Коно Эйтаро - Как 1% усилий помогает сделать 99% работы

«Магическое число 7» из второго правила – это число элементов, которые человек может осознать и запомнить за один раз. Если у вас больше пунктов, то у получателя сообщения заметно снизятся понимание и запоминание. В психологии даже известна научная работа Джорджа Миллера под названием «The Magical Number Seven, Plus or Minus Two», но я советовал бы, чтобы число пунктов в вашем электронном письме не превышало семи.

Если необходимо перечислять восемь или более пунктов, разбейте их на категории. Разделите все, что хотите перечислить, на два или три новых общих пункта, а затем распределите все изначальные пункты в виде подпунктов к этим крупным категориям.

В японском языке выражения, включающие цифру 7, например, «Семь богов счастья», «Даже у того, у кого нет недостатков, есть семь изъянов» (употребляется в значении «никто не без изъяна»), «Семь сияний родителей» (употребляется в значении «добиться чего-то только благодаря родителям»), указывают на что-то, что можно посчитать. Выражения, которые включают цифру 8, как то: «800 неправд» (употребляется в значении «ни слова [6]правды»), «восемь миллионов» (при кунном чтении употребляется в значении «мириады, неисчислимое множество»), «80 тысяч воинов сегуна» (на самом деле число включает не только собственно воинов, но и хатамото, и вассалов более низкого ранга), все имеют значение «много».

Японскую профессиональную бейсбольную лигу тоже разделили на две – Центральную и Тихоокеанскую, когда число команд достигло восьми.

Как вы думаете, какая часть письма самая читаемая? Согласно одной теории, самая читаемая часть – постскриптум. Интересная теория, не правда ли? Но, к сожалению, во многих письмах получатели не читают даже постскриптум. По-моему, электронные письма, желание читать которые пропадает, как только их увидишь, встречаются довольно часто. И дело не в содержании, а в форме, в которой эти письма написаны.

По своему опыту могу сказать, что письма, которые нужно прокручивать, – это письма, которые вряд ли будут читать. Беспокойство, возникающее из-за того, что получатель не знает, какой же длины сообщение, не добавляет желания читать. Это, например, такие электронные письма, в которых экран плотно заполнен рядами букв, когда сразу же понятно, что объем очень большой, или когда письмо не очень объемное, но из-за ненужных новых строк письмо получается слишком длинным.

Чтобы улучшить ваше электронное письмо, я предлагаю следующие два метода:

Пишите просто

В качестве техник, позволяющих уменьшить объем текста, можно использовать уже описанные приемы разделения на пункты и переноса вывода в начало письма.

Не делайте ненужных искусственных разделений строк

Этот прием предотвратит не только ненужное удлинение текста, но и появление неровного края.

В этой книге я также решил ограничиться пояснением каждого пункта на одном развороте, так как стремился сделать текст легко читаемым. То же и в электронной почте: если вы не будете заставлять получателя прокручивать ваше письмо, а напишете его так, чтобы весь текст было видно, как только получатель открыл письмо, вы не только создадите условия, чтобы получатель точно прочел его, но и увеличите скорость собственной работы.

Больше всего неудобства доставляют ответы собеседника, когда приходится обмениваться множеством писем и без каждого ответа невозможно перейти к следующему шагу.

Рассмотрим пример, когда нужно согласовать время совещания:

А: – У вас найдется время на следующей неделе обсудить вопрос ___?

Б: – Да, найдется.

А: – Когда вам будет удобно?

Б: – В первой половине недели, если возможно.

А: – Тогда как вам во вторник с 10:00 до 10:30?

Б: – Вы знаете, вот именно на это время уже есть планы.

…(Далее часть диалога опущена. Уже отправлено 6 электронных писем, по три от каждого участника)… Если бы участники разговора общались лично, то в таком диалоге не было бы ничего удивительного, но пока идет такой обмен электронными письмами, собеседники могут уже запланировать что-то другое.

Собственно говоря, собеседнику А. стоило бы в первом же письме забежать на шаг вперед и указать временные рамки или предоставить несколько вариантов на выбор, чтобы можно было получить всю нужную информацию в ответ на первое же сообщение.

А: – У вас найдется время на следующей неделе обсудить вопрос ___? Если свободны, можем встретиться на 30 минут во вторник в любое время с 10:00 до 15:30. Пожалуйста, сообщите, когда вам удобнее.

Б: – Хорошо, понятно. Давайте назначим на 14:30–15:00, встретимся на втором этаже.

В этом примере собеседник Б. в своем ответе тоже забежал на шаг вперед и указал место встречи. Чтобы работать более эффективно, необходимо сокращать число электронных писем до минимума.

Ваш электронный почтовый ящик быстро наполняется письмами. Вы откладываете их на потом и не успеваете сделать то, что вас просили, или вообще забываете о просьбе. С вами такое бывает? Некоторые создают специальную папку «Ответить» для писем, на которые не ответили, или помечают их специальным флажком, или помечают как-то еще, чтобы не забыть, но лучший способ – ответить на письмо сразу, как только прочли его. Уверен, вы можете сразу же принять решение по большей части писем. Нет причин откладывать ответ на потом. В ту же минуту, как только получили письмо, соберите все свое внимание и ответьте, порадуйте собеседника быстрой реакцией на просьбу или вопрос.

Тем не менее бывают ситуации, когда вы никак не можете ответить сразу же из-за каких-то срочных дел или горящих сроков. Тогда стоит нажать на кнопку «Ответить» и оставить окно ответа открытым. В этом случае вы не забудете про письмо и сможете ответить, как только появится свободная минутка. Есть только одна ситуация, в которой я в виде исключения советую отвечать на электронное письмо на следующий день.

Это ситуация – написание электронных писем на эмоциях. Недостаток электронной почты в том, что через письмо вы не видите эмоций собеседника и не можете следить за ними, и если возникли противоречия, то их бывает сложно разрешить. Поэтому старайтесь не отправлять слишком эмоциональные письма.

Кроме того, в последнее время люди все чаще работают из дома, не обращая внимания на время, и, бывает, просматривают электронную почту после употребления алкоголя. Такое состояние тоже подпадает под определение «на эмоциях» и может стать причиной разного рода неприятностей. Сохраните написанное письмо и отложите его до следующего дня, затем перечитайте на свежую голову и отправьте, если не нужно его исправлять. Так вы сможете избежать ненужных проблем.