Патти Брайтман - Как говорить «нет» без угрызений совести. И сказать «да» свободному времени, успеху и всему, что для вас важно

Уточните, что именно должно быть исправлено, и возложите ответственность за это на сотрудника.

• Я думаю, что вашу презентацию можно сделать намного более убедительной. Вам надо добавить в нее больше фактов и получше организовать материал. Давайте-ка мы сейчас об этом поговорим, а после этого вы ее доработаете.

• В отчете о продажах должно быть намного больше деталей, чем вот тут у вас. Переделайте его, пожалуйста, и включите в него следующее…

• Табели, которые вы предоставили, недостаточно полные для использования в отчете о работе отдела. Пожалуйста, доработайте их, добавив…

• В вашем отчете четыре опечатки. Я не стал их править — подумал, что для вас будет полезно найти и исправить их самостоятельно. Возьмите себе, пожалуйста, за правило внимательно считывать материал, прежде чем направить его мне.

• Я могу снова сделать это сам, но тогда вы никогда не приобретете навык, который является частью вашей работы. Я хочу рассчитывать на вас. С этого момента вы полностью отвечаете за эту функцию.

• Я приобрел вредную привычку дорабатывать ваши отчеты. Но думаю, что будет намного правильнее, если вы просто будете относиться к работе более внимательно. С сегодняшнего дня я буду возвращать их вам на доработку, если найду какие-то недочеты (в этом случае вам надо детально пояснить, что именно вы ждете от этих отчетов).

• Я знаю, что вам не очень нравится поддерживать порядок и пополнять склад канцелярских принадлежностей. Но это — часть ваших обязанностей, а сотрудники должны быть обеспечены всем необходимым и легко находить то, что им может потребоваться. Пожалуйста, поставьте поддержание порядка в этом помещении в свои приоритеты.

• Чтобы преуспеть на этой работе, вы должны развивать бизнес. Я знаю, что заниматься холодными звонками никто не любит, но мы — торговая компания, и это один из способов привлечения новых клиентов. Каждый сотрудник на вашей позиции должен совершать ___ звонков перспективным клиентам в неделю. Вы готовы подтвердить мне, что в будущем сможете достичь этой цели?

• Предотвращение: попросите сотрудников предупреждать вас как можно раньше, если им может потребоваться временно отсутствовать в течение рабочего дня по их личным делам. Объясните, что это необходимо вам для того, чтобы избежать каких-либо нежелательных накладок. И предупреждайте сотрудников об ожидаемых пиковых нагрузках, чтобы они не рассчитывали на возможность отсутствовать в этот период.

Если загрузка подразделения совершенно не позволяет вам отпустить сотрудника, объясните, почему вы не можете этого сделать:

• Нам предстоит региональное совещание руководителей, и до него я не могу предоставить вам отпуск. Нужно будет подготовить огромное количество материала, а мы и так уже выбились из графика. Прошу вас подождать с отпуском до окончания этого совещания.

Может быть, сотрудница сама может помочь вам дать согласие? Попросите ее помочь в решении проблем, которые могут возникнуть во время ее отсутствия:

• В понедельник вечером у нас всегда полно работы, и все сотрудники должны быть на месте. Но если вы найдете себе замену, я не буду возражать против вашего отсутствия.

• Эту презентацию нам необходимо отправить во франкфуртский офис до конца сегодняшнего дня. Если вы можете вернуться после встречи и закончить ее, я могу разрешить вам отсутствовать пару-тройку часов сегодня после обеда.

Ваша возможность поощрять достойных сотрудников может быть ограничена бюджетом и другими факторами, от вас не зависящими. Хотя вы и должны отдавать себе отчет в этих ограничениях, нужно каким-то образом идти навстречу ожиданиям сотрудника, если вы не хотите, чтобы он ушел, хлопнув дверью. Любому подчиненному приятно сознавать, что вы цените его вклад в работу и ищете возможность вознаградить за достижения. Но будьте внимательны — нельзя обещать то, чего вы не сможете выполнить:

• Вы сделали очень много полезного, и я должен сказать, что вы прекрасный член команды. Вы заслуживаете продвижения в рамках нашей организации, и как только такая возможность появится, я сделаю все необходимое, чтобы вы получили повышение. Сейчас у меня нет свободной должности, но в ближайшем будущем ситуация может измениться. Не могу ничего гарантировать, но, как только увижу возможность для вашего карьерного роста, я буду на вашей стороне.

Даже среди самых ценных сотрудников не все являются суперзвездами. Иногда вам следует привести ожидания сотрудника в соответствие с реальностью:

• Я знаю, что вы не совсем удовлетворены суммой повышения вашей зарплаты в этом году. Думаю, вы знаете, как я доволен вашей работой и как ценю ваш вклад в общее дело. Но мне нужно быть справедливым — другие сотрудники отдела также показывают неплохие результаты, вполне сопоставимые с вашими. На самом деле у меня ограниченный фонд для повышения зарплаты, который приходится распределять между всеми сотрудниками, и конечно, мне бы хотелось, чтобы он был побольше. Так что в этих обстоятельствах мне кажется, что сумма вашей прибавки выглядит справедливой.

Иногда бывает нужно совсем отказать, поскольку вы не считаете, что сотрудник достоин повышения зарплаты. Скажите, что ему необходимо совершенствовать в своей работе для достижения лучших результатов и получения возможности прибавки или карьерного роста. Если текущая должность не предусматривает четко прописанных целей и задач, обязательно обозначьте их. Это необходимо вам для объективной оценки работы сотрудника.

• Я не смогу с чистой совестью повысить вам зарплату до тех пор, пока ваши результаты существенно не улучшатся по сравнению с нынешними. Давайте еще раз посмотрим на цели, которые сформированы для вашей позиции, и определимся, что вам нужно делать, чтобы быть более эффективным сотрудником. Если вы хорошо потрудитесь в течение следующих шести месяцев, мы сможем рассмотреть повышение зарплаты по результатам отчетного периода.

• Глядя на ваши результаты, я не готов прибавить вам зарплату прямо сейчас. Если честно, вижу множество областей для совершенствования. Я буду рад, если вы улучшите свои достижения, и предлагаю вам прямо сейчас обсудить, что нужно для этого сделать.

• Вы показываете неплохие результаты, и в целом я удовлетворен вашей работой. Но я не уверен, что этого достаточно для того, чтобы возложить на вас дополнительную ответственность прямо сейчас. Прежде чем я смогу рекомендовать вас для повышения, я хочу увидеть действительно выдающиеся результаты. Если вы готовы этого добиваться, давайте обсудим, что именно нужно сделать для того, чтобы обоснованно рассчитывать на повышение.