере или листочке бумаги. Ведь может случиться так, что вам еще не раз придется вернуться к ним в ходе последующих разговоров.

• Говорите по существу.Если вы действительно хотите сократить время телефонных разговоров или говорить только по существу, купите небольшой кухонный таймер и поставьте его рядом с аппаратом. Каждый раз, когда вы пользуетесь телефоном, включайте таймер. Цифры заставят вас быстрее добираться в разговоре до сути. Помните, что телефонный разговор, по существу, показывает уважение к собеседникам. А людям нужны дружелюбие и уважение.

• Классифицируйте звонки знакомых по степени их важности.Не все, кто звонит вам, могут сказать что-то важное. Особенно когда вы работаете над сложным проектом. Воспитывайте в себе привычку договариваться о важных звонках.

• Оставляйте краткие и четкие сообщения на автоответчике.Никогда не оставляйте длинные голосовые сообщения. Несколько секунд обдумайте, что вы хотите передать, и только потом говорите четко и кратко. Обязательно указывайте, рассчитываете ли вы на ответный звонок, и обозначьте подходящее время для этого. Свой номер телефона произносите медленно и отчетливо. Лично я все лучше усваиваю эти навыки. И мне очень нравятся люди, которые владеют ими в совершенстве.

• Старайтесь не отвлекаться.По возможности на встречах и совещаниях выключайте мобильный телефон. По крайней мере не отвечайте на входящие звонки и не посылайте сообщений. Один мой знакомый потерял контракт на 500 млн долл., потому что ответил на входящий звонок во время важнейшей встречи за обедом в ресторане. Если бы все избегали создания в ходе совещаний и встреч отвлекающих или мешающих делу моментов, эти мероприятия длились бы вдвое меньше!

Согласно опросам, проведенным крупной американской корпорацией Staples (офисное оборудование, программы и т. д.), около половины офис-менеджеров мелких и средних компаний в США работают в свободное время; 49 процентов осуществляют деловые звонки и проверку входящих электронных сообщений, находясь за рулем; 18 процентов читают электронную почту в ванной.

Привычка и рутина невероятно эффективно помогают терять и рушить.

Анри де Любак[17]

Совет № 15

Добивайтесь от совещаний максимума

Длинные совещания, лишенные особого смысла, – самая распространенная проблема в любой отрасли экономики. Это одна из худших черт бизнеса, катастрофически снижающая продуктивность. Она приводит к большим потерям времени и ухудшает рабочий настрой. Вместо того чтобы трудиться, целые конференц-залы занятых людей просиживают долгие часы, зачастую без пользы.

Глупо предполагать, что мы можем обойтись без совещаний. Ведь именно синергия мыслей и идей разных людей обеспечивает успех большинству проектов. Но такие совещания и рабочие встречи необходимо проводить эффективно, иначе это пустая трата времени и сил.

Вот как сделать совещания короче и полезнее.

• Проводите меньше совещаний.Много их и не требуется. Вычеркивайте ненужные совещания из календаря.

• Задавайте правильную цель.Если вы ведете совещание, то с самого начала должны четко представлять себе, каких целей необходимо достичь. Чем яснее вы видите актуальную задачу, тем вероятнее будет успех.

• Сокращайте повестку совещаний.Замечено, что на совещания используется все отведенное на них время. Если вы определяете продолжительность совещания в один час, то, скорее всего, именно столько оно и продлится. Если же вы дадите понять присутствующим, что совещание не должно занять больше 15 минут, то высоки шансы, что его участникам удастся добраться до сути гораздо быстрее.

• Планируйте совещания так, чтобы между ними был минимальный временной зазор.Если присутствующим будет известно, что вам надо принимать участие в другом таком же мероприятии, которое следует сразу за этим, они будут понимать, что задержки для вас недопустимы.

• Не гнушайтесь совещаний в общественных местах.Кафе и другие общественные заведения – отличное место для рабочих встреч и совещаний. Там меньше вероятность того, что вас будут отвлекать подчиненные, звонки по служебным телефонам и другие подобные моменты, которые имеют место на работе. Но позаботьтесь о том, чтобы такие места располагались не слишком далеко от вашего офиса. Иначе время, потраченное на поездку туда, превысит время, сэкономленное для работы.

В среднем в день в США проводится 17 млн рабочих совещаний.

Дональд Ветмор[18], Институт производительности

Говорящий о невыполнимости дела не должен мешать тому, кто делает это дело.

Бернард Шоу

Совет № 16

Ваш «полетный план»

Вы путешествуете по служебным делам? Чтобы попасть куда-нибудь, нужно время. Даже перелет внутри страны иногда занимает несколько часов, и это без учета опозданий самолетов и сорванных пересадок. У вас есть выбор, как использовать это время. Его можно потратить на игры или газеты, а можно провести продуктивно. Зачем терять время впустую?

Постарайтесь максимально использовать время в пути по служебным делам, составив собственный нехитрый «полетный план».

• Записывайте всё.Как и в случае с планами самых важных дел (совет № 2), я обычно делаю наброски своего «полетного плана» на стикерах. Я составляю список главных дел, которыми могу заняться в аэропорту или во время полета.

• Тщательно подготовьтесь к командировке.Обязательно проверьте, захватили ли вы файлы и документы, которые хотели взять с собой на борт, и поместите их в портфель или дорожную сумку. Не забудьте, что во время полета вам может понадобиться устройство для подзарядки компьютера.

• Будьте готовы к неожиданностям.Современные средства пилотирования и оборудование аэропортов позволяют пассажирам посещать самые отдаленные уголки мира. Но огромная протяженность сети авиалиний означает, что вы можете застрять в аэропорту Канзас-Сити из-за метели в Цюрихе. Всегда имейте при себе то, с чем вы можете поработать, если вдруг у вас вдруг появится свободное время.

• Берите с собой все необходимое для работы.Не забудьте положить дополнительные переходники, батарейки, ручки и другую необходимую оргтехнику. Иначе может случиться так, что посреди командировки вы утратите возможность активно участвовать в очередном проекте.

• Правильно оценивайте свои запасы энергии.Полет на важную конференцию порой дает отличную возможность «причесать» свой доклад или выступление. Путь «обратно» в ходе, например, десятидневной командировки – уже не такое увлекательное мероприятие. Учтите, что на определенных этапах командировки у вас не будет хватать энергии на то, чтобы работать максимально продуктивно. Если вы чувствуете, что устали, вовремя переключитесь на то, что поможет вам отдохнуть, например на легкое чтение.