Коно Эйтаро - Как 1% усилий помогает сделать 99% работы

Случай из практики

Однажды этот коллега спросил:

«Ты что, делаешь какую-то «пока что» временную халтуру?»

Я дерзко ответил: «Конечно, нет. Что же предлагаете мне тогда говорить?» В ответ услышал следующее:

«Попробуй заменять «пока что» на «для начала». Тогда после «для начала» обязательно последует «затем».

Вот оно что!

С тех пор когда мне хотелось сказать «пока что», я говорил «для начала». По мере того как я привыкал к новому выражению, менялось и мое поведение: используя «для начала» и «затем» я стал постоянно осознавать свой следующий шаг. Более того, глядя на окружающих новым взглядом, я заметил, что зачастую то, что делают люди, говорящие «пока что», почему-то не очень хорошо выполнено, а за их действиями нет следующего шага. Нужно следить и за привычным небрежным употреблением многих других слов, например, «побыстрее» или «как-нибудь».

В японской культуре есть такое понятие как «котодама» (душа слова), согласно которому произнесенные слова наделены мистической силой. И действительно, слова влияют не только на впечатление, которое передается собеседнику, но и на действия того, кто их произносит. Может, вам тоже стоит внимательнее выбирать слова при хорэнсо?

Наверное, теперь уже повсеместно распространено выполнение хорэнсо по электронной почте. Электронная почта стала сейчас чем-то настолько обычным, что удивительно, как люди работали, когда ее не было. Но из-за удобства не пытаетесь ли вы неосознанно решать все вопросы по электронной почте?

Перед тем как отправить хорэнсо по электронной почте, я всегда проверяю, нельзя ли воспользоваться другим способом, а именно отчитаться или задать вопрос при личной встрече или, если она невозможна, по телефону. Такой порядок приоритетности основывается на объеме информации, которую возможно передать, скорости получения ответа и быстроты выполнения хорэнсо. Например, когда вы хотели бы посоветоваться по поводу дальнейших действий, если вы назначаете встречу по электронной почте, то только ее подтверждение может занять до одного дня. Но если есть возможность встретиться лично или позвонить, вы сразу же получите ответ, и скорость вашей работы значительно повышается.

Во время одного делового звонка, как правило, обсуждают только один вопрос, но при личной встрече проще сказать: «Кстати говоря…» и обменяться информацией, не относящейся к основному вопросу, а также можно получить самую разную иную невербальную информацию, например, о настроении или самочувствии собеседника. Не следует забывать и о сопутствующем эффекте повышения доверия собеседника к вам, так как вы специально пришли встретиться с ним.

Конечно, это зависит от расстояния до собеседника, но с точки зрения затрачиваемого времени электронная почта зачастую уступает личной встрече и телефонному разговору. Даже чтобы набрать электронное сообщение, требуется куда больше времени, чем вы ожидаете. С точки зрения временных затрат электронная почта – самый последний способ выполнения хорэнсо. Особенно если собеседник работает на том же этаже, что и вы: обязательно пойдите и поговорите с ним лично.

Раньше я работал со строгим менеджером, у которого был очень плотный график. Даже его электронные письма обычно были не длиннее двух строчек. Это было настолько обыденным, что кое-кто из коллег даже расчувствовался, когда получил e-mail из трех строк. А иногда менеджер вообще отвечал односложно: «нет» или «30 штук»… Но на тот момент я тоже был очень загружен, и мне было необходимо сократить ненужные переговоры и переписку, чтобы избежать лишней работы.

Тогда, чтобы не создавать лишней нагрузки руководителю и быстро продвигаться в своей работе, я придумал собственный способ хорэнсо. Этот способ заключался в том, чтобы предоставить руководителю варианты для выбора, тогда ему будет достаточно ответить только «А» или «Скорее В, но обсуди с коллегой Н.», а также в том, чтобы проводить хорэнсо на том этапе, когда мне нужен только ответ: «Да» или «Нет», чтобы продолжить.

То есть перед тем как спрашивать: «Что делать по этому вопросу?», нужно немного подумать и при хорэнсо предложить что-то более конкретное, например: «Я думаю, нужно сделать так. Так будет лучше, потому что А, В, С. Есть кое-какие риски, но их можно избежать. Как вам такой план?» или «Мы можем сделать А, В или С, но по следующим причинам вариант А кажется мне наиболее предпочтительным». Именно в таком виде хорэнсо можно считать завершенной офисной работой.

Если попробуете следовать этому совету, то заметите, что работа стала спориться, нагрузка на руководителя снизилась (а его настроение улучшилось), коммуникация наладилась. А кроме того, ваши собственные результаты улучшились. Даже такие небольшие хитрости помогут как улучшить ваш навык хорэнсо, так и увеличить скорость и эффективность вашей работы. Накопление таких привычек повысит мнение начальства о вас и вашей работе.

Причина того, что японские белые воротнички (работники умственного труда) считаются малоэффективными, заключается в долгих совещаниях. Особенно беспокоит время внутренних совещаний. Иностранцы, присутствовавшие на японских совещаниях, все как один говорят: «Долгое-долгое совещание» или «Слишком много совещаний».

Планируя совещание, мы всегда стремимся соблюсти правило 1/8. Разобьем совещание на структурные составляющие, а именно: «необходимое время», «число участников», «частота проведения». Если поделить каждую из составляющих на два, то есть 1/2 × 1/2 × 1/2, то общее время, затрачиваемое организацией на это совещание, уменьшится в 8 раз. В качестве примера возьмем двухчасовое совещание, в котором участвуют 20 человек и которое проводится 2 раза в месяц.

2 часа × 20 участников × 2 раза = 80 часов.

А теперь умножаем все на 1/2 и получаем

1 час × 10 человек × 1 раз = 10 часов.

Таким образом, мы сокращаем общее время на 70 часов. Если использовать эти часы на другую работу, организации будет значительно больше пользы, не правда ли? Когда вы будете вести совещание, попробуйте применить это правило ко всем привычным собраниям. В большинстве случаев сокращение в 8 раз не вредит работе организации, более того, такая оптимизация может улучшить мнение о вас.

Даже на совещании, которое на первый взгляд выглядит оживленным, разговор часто перескакивает с темы на тему, поднимаются вопросы, не имеющие отношения к основной теме. Чтобы не тратить время зря, я посоветовал бы в первую очередь заранее сообщать всем цель и задачу совещания. Кто-то может подумать: «Не бывает совещаний без цели» или «А «цель» и «задача» чем-то отличаются?» Я даю этим понятиям следующие определения: