Коно Эйтаро - Как 1% усилий помогает сделать 99% работы

Цель – то, что должно быть сделано

Задача – критерий, по которому определяется, насколько выполнена общая цель

Например, вы каждую неделю проводите совещание по поводу продаж. Допустим, его цель – уточнить последнюю информацию об объемах продаж и принять необходимые меры для достижения нужных показателей. Тогда это совещание будет иметь следующие три задачи:

Задача 1: Уточнить продажи на конец прошлой недели и разницу между фактической и запланированной суммами.

Задача 2: Если план не был выполнен, уточнить проблемы и меры по их решению.

Задача 3: Уточнить план основных действий на неделю.

Если проводить совещание, не информировав всех о целях и задачах, каждый участник придет со своим собственным видением повестки и, если разговор отклонится от темы, не будет знать, как вернуть его к нужному вопросу. Если точнее, когда никто заранее не ознакомлен с целями и задачами, невозможно определить, отклонился разговор от темы или нет. С точки зрения того, кто уводит беседу в сторону, поднимаемый вопрос может быть не отклонением от темы, а самой что ни на есть основной темой совещания. Таким образом, если заранее не информировать участников о цели и задачах совещания, то такое совещание лучше вообще не проводить. Повторюсь, в любом совещании очень важна предварительная подготовка.

Когда совещание заканчивается, я иногда слышу комментарии вроде «Сегодня обменялись мнениями и все» или «Да ладно, сегодня хоть все высказались». Причина таких комментариев в том, что участники совещания не понимают (или им не сообщили), чем различаются «мозговой штурм» (Brainstorming) и оценка идей (Evaluation).

В совещаниях есть два этапа: «мозговой штурм», когда собравшиеся предлагают свои идеи, и оценка, когда предложенные идеи рассматривают и принимают окончательное решение. При «мозговом штурме» действует правило – не отклонять чужие идеи. Если среди собравшихся будет хотя бы один человек, который не знает это правило, даже если наконец появится хорошая идея, она мгновенно завянет. Иными словами, перед проведением собрания очень важно заранее сообщить, будет ли это собрание «мозговым штурмом» или оценкой идей.

Оценка идей – это организация всех предложенных идей в ментальные карты и схемы с последующим определением вывода. На этом этапе идеи оживленно критикуют и обсуждают, а затем приходят к общему решению.

В зависимости от того, проводите вы «мозговой штурм» или оценку идей, значительно меняется и структура собрания, и действия его участников. Невозможно провести совещание, если не огласить участникам его суть. Если вы проводите совещание, дайте понять всем участникам, что вы планируете, скажите: «Сегодняшняя основная задача – «мозговой штурм» или «Сначала проведем «мозговой штурм», а во второй половине собрания оценим предложенные идеи». Таким образом вы продемонстрируете свою ценность как координатора, а также обеспечите более гладкий ход совещания.

Чтобы достичь цели совещания, нужно заранее составить план проведения этого совещания. На совещании могут рассматриваться несколько вопросов, а также необходимо время для вводных слов и резюме, и каждый из этих этапов требует сценария. Когда сценарий составлен, распределите время на каждый из этапов, а затем обсудите его со всеми участниками, чтобы у всех собравшихся был общий план действий и чтобы избежать ухода от темы совещания.

Чтобы распределить время, подумайте о содержании каждого вопроса и о реакции на него участников совещания. Разделите время собрания на доли и определите на решение вопроса столько времени, сколько потребуется, чтобы достичь относящихся к нему целей и задач. Затем определите порядок рассмотрения вопросов с точки зрения срочности . Если распределять время на вопросы с точки зрения важности , то могут возникнуть оживленные споры, и времени обсудить все не хватит, и тогда есть риск, что вопросы, по которым поджимают сроки, останутся нерассмотренными. Так что будьте очень осторожны, если распределяете время на вопросы по важности.

Даже если на совещание запланировано два часа, распределите время на все вопросы в пределах этих двух часов и также отведите 10 минут на прочие вопросы, которые могут увеличить время собрания. Если все пойдет по плану и у вас останутся эти 10 минут, не нужно пытаться их чем-то заполнить, просто закончите совещание раньше.

Чем короче совещание, тем лучше. Даже если это 30-минутное совещание, которое было очень трудно согласовать, закончите его сразу же, как только достигли цели (или подтвердили, что достичь ее невозможно). Кстати говоря, если вы планируете совещание более чем на два часа, обязательно внесите в план перерыв. Чтобы увеличить продуктивность, необходима передышка. Если вы проводите совещание, то такой тайм-менеджмент полностью остается на ваше усмотрение.

На самом деле совещание начинается еще до того, как оно фактически началось. Обычно выражение «подготовить почву» используют, когда говорят о чем-то негативном, но в случае с совещаниями оно обозначает хорошую предварительную подготовку.

В словаре «Дайдзирин» [2]приведены следующие значения:

1. Подготовка дерева к пересадке, заключающаяся в обрезке корней по кругу, чтобы обеспечить рост новых тонких корней.

2. Предварительное ознакомление заинтересованных сторон с информацией по какой-то проблеме, пояснение целей и обстоятельств заранее.

Таким образом, изначально это выражение связано с садоводством.

На мой взгляд, у подготовки почвы есть два следующих значения:

Предотвращение недопонимания

Если заранее сообщить участникам о своих намерениях, то во время совещания можно избежать возражений, вызванных недопониманием.

Завершенность совещания

Мнение каждого участника сложно услышать на самом совещании, но, если узнать мнения заранее, можно придать совещанию бо́льшую завершенность.

Даже если в запланированном совещании участвуют всего несколько человек, предварительная подготовка почвы (достаточно поговорить с участниками на ходу) заметно повысит уровень организованности совещания. Но нужно помнить, что подготовка почвы не означает получения окончательных мнений по вопросам, которые будут рассматриваться. Иначе не будет смысла проводить совещание.

Если вам поручили провести собрание, у вас есть шанс проявить свои навыки координатора. С помощью предварительной подготовки почвы вы сможете придать бо́льшую завершенность совещанию, а также оставить о себе хорошее впечатление, чтобы вам и впредь поручали проводить совещания.