Робин Мур - Принцип рычага

• централизованный список дел, доступный на всех устройствах и позволяющий им делиться;

• открытие доступа к ежедневнику, электронной почте и файлам;

• автоматизация (сохранение данных кредитной карты, автоматический вход в систему и т. д.);

• централизация ресурсов, то есть удаление всех дублирующих файлов, бумаг и т. д.;

• централизация справочников, видеоуроков, аудиофайлов;

• перепрофилирование изделий в мультимедиа.

Конкретные сайты и приложения для реализации этого будут подробно описаны в главе 23.

Люди не на своем месте.Поручить мне анализ чего-либо — это как ожидать, что кошка залает или что ваши дети будут вас слушаться. Огромное спасибо Сунипу за основательные исследования, поиск и обработку данных для этой книги. Я ненавижу делать такие вещи и не умею ими заниматься, а он их любит и отлично справляется.

Будучи предпринимателем, я раньше считал чрезвычайно эффективной практикой поручать сотрудникам разнородные задачи в рамках их должностных обязанностей. В действительности же всегда получалось, что задачи, которые эти люди ненавидели и плохо выполняли, заставляли их страдать и не позволяли наслаждаться тем, что они любили. В результате значительная часть работы выполнялась плохо. Вы можете назначить прекрасного сотрудника не на ту должность или поручить ему неподходящую задачу, и он мгновенно станет посредственным, если не хуже.

Четко соотносите должностные обязанности и человека, который будет их исполнять. Так же четко представляйте себе тип человека, которого вы хотите видеть на той или иной должности. Это освободит большое количество ранее дублировавшихся и тратившихся зря часов и увеличит до максимума эффективность и удовлетворенность сотрудников.

Отсутствие обучения и дисциплины.Для того чтобы избежать дублирования при обучении команды, применяйте принципы латерального мышления [21]и держите в уме основные элементы философии управления жизнью; делайте это, пока не выработается привычка. Такая задача встречается редко, но она обязательна. Скорее всего, она окажется среди ваших ЗОР, а если нет, вероятно, ее стоит туда добавить. После окончания обучения сотрудникам понадобится дисциплина, чтобы изменить старые привычки и выработать новые, более эффективные. Это как учиться печатать вслепую. Сначала тяжело, странно и коряво. Вы видите, что работаете медленнее, чем когда печатали двумя пальцами, как большинство людей, и потому хотите вернуться к старым привычкам — хотя бы чтоб закончить выполнение текущего задания. Однако немного ежедневной практики и дисциплины — и вот вы уже способны печатать шестьдесят пять слов в минуту. Вы выработали новую привычку, избавились от потерь и дублирования и можете использовать этот навык на протяжении всей жизни.

Обучение команды для избавления от дублирования также предполагает, что сотрудники начнут принимать решения, станут самодостаточными и мотивированными и смогут находить всё нужное для работы, не обращаясь постоянно к вам. Если необходимых для этого процессов не существует или вы используете свою власть и эго, чтобы контролировать команду и единолично принимать решения, вы всегда будете дублировать друг друга.

Отсутствие в и дения, планирования и организации.Согласно Брайану Трейси, десяти-двенадцатиминутное планирование способно сэкономить от ста до ста двадцати минут времени, которое в противном случае вы бы потратили на бесцельные усилия. То же самое касается дублирования и его издержек. Постоянно сверяйтесь со своими ВЦЗЗК. Когда вы ведете машину и замечаете впереди пробку, вы прикидываете в голове, как ее можно объехать; точно так же планирование и организация сэкономят вам время на выполнение дел. Выполняйте их одно за другим без лишних перерывов. Организуйте рабочее место таким образом, чтобы оно отвечало текущим задачам, — например, чтобы вокруг вас не было отвлекающих факторов или чтобы то, что вы видите, вдохновляло вас; всё необходимое должно находиться у вас под рукой, чтобы вы могли войти в потоковое состояние и оставаться в нем оптимальное количество времени.

Занятость, спешка, беспорядок, тяжелый труд.Поведение белки в колесе олицетворяет полную противоположность в и дению, планированию и организации. Мы убеждаем себя, что правильнее всего продолжать много и старательно работать, мы поддерживаем эту иллюзию, но, возможно, мы просто идем быстрее в неверном направлении.

Спешка всегда создает больше работы, чревата ошибками и нередко приводит к необходимости выполнить задачу еще раз, как следует. Беспорядок исключает возможность найти что-то, что вы делали раньше или что вам необходимо прямо сейчас.

Никогда не пренебрегайте стратегическим мышлением, оправдываясь тем, что вы сейчас чрезвычайно заняты. Многие люди жалуются на то, что у них нет времени на планирование и выработку стратегии, но Брайан Трейси говорит, что десяти-двенадцати минут в день вполне достаточно.

Необходимость выполнять задачу несколько раз раздражает, отнимает время и, в конце концов, стоит вам денег. Избавьтесь от дублирования следующим образом: поймите, где оно происходит, централизуйте свои данные, учетные записи и пр., поручите правильным людям выполнять правильные задачи, научитесь сами и научите свою команду работать более эффективно. Перестаньте бегать, как белка в колесе, и выделите время на планирование и выработку стратегии. Вам потребуется всего десять-двенадцать минут, чтобы сосредоточиться и войти в потоковое состояние.

Эта глава посвящена систематизации вашего управления временем (то есть жизнью) при помощи простых моделей, которые соответствуют философии управления жизнью. Забудьте всю эту устаревшую чушь с корпоративных тренингов и хитроумные системы самоорганизации, с которыми вы справляетесь первые пять минут, прежде чем запутаться или потерять интерес; модели, приведенные в этой главе, помогут вам уважать время, понимать его и делать проще управление им, а следовательно, и вашей жизнью.

Инвестированное, затраченное и пустое время (иВ, зВ, пВ)

Давайте рассмотрим эти категории в порядке возрастания важности.

Пустое время (пВ).Пустое время — время, потраченное зря. Говорили ли вы себе когда-нибудь: «Увы, то время мне никогда не вернуть»? Конечно, говорили. Как и мы все. Проблема состоит в том, что занятия, связанные с пустым временем, очень быстро затягивают. Я уже перечислял их, так что не вижу никакого смысла делать это снова.

Затраченное время (зВ).Затраченное время — это время, которое может обладать высокой или низкой ценностью в финансовом или эмоциональном смысле, но не создает остаточной прибыли. Работа за почасовую оплату, продажа своего времени за деньги — это затраченное время. Вы не можете его вернуть и получаете прибыль лишь однажды. Неуспешные люди расходуют таким образом значительную часть своего времени, если не всё. Низкие почасовые ставки и зарплаты попадают в эту категорию. И даже высокие оклады попадают в эту категорию. Значительная часть работы, которую вам поручили другие люди и которая не занимает высокой позиции в вашем списке ценностей, — затраченное время.