Александр Мунин - Деловое общение. Курс лекций

17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

• О чем (о ком)?

Например: в письме о сроках поставки продукции.

Чего (кого)?

Например: акт списания продукции.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, как правило, выравнивается по центру.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

18. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К», словом или штампом «КОНТРОЛЬ».

19. Текст документа является основным элементом любого документа.

Документы оформляются в виде анкеты, таблицы, текста или в виде соединения этих структур.

Как правило, текст состоит из двух частей: в первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – выводы).

В документах, состоящих из одной фразы, первая часть, как правило содержит причину или основание создания документа, а вторая – просьбу, решение, распоряжение, например: Для улучшения информационного обеспечения деятельности юридического отдела прошу установить базу данных «Кодекс».

Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде трафаретного текста, например, текста справки о зарплате работника. В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты в последовательности: название вида документа, автор (организация), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например: В соответствии с постановлением правительства Москвы от 21.02.2002 № 240-П «О введении новые тарифов…»

В распорядительных документах организаций, действующих по принципу единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

ПРЕДЛАГАЮ:

Если автором документа является коллегиальный орган, в распорядительных документах следует использовать форму изложения текста от третьего лица единственного числа, например:

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

РЕШИЛ:

И в совместных распорядительных документах – от первого лица множественного числа, например:

РЕШИЛИ:

ПРИКАЗЫВАЕМ:

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

Содержание выступлений – от третьего лица единственного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа, например: «департаменты осуществляют функции…», «комиссия установила…».

В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Текст отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами. При составлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером 12 с 1–2 интервалами между строк текста.

20. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 1 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение:

1. Контракт от 20.07.2002 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приемки работ от 15.09.2002 № 17 на 1 л. в 4 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Приложение к распорядительному документу должно иметь в правом верхнем углу отметку «Приложение» с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 1

к приказу директоров ОАО «Эра»

от 01.04.2002 № 12

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: гарантийное письмо ОАО «Луч»

от 09.09.2002№ 3–2/155

и приложение к нему, всего на 4 л.

Допускается реквизит «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать его относительно самой длинной строки, например:

Приложение № 1

к приказу директора института

от 25.07.2002 № 12.

21. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:

Генеральный директор

ОАО «Луч» Подпись О.А. Градов

Если документ составлен на бланке предприятия, то должность указывается сокращенно, например:

Генеральный директор Подпись О.А. Градов

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, в реквизите «подпись» не указывается.

Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:

Мэр Подпись Ю. Лужков

При подписании документа несколькими должностными лицами подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Подпись А.В. Зорин

Главный бухгалтер Подпись Т.В. Барышева

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Префект СВАО г. Москва Префект ЦАО г. Москва

Подпись А.И. Петров Подпись И.Г. Орлов

При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:

Генеральный директор Президент фонда

Завода «Энергия» социальной защиты

Подпись И.П. Трушин Подпись К.С. Силаев

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например;