Коно Эйтаро - Как 1% усилий помогает сделать 99% работы

Очевидно, что совещание проводится не ради него самого, а ради дальнейших действий. Если участники понимают дальнейшие действия по-разному или хотят обсудить меры в отношении вопроса, который освещался так давно, что все уже забыли, что он выносился на обсуждение, то время совещания было потрачено впустую. Чтобы предотвратить это, очень важно уточнить последующие действия сразу же во время совещания.

Особенно сложно определить дальнейшие действия с клиентами или руководителями на совещаниях, где присутствует много участников, но попробуйте каждый раз, когда обсуждение какого-то вопроса дошло до промежуточного итога, говорить: «Итак, каковы будут наши действия?» Когда я слышу, что кто-то говорит эту фразу, я сразу думаю: «Вот способный человек».

Затем для каждого действия обязательно нужно назначить ответственного, а также решить, каковы сроки выполнения и что именно нужно сделать. Если решить, что нужно сделать, но не обозначить, кто будет это выполнять и когда все должно быть готово, то работа может остаться невыполненной.

Действия должны быть описаны как можно более конкретно. «Ответственный: отдел N. Срок: середина октября» – здесь указания слишком общие. Лучше еще больше уточнить всю информацию. «Ответственный: А из отдела N., срок: полдень 14 октября».

Если заканчивая совещание, удостовериться, что все все поняли, можно избежать ненужных личных уточнений после него и быть уверенным, что за обсуждениями последуют реальные действия. Именно так должен поступать способный сотрудник.

Протокол совещания – еще один способ обеспечить действия после него. При подготовке протокола также есть несколько моментов, на которые следует обратить внимание. Протокол следует обязательно отправить всем в день проведения совещания.

Возможно, в каких-то компаниях до сих пор поручают подготовку протокола новичку, потом его руководитель проверяет, заставляет несколько раз переделать, затем подтвердить у всех подразделений, имеющих отношение к документу, и отправить протокол всем только перед совещанием на следующий день. Придерживаясь такой последовательности действий, вы оставляете совещание незаконченным. Важен не протокол как таковой, а то, последовали ли за совещанием действия. Подумайте, как быстро подготовить понятный протокол.

Есть один способ, позволяющий подготовить протокол быстро и качественно. Он заключается в том, чтобы, по возможности, писать его во время совещания. Принесите с собой компьютер и прямо на совещании постарайтесь записать как можно больше информации. Когда будете организовывать информацию позже, смело удаляйте лишнее. Оставляйте только то, за чем должны последовать действия.

Думаю, многие знают о кривой забывания, открытой немецким психологом Германом Эббингаузом. Человек забывает 40 % полученной информации через 20 минут после получения, 60 % через 1 час и 80 %, поспав одну ночь.

Из этого тоже следует, что, если вам поручили подготовить протокол, сразу же приступите к работе, сразу отправьте готовый протокол, тогда вы сможете снизить затраты времени и сил и произвести хорошее впечатление на коллег.

Электронная почта стала обычным инструментом в офисах, но многие все еще осваивают ее использование. Я хотел бы предложить вам несколько секретов работы с ней. Все зависит от места работы, должности и других обстоятельств, но растет число людей, получающих по несколько сотен электронных писем в день. По своему опыту могу сказать, что если вы занимаете центральное положение и получаете более 100 электронных писем, то бо́льшая часть дня будет тратиться на ответы.

В наше время не будет преувеличением сказать, что от того, насколько хорошо человек умеет пользоваться электронной почтой, зависит эффективность его работы. Часто электронные письма в почтовом ящике рассортированы по дате получения, на экране списком отображены тема письма и отправитель. В таких условиях, если при отправке письма очень важному получателю вы сможете написать заголовок, по которому можно понять содержание письма, его приоритет возрастет. Например,

× «Совещание А.»

O «Запрос документов: совещание А.»

Вы уже поняли, верно? Следует избегать слишком общих заголовков. В первом случае, пока получатель не откроет электронное письмо, ему непонятно, хотят ли ему сообщить план совещания, ознакомить с протоколом, запрашивают ли у него документы или уведомляют об отмене совещания. Если всего лишь добавить конкретизирующие слова в тему сообщения, при этом не слишком удлинив ее, вы получите ответ намного быстрее.

Выделяющиеся пометки «СРОЧНО!»или «ВАЖНО!»тоже помогут привлечь внимание к вашему письму. И наоборот, пометка «Нерабочее»понизит приоритет вашего письма и укажет занятому адресату на ваши выгодные деловые качества.

Бывают электронные письма, текст которых начинается с самой первой строчки. Если письмо адресовано одному человеку, то понятно, к кому обращается отправитель, но в случаях, когда указаны несколько основных адресатов и адресаты в копии, бывает сложно разобраться, кому именно отправлено сообщение.

Кто-то может настаивать, что в таком случае письмо адресовано всем, кто записан в графе «Кому:», но я прошу вас начинать электронное письмо, отправляемое адресатам в копии, с обращения к конкретному человеку. Так этот человек поймет, что действий ожидают именно от него. Например, если сотрудник получил письмо с просьбой выполнить какую-то работу и его имя стоит в копии, то он посмотрит только на то, что важно именно для него, и решит, что работу запрашивают у кого-то другого. Если все получатели решат, что электронное письмо для кого-то другого, то просьба не будет выполнена.

В спешке вы можете написать «Коллеги», но если письмо отправляется нескольким людям, будет лучше, если вы обратитесь к каждому из них по имени. В этом случае удобнее не указывать в обращении должности получателей [4] В японском обращаются, называя должность после фамилии. Автор предлагает заменить должность на нейтрально вежливый суффикс «-сан». То есть заменить Судзуки-буте (начальник отдела) на Судзуки-сан. – Прим. пер . .

В некоторых организациях принято всегда обращаться к коллегам по должностям, например, «начальник отдела г-н А.» или «начальник подразделения г-жа Н.», но в этом случае нужно будет тратить время на проверку актуальности должностей, не было ли кадровых перестановок, а неправильно указанная должность в наше время понижений в должности и внезапных перестановок может воспрепятствовать коммуникации.