Александр Мунин - Деловое общение. Курс лекций

Председатель комиссии Подпись А.С. Долохов

Члены комиссии Подпись Л.И. Антонова

Подпись О.Р. Грошев Подпись А.И. Якушев

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные и местные органы власти и управления, подписываются руководителем предприятия или, по его поручению, первым заместителем руководителя.

Документы, направляемые сторонним или подчиненным организациям, гражданам, подписываются руководителем предприятия, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компенсацией.

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Коммерческий директор

Ассоциации инвестиционных фондов

«Проект – 2002» Подпись А.В. Росков

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается от левой границы поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

22. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Департамента образования

Подпись О.И. Трифонов

03.04.2002

Если согласование документа проводится протоколом, письмом и т. п., гриф согласования проставляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол Правления АКБ

«Автобанк» от 03.04.2002 № 5

23. Визы согласования документа включают подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования, при необходимости – должность визирующего, например:

Юрисконсульт

Подпись Н.И. Власов

06.06.2002

Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания его руководителем.

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник отдела кадров

Подпись И.О. Громов

01.07.2002

При наличии у работника, визирующего проект документа, возражений виза не проставляется. В этом случае на отдельном листе излагаются предложения визирующего и направляются вместе с проектом документа его составителю. Визы проставляются:

• на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения);

• на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита «подпись») копии отправляемого документа (письма).

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия и др.

25. Отметка о заверении копии необходима как знак соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:

Верно

Менеджер по персоналу Подпись Л.И. Градова

09.09.2002

Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись».

26. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Устинов

324 95 87

Или

Устинов Николай Петрович

324 95 87

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дату, например:

В дело 1–5. Отправлен факс от 01.04.2002 № 1297

Подпись 06.04.2002

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы, минуты).

Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа, автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа, например:

Вх. № 00001

Дата 08.01.2002

29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Например:

DOCN / RASP / 06042002.doc DOCN – каталог, RASP – подкаталог, 06042002. Doc – файл

Или менее сложный вариант LETTER 27. DOC

(Letter – вид документа, 27 – порядковый номер письма).

Такая отметка необходима для:

• исключения повторного ввода документа в ПК;

• быстрого поиска документа по имени файла;

• установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);

• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

• документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие на предприятие проходят:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение;

• регистрацию;

• рассмотрение руководством;

• передачу на исполнение.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает: