Юлия Белянинова - Гарантии, компенсации и льготы работникам

В случаях, если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит.

В случае пребывания работника в командировке за границей свыше 60 дней, выплата суточных, начиная с 61 дня, производится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

Если принимающая сторона не выплачивает указанным работникам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает этим лицам суточные в размере 30 % установленной нормы.

Суточные, установленные для учреждений, финансируемых из государственного бюджета, составляют 100 рублей за каждый день нахождения в командировке.

Суточные, превышающие законодательно установленные размеры, возмещаются учреждениями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Среди наиболее встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, следует назвать затраты на проведение телефонных переговоров.

К авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, в которых указаны телефонные номера, по которым звонил командированный работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность может быть подтверждена резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (договорах, доверенностях, информационных письмах и др. документах, в которых указаны соответствующие телефонные номера.)

Некоторые иностранные государства, например, Германия, Франция, Австрия, США, Испания не разрешают оформление документов на въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки.

В таких случаях расходы по оплате обязательной медицинской страховки могут быть отнесены к расходам по оформлению выездных документов и при документальном их подтверждении возмещаются работнику.

Все прочие документально подтвержденные работником расходы возмещаются по решению руководителя организации.

По возвращении из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет.

Авансовый отчет должен быть представлен в течение 3 дней после возвращения из командировки на территории Российской Федерации или в течение 10 календарных дней от даты окончания служебной зарубежной командировки.

К авансовому отчету прилагаются ниже указанные документы:

1) командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, или ксерокопия загранпаспорта, в том числе его страниц, подтверждающих даты пересечения границы. Эти документы необходимы для окончательного расчета суточных по факту пребывания работника в командировке. Если локальными нормативным актом организации установлено, что командировочное удостоверение в организации не выписывается, то суточные будут оплачены работнику либо на основании отметок о пересечении границы в загранпаспорте, либо на основании приказа о командировании работника и проездных документов;

2) документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения;

3) документы, подтверждающие фактические расходы по проезду;

4) другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы.

Документы, предъявляемые к возмещению работником и составленные на иностранном языке должны иметь построчный перевод на русский язык.

Перевод документов, составленных на иностранных языках, поступающих в организацию, осуществляется переводчиками, находящимися в штате данной организации, а сам перевод подписывается переводчиком и удостоверяется руководителем организации. Заверение нотариусом такого перевода не требуется.

Если переводчик в штате организации отсутствует, то услуги по переводу документов и нотариальному заверению переводов на русский язык первичных оправдательных документов по командировкам в зарубежные страны может оплатить организация или работник. Если услуги оплатил работник, то он может приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие факт оплаты им этих услуг. Такие расходы, произведенные с ведома работодателя, организация обязана возместить работнику как иные расходы, связанные с командировкой.

На оборотной стороне авансового отчета работник составляет перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.

Работник бухгалтерии производит проверку авансовых отчетов с точки зрения наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления. Бухгалтер оформляет распискув том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются: фамилия, имя и отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, сумма документально подтвержденных расходов (прописью), количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Затем руководитель структурного подразделения производит проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания используется информация служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении.

После этого авансовый отчет передается руководителю организации на утверждение.

После утверждения авансового отчета бухгалтер производит бухгалтерские записи списании подотчетных денежных сумм в установленном порядке и с работником заканчиваются взаиморасчеты по командировке.

Сроки произведения окончательных расчетов по подотчетным суммам, выданным на командировочные расходы, также установлены законодательно. Это 3 рабочих дня со дня возвращения из командировки по территории Российской Федерации и 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы Российской Федерации.

Если фактически израсходованная работником в командировке сумма меньше выданного на командировочные расходы аванса, работник обязан остаток неиспользованного аванса вернуть в кассу предприятия. Возврат суммы оформляется приходным кассовым ордеру в установленном порядке.