Кевин Круз - 15 секретов управления временем [Как успешные люди успевают всё] [litres]

О людях можно многое сказать по тому, как они сортируют свою ежедневную почту. Вот как я делал это раньше…

Я возвращаюсь домой после долгого рабочего дня, достаю из ящика почту и отношу ее на кухню. Сгорая от любопытства, бегло просматриваю пухлую стопку: реклама, счет за электричество, реклама, заявление на ипотеку, реклама, реклама, журнал, подписанный от руки конверт без обратного адреса, реклама, реклама, предложение кредита на покупку автомобиля, реклама, реклама.

Подписанный от руки конверт явно выделяется на общем фоне, поэтому я сразу же его открываю. Это приглашение для моего сына на вечеринку по случаю дня рождения, которая состоится через пару недель. Я открываю календарь-планировщик на своем iPhone. Кажется, на этот день у нас не запланировано никаких важных дел, и он может пойти. Но нужно будет проверить еще раз.

Я откладываю приглашение в сторону и открываю счет за электричество. В прошлом месяце я много пользовался кондиционером, поэтому мне интересно, какой счет мне выставили. Да уж, немало! Я решаю открыть другие квитанции, чтобы взглянуть, какие там суммы.

Затем я откладываю счета и беру BusinessWeek. Пролистываю страницы, читаю несколько заголовков и решаю чуть позже прочитать одну из статей.

Наконец, я откладываю журнал и начинаю готовить ужин. Позже тем же вечером я возвращаюсь к почте, сортирую ее и выбрасываю всю рекламу. Журнал я оставляю на кухне (захламляя свое пространство), а остальную почту кладу на стол в своем кабинете. В ближайшие дни я снова достану счета, чтобы оплатить их, и, если вспомню, опять открою приглашение, чтобы свериться с календарем-планировщиком и отправить ответ.

Хотя подобная «обработка» почты может показаться пустяком, зачастую это свидетельствует о том, как мы делаем все остальное: мы возвращаемся к незаконченным делам снова и снова.

Услышав «динь», уведомляющее нас о новом входящем сообщении, мы открываем электронную почту, смотрим, от кого пришло послание и какова его тема, и решаем, читать его сейчас или нет. Если мы решаем прочитать письмо, мы можем оставить его в почтовом ящике и ответить на него позже… и затем нам приходится перечитывать его еще раз.

Или мы снимаем с себя грязную одежду и бросаем ее на пол в спальне. Через некоторое время мы берем эти вещи и засовываем их в шкаф. Раз в неделю – или когда перестают закрываться дверцы гардероба – мы приносим в спальню корзину для белья, складываем туда всю одежду и относим к стиральной машине. Позже мы сортируем белье, загружаем его в барабан и начинаем стирку.

Очень успешные люди почти всегда разбираются с делами незамедлительно. Они знают: чтобы быть эффективным, нужно тратить на каждое дело как можно меньше времени и умственной энергии. Короче говоря, для них характерен образ мышления «Сделай это сразу».

Теперь я тоже разбираю свою почту по принципу «Сделай это сразу»:

• Я выхожу к почтовому ящику и беру почту.

• Идя по дорожке к дому, я отбираю все ненужное.

• Прежде чем зайти в дом, я выбрасываю мусорную почту в корзину для макулатуры в моем гараже.

• Я отбираю журналы и кладу их в стопку «журналов, которые нужно прочитать» на кофейном столике.

• Счета – как правило, это все что осталось, потому что никто больше не посылает обычных писем, – я кладу в стопку «счетов для оплаты» рядом с моим компьютером.

• Поскольку на оплату квитанций у меня выделен 30-минутный блок времени в пятницу утром, до того момента я их даже не открываю.

На самом деле я считаю правило «Сделай это сразу» настолько важным, что рекомендую вам незамедлительно разбираться с теми операциями, выполнение которых занимает пять минут или меньше . При условии, что это не мешает выполнению более важной, заранее запланированной задачи, со всеми незначительными делами и вопросами лучше заканчивать сразу, чтобы не возвращаться к ним в будущем.

Если у меня возникает задача, которую можно решить за пять минут, я предпочитаю покончить с ней сразу же, чем откладывать на потом. Благодаря этому у меня никогда не накапливается гора дел, о которой мне приходится постоянно думать.

Большинство людей читают электронные письма немедленно, как только те приходят, или же открывают свой почтовый ящик, видят груду новых сообщений и принимаются их разбирать. Но даже если ответ требует всего пару слов, мало кто реагирует сразу же – почти все предпочитают вернуться и ответить потом. В результате позже приходится снова заходить в почту, находить нужные письма, перечитывать их – то есть выполнять двойную работу!

Самый эффективный способ – обрабатывать каждое сообщение немедленно. Вот как я разбирал свою электронную почту сегодня утром и какая внутренняя дискуссия при этом происходила в моем сознании:

11:00. Все мои утренние ритуалы выполнены, дети отправлены в школу, и у меня только что закончился двухчасовой «фокусный» блок времени, отведенный на сосредоточенный письменный труд. По расписанию – время работы с электронной почтой. Итак, делаю глубокий вдох…

Первое письмо – оповещение от сервиса Google, который отслеживает упоминание моего имени в Интернете. В нем сообщается, что мой заранее подготовленный пост был опубликован в блоге сегодня утром. Я перехожу по ссылке в свой блог, чтобы убедиться, что там все в порядке, и тут же замечаю опечатку прямо в заголовке поста. Черт, это нужно исправить! Только сначала просмотрю остальные письма…

Нет! Сделай это сразу! Внутренний голос неумолим, поэтому я быстро открываю WordPress, исправляю опечатку и нажимаю кнопку «Опубликовать».

Следующее письмо от работающего на меня фрилансера, который сообщает мне свой ИНН, чтобы мой бухгалтер мог подготовить налоговую документацию. Ладно, потом перешлю это письмо бухгалтеру вместе с парой своих замечаний…

Нет! Сделай это сразу! Я вздыхаю, нажимаю кнопку «Переслать», добавляю от себя несколько строк и отправляю письмо.

Следующее письмо от моего юриста; в приложении – счет. Что?! Я не ожидал никакого счета. Я щелкаю мышкой по файлу PDF. Да, верно, я совсем забыл, что он занимался моим вопросом о товарных знаках. А я только вчера оплатил все квитанции!

Я могу распечатать счет и положить его в стопку для оплаты, которой займусь на следующей неделе… Нет! Сделай это сейчас! К счастью, мой юрист принимает банковские карты. Я вношу реквизиты в платежный бланк на его сайте и отправляю его для оплаты – всего три минуты.