Юлия Белянинова - Гарантии, компенсации и льготы работникам

Если указанная в авансовом отчете сумма расходов, понесенных в связи с командировкой, оказывается больше выданного ранее работнику аванса на командировочные расходы, образуется перерасход по авансовому отчету. Перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Отметка о выдаче работнику перерасхода или внесения в кассу работником остатка аванса с указанием номеров и дат приходных или расходных ордеров делается на лицевой стороне авансового отчета.

Расчеты с работником по окончании зарубежной командировки имеют специфику, связанную с осуществлением валютных расчетов и необходимостью соблюдения норм валютного законодательства.

Все указанные в авансовом отчете суммы должны относиться к командировочным расходам.

Не разрешается в иностранной валюте возмещать работнику командировочные расходы, не входящие в утвержденный в установленном порядке перечень возмещаемых расходов.

Это относится к приобретению материальных ценностей во время командировки: запрещается использование средств в иностранной валюте, выданных для оплаты командировочных расходов, на иные цели, в том числе для платежей по внешнеэкономическим сделкам. Покупка материальных ценностей за рубежом с использованием для расчетов валютных средств организации представляет собой внешнеэкономическую сделку, не оформленную контрактом и выведенную из-под валютного контроля.

Если работник приобрел за рубежом что-либо для своей организации, купленные им ценности будут являться его личным имуществом и вводиться как личный багаж. Оплата подобных ценностей будет относиться к личным расходам работника. Если возникает необходимость передачи ценностей организации, это следует делать только с оформлением договора купли-продажи материальных ценностей за рубли.

К нецелевому использованию валюты относятся и представительские расходы за рубежом, так как выдача наличных предусмотрена только на командировочные расходы, а представительские в составе командировочных расходов не поименованы.

Если сотрудник организации был направлен в командировку за границу, получил под отчет валюту и в результате потратил ее и еще часть собственных денег, то перерасход необходимо указать в отчете. После проверки отчета банк выдаст необходимую сумму валюты для погашения долга перед работником. Если, конечно, работник хотел бы получить именно валюту, а не рубли в погашение долга. При недостаточности валютных средств организация может приобрести иностранную валюту для погашения долга перед работником. Основанием для ее приобретения будет данный отчет с указанной суммой перерасхода.

Если сумма перерасхода, погашаемая уполномоченным банком в иностранной валюте, превышает эквивалент 10 тыс. долл. США по курсу, установленному Банком России на дату погашения долга, уполномоченный банк направляет извещение в Федеральную службу России по валютному и экспортному контролю. При этом уполномоченному банку рекомендуется запрашивать авансовый отчет командируемого лица и документы, подтверждающие его расходы за пределами Российской Федерации. При непредставлении клиентом по требованию уполномоченного банка авансового отчета и подтверждающих документов уполномоченный банк имеет право отказать в выдаче суммы задолженности в наличной иностранной валюте либо в осуществлении перевода на валютный счет командируемого лица.

Необходимо рассмотреть довольно распространенную ситуацию, когда с сотрудником заключен не трудовой, а гражданско-правовой договор. Можно ли такого сотрудника отправить в командировку и возместить ему командировочные расходы?

Если физическое лицо работает в организации по гражданско-правовому договору (например, договору подряда, поручения или возмездного оказания услуг), то на отношения такого сотрудника и организации правила ТК РФ не распространяются. Следовательно, на него не распространяются и все гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, в том числе и связанные с командировкой.

Таким образом, сотрудника, с которым заключен гражданско-правовой договор, направить в командировку нельзя, так как в соответствии со ст. 166 ТК РФ командировкой признается поездка именно работника, с которым заключен трудовой договор.

Но в то же время, поездка «гражданского» сотрудника в другую местность может быть необходима для выполнения его обязанностей по договору. В соответствии с ГК РФ как по договору подряда (ст. 709 ГК РФ), так и по договору возмездного оказания услуг (ст. 783 ГК РФ), оплата может включать в себя компенсацию издержек исполнителя и причитающееся ему вознаграждение. При этом под издержкамипонимаются материальные и финансовые затраты исполнителя, непосредственно связанные с предметом договора.

Поэтому если возникает необходимость направить такого сотрудника в другую местность для выполнения работы, то в договоре в обязательном порядке указывается на возможность таких поездок и возмещение заказчиком фактически произведенных затрат, связанных с такой поездкой.

Внести в договор необходимые условия можно и после его заключения (ст. 450 ГК РФ). Дополнения оформляются в виде письменного соглашения и прилагаются к договору.

Четкого перечня расходов, которые заказчик может возместить исполнителю, ГК РФ не содержит, но так как в ст. 709 ГК РФ речь идет о компенсации издержек исполнителя, то можно сделать вывод о том, что возмещаются любые расходы, реально понесенные сотрудником при поездке в другую местность.

Таким образом, к возмещаемым затратаммогут быть отнесены:

1) расходы по найму жилья, проезду;

2) сборы за услуги аэропортов;

3) обязательные страховые, комиссионные сборы;

4) расходы на проезд на аэродром, вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

5) на провоз багажа;

6) на бензин, стоянку автомашины и др.

Выплата суточных по гражданско-правовому договору не производится. Этот вид компенсации предусмотрен только для штатных работников. Дело в том, что суточные начисляются в пользу работника автоматически за каждый день нахождения в командировке, и никак не связаны с фактически произведенными расходами. Поэтому по гражданско-правовому договору суточные не выплачиваются, а возмещаются только реальные расходы на проживание вне места постоянного жительства сотрудника.

Нередко работники выполняют трудовые обязанности вдалеке от места нахождения своей организации без командировки и суточных. Компенсировать дополнительные затраты работника позволяют надбавки, выплачиваемые к заработной плате взамен суточных.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, в соответствии со ст. 166 ТК РФ командировками не признаются. Суточные таким работникам не положены.