Надежда Поврозник - Исторические информационные системы: теория и практика [litres]

Международное сотрудничество и признание ценности электронных библиотек способствуют развитию информационного библиотечного пространства. Важным в этом смысле является Манифест для цифровых библиотек, принятый Международной федерацией библиотечных ассоциаций и ЮНЕСКО [105] IFLA/UNESCO Manifesto for Digital Libraries [Электронный ресурс]. URL: https://www.if a.org/files/assets/digital-libraries/documents/ifla-unesco-digital-libraries-manifesto.pdf (дата обращения: 16.03.2020). , в котором сформулированы основные принципы создания современных цифровых библиотек, цели и задачи их функционирования, а также условия для их успешного развития.

Таким образом, электронные библиотеки содержат разнообразные по типу и содержанию источники; играют значительную роль в сохранении и репрезентации историко-культурного наследия, расширении доступа к нему и накопленным знаниям; создают комфортные условия для поиска и эффективного использования информации; открывают широкие возможности для реализации научно-исследовательских и образовательных задач.

Информатизация архивов связана с реализуемыми программами развития информационного общества и цифровой экономики [106] Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2014 г. № 313 (с изм. и доп.) «Об утверждении государственной программы Российской Федерации “Информационное общество”», Указ Президента Российской Федерации от 9 мая 2017 г. № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы». С полным списком нормативных правовых актов, регулирующих деятельность архивов, можно ознакомиться на сайте Федерального архивного агентства [Электронный ресурс]. URL: http://archives.ru/documents.shtml (дата обращения: 16.03.2020). , нарастанием инициатив по оцифровке архивных фондов, расширением доступа к документам и материалам, а также возрастанием интереса общественности к своей истории и культуре, необходимостью соответствия высоким требованиям современного архива как учреждения хранения исторического и культурного наследия, которое приобретает новые функции в цифровую эпоху.

Одним из важных направлений информатизации архивов является автоматизация их деятельности, связанная с внедрением информационных систем.

Стратегия информатизации архивов России имеет свою специфику ввиду особенностей хранимых документов и материалов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации, а также требований к информационной безопасности при внедрении информационных технологий, минимизирующих возможности потери данных. Федеральное архивное агентство (Росархив), подведомственное Министерству культуры Российской Федерации, осуществляет контроль над сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда. Поэтому, учитывая аспекты информационной безопасности, защиты информации и значимость хранимых фондов, в системе государственных архивов применяется чаще всего стандартизированное ведомственное программное обеспечение.

Во многих государственных архивах России внедрена информационная система «Архивный фонд», позволяющая вести учет и контроль большинства процессов, связанных с архивной деятельностью. Система имеет модуль для представления цифровых копий документов. С начала 2000-х годов развивается база данных «Центральный фондовый каталог» (БД ЦФК) Архивного фонда Российской академии наук [Загребаева, Злобин, Савина, 2015]. В дальнейшем электронный каталог продолжил свое развитие и включил модуль с возможностью пополнения информационной системы Архива РАН полнотекстовыми и мультимедийными документами [107] Портал Mnemosyne [Электронный ресурс]. URL: http://arran.ru; http://isaran.ru (дата обращения: 16.03.2020). .

Обратимся к определению понятия «электронный архив», которое может включать в себя отличное от традиционного понимания содержание. Существует несколько трактовок этого понятия, которые иногда описывают различные по типу информационные ресурсы. В таких определениях электронный архив рассматривается как:

• иерархическая информационная система управления и организации деятельности учреждений, связанных с комплектованием, учетом и хранением документов;

• система резервного хранения данных;

• система универсального доступа к базам знаний [108] Internet Archive Frequently Asked Questions. Internet Archive. Retrieved April 13, 2013 [Электронный ресурс]. URL: https://archive.org/about/faqs.php (дата обращения: 27.08.2018). ;

• совокупность оцифрованных исторических источников;

• корпоративная информационная система класса ECM (Enterprise Content Management System), автоматизирующая процедуры архивного дела [Назаренко, 2001, c. 18];

• система репрезентации первичных источников.

Мы подразумеваем под электронным архивом информационную систему архива, предназначенную для долговременного хранения, управления, документирования, каталогизации и репрезентации документов и материалов в электронном формате, а также созданных на основе архивных источников баз и банков данных и других цифровых ресурсов.

Создание и развитие электронных архивов в России должны соответствовать действующему законодательству – федеральным законам от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (с изм. и доп.) «Об архивном деле в Российской Федерации», от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ (с изм. и доп.) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях [109] Утверждены приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. . Перспективы развития архивов должны соответствовать Ведомственной программе цифровой трансформации Федерального архивного агентства на 2021–2023 годы (утверждена приказом Росархива от 22 января 2021 г. № 9).

Часто работы по оцифровке документов, проектированию, созданию и наполнению информационных архивных систем организуются государственными учреждениями в сотрудничестве с коммерческими структурами. Одной из таких организаций является корпорация ЭЛАР («Электронный архив») [110] Корпорация ЭЛАР [Электронный ресурс]. URL: http://www.elar.ru (дата обращения: 15.03.2020). , которая не только оказывает услуги по переводу документов и материалов архивов и других учреждений хранения в цифровой формат, но и занимается разработкой и внедрением информационных систем. Так, при сотрудничестве Агентства по делам архивов Пермского края, Государственного архива Пермского края и корпорации ЭЛАР была создана информационная система по генеалогии «Поколения Пермского края» [111] Поколения Пермского края [Электронный ресурс]. URL: https://pokolenia.permkrai.ru (дата обращения: 15.03.2020). . В ходе реализации этого проекта был разработан электронный архив документов, включающий цифровые копии 2,8 тыс. мет рических книг и ревизских сказок, в информационно-поисковую систему введено более 150 тыс. записей. Аналогичный проект был осуществлен при сотрудничестве Национального архива Республики Хакасия и корпорации ЭЛАР по сканированию и индексированию метрических книг и других исторических документов, датированных до 1917 г., а также по созданию электронного архива в виде модуля к архивной автоматизированной системе [112] Ляшенко К. И. В Национальном архиве Республики Хакасия оцифрованы ценнейшие генеалогические документы XIX–XX веков // Вестник архивиста. 2014. 14 января [Электронный ресурс]. URL: https://vestarchive.ru/naychnye-soobsheniia/2396-v-nacionalnom-arhive-respybliki-hakasiia-ocifrovany-cenneishie-genealogicheskie-dokymenty-xix-xx-vek.html. (открытый доступ к нему на данный момент не предусмотрен).