Коно Эйтаро - Как 1% усилий помогает сделать 99% работы

Я уже предвижу возражения, что в документах важен не внешний вид, а содержание. Вы правы, но правда и то, что это содержание нужно представить так, чтобы его было легче воспринимать визуально.

Рисунок 1. Единство форматирования

Считается, что зеркальная симметрия особенно важна для ощущения «красоты», «стабильности» и «правдивости». Единство форматирования документа делает его не только более пригодным для чтения, но и повышает доверие к изложенной информации (и одновременно доверие к вам).

Мне иногда попадаются презентации, в которых пространство слайда плотно заполнено текстом и картинками. Такой дизайн заставляет читателя чувствовать себя подавленным и не располагает читать дальше.

Независимо от размера текста или картинок, примерно треть пространства оставляйте пустой. Не нужно точно вымерять 30 %, достаточно положиться на собственные ощущения. Небольшое пустое пространство значительно меняет впечатление читателя о вашем документе. Например, структура большинства книг подчинена тому же правилу.

Каким бы прекрасным ни было содержание написанного, в документе нет смысла, если никто его не прочитает. Думаю, вы понимаете, что готовить тексты, которые никто не захочет прочитать, бессмысленно.

Рисунок 2. Границы и пустое пространство

Большинство японцев (да и, наверное, всех людей, кроме жителей Ближнего Востока) при чтении горизонтально написанного текста производят движения глазами сверху вниз и слева направо. Естественно, ваши материалы следует составлять, учитывая эти движения.

В списках, часто используемых в документах, также существует правило, что пункты размещаются сверху вниз и слева направо в порядке важности. Наверное, есть люди, которые стремятся перенести самое важное в конец списка в виде кульминации или которые откладывают все самое вкусное на попозже, но бизнес – это борьба со временем. Всегда помните о том, что ваш документ могут не дочитать из-за занятости или из-за внезапного срочного дела, поэтому определите приоритетность каждого пункта списка и расположите наиболее важные из них выше или левее.

Конечно, иногда бывают причины, чтобы расположить информацию по-другому, но если таких причин нет, то «железное правило» – располагать информацию сверху вниз и слева направо в порядке важности. Даже соблюдая правило «сверху вниз и слева направо», если текст занимает много страниц, может оказаться, что на одной странице пункты расположены сверху вниз, а на другой – слева направо. Правило не должно меняться от страницы к странице. Текст должен иметь одинаковое форматирование не только на одной странице, но и во всем документе.

Также при использовании графиков и диаграмм их оси должны располагаться одинаково. Следите, чтобы не было ситуаций, когда, например, на одной странице хронологический порядок указан по горизонтали, а на другой – по вертикали.

Если у документа нет единого форматирования, вы не только можете запутать читателя, но и заставить его сомневаться в вашей компетентности.

Если у вас нет особых причин отклоняться от общего формата документа, придерживайтесь единства с первой до последней страницы. Всегда помните об этом правиле.

Рисунок 3. Траектория движения глаз и перенос на следующую страницу

Есть один секрет при составлении схем. Этот секрет – использование прямоугольников с закругленными краями и обычных прямоугольников для разной информации.

Прямоугольник с закругленными краями: подходит для передачи неточной информации, информации с множеством неутвержденных вопросов.

Обычный прямоугольник: подходит для утвержденных положений и подтвержденной информации.

Посмотрите на пример ниже.

Одна лишь форма прямоугольников абсолютно изменяет впечатление от схемы.

Меняя форму прямоугольников в зависимости от содержания, используйте этот небольшой эффект изменения впечатления и тем самым повышайте уровень доверия к вашему документу.

Рисунок 4. Использование разных прямоугольников с текстом

Так как сейчас широко распространены цветные принтеры и проекторы, все чаще можно создавать не черно-белые, а цветные документы. При использовании цвета небольшие усилия помогут вам добиться больших результатов.

Я хотел бы познакомить вас с тремя техниками.

Используйте холодные и теплые цвета для разных целей

Наверное, всем известен психологический эффект теплых и холодных цветов. И действительно, когда человек видит красный или оранжевый, он становится агрессивнее, поэтому, например, если вы хотите вызвать активные обсуждения, вам лучше подготовить презентацию в теплых тонах. И наоборот, если нужно спокойно рассказать о каком-то вопросе, советую использовать холодные тона.

Используйте неяркие цвета одного тона

Хотя у вас и есть возможность использовать все разнообразие цветов, я бы не советовал этого делать. Пестрота может раздражать читателя и затруднять понимание материала. Если вы хотите использовать несколько цветов, важно использовать цвета одного тона. Если вы начали использовать синий, то используйте только его, а когда хотите поменять цвет, выбирайте цвет того же тона. Абсолютно разные цвета в одном документе будут только мешать.

Используйте другой цвет, только когда хотите что-то подчеркнуть

Когда вам непременно нужно что-то выделить в документе, в котором используются неяркие цвета одного тона, можно использовать цвет другого тона (комплементарный цвет. Например, если вам нужно выделить один сегмент синей круговой диаграммы, вы заливаете его контрастным красным цветом). Комплементарный цвет заметно выделит нужную вам часть документа.

Давайте немного отойдем от основной темы и в качестве последнего этапа создания документов поговорим об их хранении. Наверное, все сталкивались с ситуацией, когда вы ходите на совещания, на каждом вам дают какие-то раздаточные материалы, и день за днем объем бумаги на вашем столе или в ящиках растет, заполняя все пространство. Я стараюсь избавляться от всех бумажных материалов в течение 15 минут после окончания совещания.