Джозеф Хигни - Основы проектного менеджмента. Классическое руководство

Прежде чем начать строить корабль килем кверху, надо продумать все детали. Это фаза, в которой следует поставить точки над i. Именно здесь вы отвечаете на вопросы кто/что/когда/где . Говоря о планировании, люди в большинстве случаев думают как раз об имплементационном планировании. Однако хорошо разработанный имплементационный план при неверной стратегии лишь поможет вам более эффективно провалить проект.

Военные сразу ответят на вопрос, нужно ли уделять внимание логистике. Вы не можете вступить в бой, если у солдат нет боеприпасов, еды, экипировки или средств доставки. Всем этим занимается логистика. Я однажды видел программу планирования проекта (сегодня, к сожалению, забытую), которая показывала точное количество кирпичей, доставляемых на стройку, в какой момент при определенных темпах укладки кирпичей их станет не хватать, а также предупреждала мастеров, что необходимо организовать доставку на строительство новой партии, пока их запас не закончился.

Мне рассказывали об одном проекте дорожного строительства в Индии, в котором условия проживания местных рабочих – питание, отдых и т. д. – были очень плохими и, как результат, моральное состояние рабочих оказалось крайне неудовлетворительным. Руководитель проекта и его команда проживали в отличном отеле в городе неподалеку. В конце концов они прониклись ситуацией и переехали в поселок рабочих. В нем моментально улучшились жилищные условия, а за этим и моральный дух, и производительность труда. Это пример важности периферийных аспектов логистики.

Здесь я перечислю минимальные компоненты, которые должны содержаться в плане проекта. Полезно их все держать в централизованной базе данных проекта. Сначала электронный файл включает в себя только план. По мере осуществления проекта и управленческих функций по нему этот файл начнет обрастать отчетами, описаниями изменений и другими документами. К моменту завершения проекта он уже будет содержать всю его историю, которая может пригодиться другим пользователям для планирования и управления другими проектами.

Вот позиции, которые должны входить в план проекта.

• Документальное формулирование проблемы .

• Миссия проекта (см. главу 5 с рекомендациями по разработке миссии проекта).

• Цели проекта (также см. главу 5).

• Требования к выполнению работ по проекту. Они включают в себя список результатов, которые создаются по ходу исполнения проекта: отчеты, материальные результаты, компьютерные программы и т. д. Полезно намечать появление такого результата на каждом важном этапе осуществления проекта, с тем чтобы легче фиксировать его прогресс.

• Критерии выхода из очередной фазы. Каждый важный этап проекта должен иметь определенные критерии, с помощью которых можно убедиться в том, что предыдущий этап действительно завершен. Если на таком важном этапе не предусматривается появление измеримого результата, то критерии выхода приобретают еще большее значение.

• Стандарты и спецификации, которым должен отвечать проект. Здесь подразумеваются технические спецификации, архитектурные нормы и правила, строительные нормативы, официальные правила и инструкции и т. п.

• Иерархическая структура работ (ИСР). Это иерархическая декомпозиция всех работ, которые необходимо выполнить для полного достижения целей проекта. ИСР является также прекрасной графической формой содержания проекта (см. главу 7).

• Расписания (должны быть представлены как расписания основных этапов проекта, так и рабочие расписания; см. главу 8и главу 9).

• Необходимые ресурсы (люди, оборудование, материалы, помещения). Они должны быть сформулированы в увязке с расписаниями (см. главу 8и главу 9).

• Система контроля (см. главу 10, главу 11и главу 12).

• Основные исполнители и участники. Необходима схема их взаимной ответственности (см. главу 7).

• Зоны риска и его преодоления там, где это возможно (см. главу 5и главу 6).

Когда план подготовлен, он должен быть передан на подписание всем заинтересованным сторонам.

Заинтересованная сторона – это любое лицо или организация, имеющая интерес в данном проекте. Это участники и исполнители проекта, клиенты, менеджеры и лица, финансово участвующие в проекте.

Поясню значение подписей заинтересованных сторон и дам некоторые советы по осуществлению процесса согласования.

• Подпись под проектом означает, что данный индивидуум обязался участвовать в нем, согласен с объемами работ, которые необходимо выполнить, и признает действие указанных в проекте спецификаций и правил. Эта подпись не является гарантией максимального личного результата. Это обязательство участия. Поскольку существует множество факторов, не поддающихся нашему контролю, мало кто готов гарантировать достижение максимальных личных результатов. Однако большинство спокойно обещают приложить все силы к выполнению своих обязательств.

Если подпись рассматривать как гарантию, то потенциальные подписанты либо откажутся ее ставить, либо подпишутся, не испытывая настоящего чувства ответственности за свое согласие. Ни один из этих вариантов не желателен.

• План должен быть подписан на специальной встрече или совещании, посвященной его рассмотрению, а не по почте. Рассылка копий плана на подпись редко дает хорошие результаты, поскольку люди могут быть слишком заняты для того, чтобы глубоко вникнуть в документ, и рискуют пропустить важные пункты, которые, скорее всего, будут обсуждены в процессе реального подписания.

• На встрече по обсуждению плана следует побудить сотрудников «искать блох», чтобы предупредить появление проблем впоследствии. Естественно, это не означает, что они должны искусственно «изничтожить» план проекта. Задача лишь в том, чтобы обеспечить его жизнеспособность.

Было бы здорово, если бы однажды разработанный план никогда не менялся. Однако это нереально. Никто не может предвидеть на 100 %. Всегда возникают неожиданные трудности, поэтому важно вносить в план соответствующие изменения, следуя стандартной процедуре изменений.

Если не отслеживать необходимость внесения изменений, дело может закончиться тем, что проект превысит свой бюджет и окажется совершенно не соответствующим своим целям. Причем обнаружится это уже слишком поздно. Вот некоторые предложения.

• Изменения следует вносить только при появлении серьезных отклонений от плана. Серьезность отклонения обычно выражается в процентах «переносимости» относительно первоначальных целей.