Александр Мунин - Деловое общение. Курс лекций

Распорядительные документырегламентируют деятельность предприятия и создаются в основном посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу. Распорядительными документами являются: приказ, распоряжение, указание, инструкция.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.

Информационно-справочные документыотражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Информационно-справочными документами являются:протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

Каждому человеку в своей жизни приходится иметь дело с оформлением различных документов. Сейчас это все чаще делают с помощью компьютера. Но независимо от того, пишется ли документ от руки, печатается ли на пишущей машинке или с помощью ПК, его оформление подчиняется определенным правилам. Единые требования и правила оформления документов устанавливаются государственными нормативными актами. Они обеспечивают:

• юридическую силу документов;

• их оперативное составление и использование;

• быстрый поиск;

• возможность автоматизации операций.

Документы печатаются, чаще всего, на листах формата А4 и должны иметь поля:

– левое – не менее 20 мм (обычно 35 мм) – для подшивки;

– верхнее – не менее 20 мм;

– правое – не менее 10 мм;

– нижнее – не менее 10 мм.

Любой документ состоит из набора элементов (названия, текста, подписи и т. п.), которые называются реквизитами. Расположение реквизитов на листе и их набор для каждого конкретного документа определяется стандартом.

Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти (27.11.2000).

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4. код организации;

5. код формы документа;

6. наименование организации;

7. справочные данные об организации;

8. наименование вида документа;

9. дата документа;

10. регистрационный номер документа;

11. ссылка на регистрационный номер документа;

12. место составления или издания документа;

13. гриф ограничения доступа к документу;

14. адресат;

15. гриф утверждения документа;

16. резолюция;

17. заголовок к тесту;

18. отметка о контроле;

19. текст документа;

20. отметка о наличии приложения;

21. подпись;

22. гриф согласования документа;

23. визы согласования документа;

24. печать;

25. отметка о заверении копии;

26. отметка об исполнителе;

27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28. отметка о поступлении документа в организацию;

29. идентификатор электронной копии документа.

Расположение наиболее используемых реквизитов документа приведено на схемах.

Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4

1. Углового бланка

2. Продольного бланка по ГОСТ Р 6.30–97

1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.

5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Например:

ГОСКОМСВЯЗИ РОССИИ

НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ОРИОН»

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного, например:

Центральный научно-исследовательский институт информации

(ЦНИИИНФОРМ)

На документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытое или открытое акционерное общество: ЗАО «ПИЛОТ», ОАО «РЕАЛ».

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию, например:

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ЗАО «КРОКУС».

7. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, номер и дату лицензии и др.).

8. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, например:

ПРИКАЗ, АКТ и т. п.

Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами, выделяется полужирным шрифтом и проставляется на всех документах, кроме писем.

9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания или принятия решения, для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.