Коно Эйтаро - Как 1% усилий помогает сделать 99% работы

У написания текста, после того как вы определились с общей структурой, есть два преимущества:

Вы сразу видите часть, с которой следует начать

Можно понять, какая из частей потребует наибольших временных затрат, и начать именно с нее.

Можно разделить работу

Когда вы работаете в группе, если вам известна структура документа, то вы можете распределить его части среди всех участников группы.

Логично и рационально начинать работу над документами не непосредственно с написания, а с продумывания структуры.

Говорят, что Сэдзима Рюдзо [7] Сэдзима Рюдзо (р. 1911) – бизнесмен. Родился в префектуре Тояма. В 1938 г. окончил армейский колледж, служил офицером в Квантунской армии. В последние дни Второй мировой войны в чине подполковника попал в плен и провел в Сибири 11 лет. Вернулся в Японию в 1956 г. Поступил на работу в C. Itoh & Co, специализировавшуюся на торговле текстилем. В 1958 г. компания была реорганизована в один из крупнейших торговых домов страны. С 1978 по 1981 г. – председатель совета директоров C. Itoh & Co (теперь корпорация «Иточу»). В 1987–1990 гг. – председатель Временного совета по проведению административных реформ http://biblioclub.ru/index.php?page=dict&termin=1097683 , ставший прототипом Тадаси Ики, героя романа Тоеко Ямасаки «Бесплодная земля», который также был экранизирован, обычно был очень мягким человеком. Но при этом в работе он жестко требовал оформлять всю информацию в «три основных пункта» в начале отчета, а если это требование не выполнялось, приходил в ярость, что обычно было ему не свойственно. «Ничего себе», – думал я, когда впервые читал биографию Сэдзимы Рюдзо, будучи еще студентом. Но когда соприкоснулся с деловым миром, увидел значение его требования новым взглядом. Если с самого начала информация не структурирована и не разбита на удобные для понимания части, невозможно выделить основные моменты. Мы уже говорили об этом, когда рассматривали «Правило KISS», и знаем, насколько важны структура и краткость при написании текста.

Если имплицитно написать: «Есть три основных пункта. 1… 2… 3…», то читатель уже как минимум увидит общую картину. Более того, по этим пунктам получатель документа сможет понять, нужно ли ему вообще читать ваш текст, а если у него нет времени, то, возможно, он сможет что-то сделать, прочитав основные пункты и не вдаваясь в подробности. Иными словами, когда вам нужно решение руководителя, приоритет вашего вопроса значительно меняется в зависимости от того, как хорошо вы продумали и подготовили материалы. Три пункта могут стать двумя или четырьмя. Три пункта – это не строгое правило, но по своему опыту могу сказать, что три – самое оптимальное число пунктов.

Документы обычно занимают несколько страниц. В длинных документах необходимо внимательно отнестись к единству слов и выражений. Например, в заголовке текста вы указываете дату как «1 октября 2000 г.», а в самом тексте меняете формат на «01.10.2000». Хотя эти даты одинаковые, изменение формата или использование синонимов (например, «магазин» и «бутик» и пр.) могут запутать читателя, поэтому их следует избегать.

Если нет единства использования слов и выражений, читатель может начать раздумывать, нет ли какого-то особого смысла в том, что используются синонимы, а вы рискуете произвести впечатление новичка в написании текстов. Еще хуже: читатель может неправильно интерпретировать то, что вы хотите сказать. Например, если в тексте используются два формата написания дат (дд. мм. гг и мм. дд. гг, как в английском) или суммы в разных валютах, читатель может неправильно вас понять.

Чтобы предотвратить такое непонимание, конечно же, нужно готовить документ, уделяя внимание единству слов и выражений, но также, когда текст будет готов, нужно еще раз все перечитать и проверить. Хотя синонимы или разные форматы написания значат одно и то же и употреблены правильно, не следует оставлять их в тексте. Говорят, что дьявол кроется в деталях, и к таким мелочам, как единство употребления слов и выражений, тоже нужно быть предельно внимательными. Единство повысит завершенность вашего текста и, соответственно, повысит мнение о вас.

Кстати, в качестве техники проверки я бы посоветовал проверять не все сразу, а определить одну цель, например, проверку символов валют, и проверять только ее по всему тексту, затем определить другую цель и так же просмотреть текст с самого начала. Так вы сможете выполнить проверку быстрее и качественнее.

Ввод букв и цифр тоже имеет отношение к единству, но я хотел бы выделить его дополнительно. Здесь мы говорим только о текстах, написанных горизонтально (в японском используется как горизонтальное, так и вертикальное письмо. – Прим. пер .), но буквы и цифры всегда должны быть половинной ширины. Благодаря одним только одинаковым цифрам ваш текст уже будет выглядеть намного лучше.

Я видел много текстов, и самыми плохо написанными кажутся те, в которых смешаны буквы и цифры половинной и полной ширины (в одном месте написано JAPAN, а в другом JAPAN). При таком написании вас непременно примут за новичка. Буквы и цифры полной ширины используются только при вертикальном письме (некоторые веб-сайты распознают только символы полной ширины, но мы сейчас говорим о подготовке документов и материалов).

Есть три причины, почему я так настаиваю на использовании букв и цифр половинной ширины. Предлагаю с ними ознакомиться.

По международным стандартам символы полной ширины не используются

В последнее время даже импортные принтеры позволяют распечатать текст с символами полной ширины, но даже сейчас такие символы могут отображаться неправильно.

Символы полной ширины неудобно читать

Символы половинной ширины меньше и плотнее, поэтому проще увидеть весь текст.

Невозможно прийти к единому стандарту

Если вы работаете в группе и используете разную ширину символов, необходимо установить правила, и это потребует времени. Не очень эффективно, не правда ли? Если вы будете исправлять разные символы по завершении всей работы, то даже при использовании автозамены придется потратить уйму времени на замену ширины цифр от 0 до 9 с полной на половинную.

В какой-то момент «красота» материалов и документов начинает зависеть от предпочтений, но до этого этапа есть еще один основной, на котором каждый может сделать свой документ красивее. Особенно это касается презентаций: они дают большой простор для выражения благодаря свободе использования пространства, но вне зависимости от содержания могут вызвать беспокойство у того, кто их просматривает, из-за разного выравнивания текста на слайдах, разных шрифтов, несбалансированного распределения информации по слайдам. И это не дело вкуса, а незнание основ подготовки материалов.