Юрий Орловский - Настольная книга кадровика: юридические аспекты

До представления соответствующего договора на подпись руководителю организации кадровая служба совместно с иными управленческими структурами должна проверить соответствие договора законодательству о квотировании рабочих мест и реальным возможностям его исполнения.

Документы, необходимые для предъявления в отдел кадров при приеме на работу, предусмотрены в ТК, иных федеральных законах, указах Президента РФ и постановлениях Правительства РФ. Руководитель организации не вправе, ссылаясь на специфику производства, расширять перечень документов, требуемых от лица, поступающего на работу. Не могут предусматривать каких-либо дополнительных документов и федеральные органы исполнительной власти, а также субъекты РФ. Какие же документы следует предъявлять при поступлении на работу?

Прежде всего таким документом является паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. В настоящее время паспорт должны иметь все граждане РФ, достигшие 14-летнего возраста и проживающие на территории России. В большинстве паспортов имеется отметка о том, что владелец паспорта зарегистрирован по соответствующему адресу (указывается место жительства). Однако отсутствие регистрации по месту жительства не может быть основанием для отказа в приеме на работу. Такие отказы противоречат Конституции РФ, гарантирующей гражданам равенство прав и свобод независимо от места жительства.

Если паспорт удостоверяет личность поступающего на работу, то основные сведения о его трудовой биографии – где трудился в предыдущие годы, как часто переходил с одной работы на другую, каков общий, специальный и непрерывный стаж работы – содержатся в трудовой книжке. Эта книжка предъявляется в отдел кадров и в случае приема на работу хранится в этом отделе.

Исключение возможно только в случаях, предусмотренных ТК: при приеме на работу в качестве совместителя, у которого трудовая книжка находится по месту основной работы, и при заключении трудового договора впервые, когда лицо, поступающее на работу, представляет справку о последнем занятии, а работодатель оформляет такому работнику, если он с ним заключил трудовой договор, трудовую книжку, а также на работу к работодателю – физическому лицу, не являющемуся индивидуальным предпринимателем.

Как заполняются трудовые книжки, каковы правила их учета и хранения? На эти и другие вопросы, относящиеся к ведению трудовых книжек, отвечает постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» [27] СЗ РФ. 2003. № 16. Ст. 1539. и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 [28] БНА РФ. 2003. № 49. .

В постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 подчеркнуто, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Что касается непосредственно ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек, то это обязанность специально уполномоченного лица, назначаемого приказом (распоряжением) работодателя. По общепринятой практике таким лицом является руководитель кадровой службы.

В целях организации надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в каждой организации должны быть приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам.

При получении вновь трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Необходимо проследить за тем, чтобы приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них были пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

* Указывать должность работника, занимаемую им на день прекращения трудового договора, в его трудовой книжке не представляется целесообразным.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Плата не взимается: при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, при порче не по вине работника трудовой книжки или вкладыша в нее, при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.

Кадровая служба организации обязана обеспечить порядок хранения трудовых книжек и дубликатов трудовых книжек. Если они не получены работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, то срок их хранения в кадровой службе организации (отдельно от остальных трудовых книжек) – два года. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.