Алексей Кройтор - Лень, энергия и цели. Подробное пошаговое руководство, как навсегда приручить свою лень

В итоге мы понимаем, что каждому из нас доступно меньше 16 часов в сутки: 8 часов мы спим, 16 — бодрствуем. Но, подробно расписав эти 16 часов, мы видим, что иногда по факту у нас остаётся всего 2–3 часа свободного времени.

Составив свой истинный график, освобождаем пиковые часы для «красных» дел. Также нужно находиться в изоляции не менее двух часов в неделю, чтобы, будучи в потоке, совершать прорывы в работе.

Каждый день работать в изоляции тяжеловато, но делайте это хотя бы раз в неделю: именно в этом состоянии вы наиболее производительны.

«Фишка» для использующих Outlook или другие планировщики дел: заносите в календарь дела, сразу раскрашивая их в соответствующие цвета. Большинство программ позволяют это делать.

Кроме трёх типов задач существует ещё и три статуса дел.

У любого дела может быть один из трёх статусов.

Статус 1: делаю прямо сейчас

Тут всё просто. Вот прямо сейчас я пишу эту книгу. А вы прямо сейчас её читаете.

Статус 2: отложил задачу до такого-то конкретного

времени

Многие не понимают, что с задачами можно поступать именно так. Речь обо всех задачах, не имеющих заданных сроков: «мне нужно постричься», «нужно навестить родителей», «надо бы начать учить немецкий»…

В такой ситуации вам нужно обозначить срок выполнения задачи.

Например: «мне нужно постричься, но прямо сейчас я это не сделаю, отложу это до пятницы».

Как только вы обозначаете конкретный срок, ваш мозг расслабляется. Он перестаёт концентрироваться на всех задачах, которые надо не забыть, и переключается на то, чем вы занимаетесь в данный момент.

Статус 3: не делаю

Сюда попадает всё то, чем вы не занимаетесь; задачи, которые вы переносите из недели в неделю.

Допустим, вы хотели сделать что-то в прошлый четверг, потом решили перенести задачу на этот четверг, а сейчас понимаете, что как-то не получается, и думаете о следующем четверге. Задача находится в статусе «надо бы сделать» уже почти месяц, но принципиально ничего не изменилось.

Мир не рухнул, а раз так, стоит вообще вычеркнуть такую задачу из списка. Если она станет по-настоящему актуальной, вы вернёте её в статус 2.

Как использовать три статуса? Проанализируйте свои текущие задачи и раскидайте их по трём корзинам. Особенно интересно будет с тем, что окажется в третьей.

Матрица Эйзенхауэра — один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента. Она делит задачи по срочности и важности на четыре типа.

Первый тип: задачи срочные и важные — те, которые зависят исключительно от вас.

Срочно и важно — то, что нужно делать здесь и сейчас, иначе никто этого не сделает. Это, как правило, «красные» или «жёлтые» задачи.

Второй тип: важно, но не срочно.

Обычно это «жёлтые» задачи, те, которыми вы занимаетесь в свободное от «красных» задач время. Но так как мы понимаем их важность, заниматься ими приходится именно нам.

Третий тип: срочно, но не важно. Их нужно делегировать.

В исполнении таких задач допустимо ошибиться, «накосячить», сделать что-то неидеально. Задача, конечно, срочная, но не слишком важная.

Например, я точно знаю, что мои помощники хуже меня подбирают картинки, пишут тексты, верстают документы, но с задачами третьего типа идеальность не так уж важна, главное — сделать. Поэтому я могу делегировать, скажем, написание текста своим подчинённым.

Четвёртый тип: отложи или забудь.

О таких делах, как правило, думать вовсе не стоит. Ими мы начинаем заниматься, когда вдруг понимаем, что у нас впереди целый вечер, а делать вообще нечего. Тогда-то мы вспоминаем о них и начинаем выбирать по настроению.

Попробуйте теперь классифицировать имеющиеся задачи, используя матрицу Эйзенхауэра.

За срочное и важное принимайтесь сразу. Иначе, скажем честно, это они за вас примутся!

Несрочное и важное тоже выполняйте, но вдумчиво и без спешки. Срочное, но не слишком важное попробуйте переложить на других.

Многие ресурсы, например, Профи. ру, Job.ru, позволяют найти массу специалистов, которые способны разгрузить вас. Недавно мне даже попался сервис помощников для интернет-тренеров — бизнес-гаечка.

Так что делегировать всегда есть кому, было бы желание.

Наконец, несрочными и неважными делами занимайтесь, когда вам нечего делать. Но можно и сознательно переключаться и отдыхать. Подойдёт всё, что несложно и неважно: изучить технические характеристики танков вермахта, например.

Мощная «фишка» управления потоком, связанная с телевидением.

Если вы смотрите фильмы по телевизору, наверняка замечали: когда одна передача заканчивается, сразу же начинается следующая, а рекламу показывают лишь спустя пару минут.

Как это использовать в контексте работы?

Если вы долго занимаетесь важным делом, естественным образом возникает желание сделать перерыв. Но перед ним лучше ещё минут пять-шесть позаниматься другой задачей.

Закончили работать с презентацией? Откройте документы, сайты, электронные адреса клиентов, словом, подготовьтесь к выполнению следующей задачи. И только спустя несколько минут занятий новым делом устройте перерыв.

Благодаря этому вы и хорошо отдохнёте, и не будете тратить время на то, чтобы настроиться на новую задачу.

Ваш текущий настрой перенесётся на следующую задачу!

Это потрясающий инструмент, особенно для людей, у которых много дел и почти нет времени отдохнуть. Начали следующую задачу, немного поработали, прервались. Так можно держать себя в рабочем потоке до 6 часов.

Рассмотренные здесь методики позволяют стать гуру в управлении своим временем!

Техника 1

Составьте своё «нерасписание».

В «нерасписание» нужно внести все дела, которыми вы уже занимаетесь. Они могут быть привязаны ко времени (с 6 до 7 собираюсь на работу) или не привязаны (но вы ими занимаетесь: добираетесь до работы, читаете книги, гуляете с собакой…).

Ваша задача — определить для себя все действия, которые вы выполняете с понедельника по воскресенье, и внести их в график.

Начинайте с пробуждения и заканчивайте временем отхода ко сну (условный, средний график). В «нерасписание» внесите абсолютно все дела, какими бы они ни были.

Вторая часть задания — отметить зелёным, жёлтым и красным дела, попадающие в периоды вашей максимальной и минимальной активности. В будущем старайтесь выполнять «красные» дела в часы пиковой активности.