Валентин Арьков - Бизнес-аналитика. Сводные таблицы. Часть 2

Рис. 6.53. Выделение по процентилям

Задание. Настройте выделение значками четырёх наименьших и четырёх наибольших значений — с помощью процентилей.

Если желательно получить наименьшие значения, мы можем задать обратный порядок следования значков. Наименьшие значения выделим зелёным цветом, а наибольшие — красным. Для этого достаточно в редакторе правил нажать кнопку

Reverse Icon Order(рис. 6.52).

Задание. Измените порядок следования значков на обратный. Обратите внимание на изменения в форматировании таблицы.

На каждое пороговое значение мы можем выбрать любой другой значок. Конечно же, это должны быть значки из предлагаемого списка (рис. 6.54).

Настроим разные значки и убедимся, что правило сработало.

Рис. 6.54. Выбор произвольных значков

Действительно, теперь в таблице рядом с числовыми значениями расставлены наши новые значки (рис. 6.55).

Рис. 6.55. Формат произвольными значками

Задание. Настройте произвольные значки для форматирования и изучите результаты.

Мы рассмотрели, как работают значки из набора Shapes. Значки в стиле «светофора» показывают текущее состояние дел — в зависимости от достигнутых значений показателя.

Набор значков Indicatorsлучше подходит для указания на завершение определённых этапов работы. По такому принципу можно построить информационную панель (доску) прогресса для управления работами по проекту.

Например, нам нужно наглядно представить выполнение одинаковых этапов разными студентами. Каждый студент вначале должен скачать описание работы, затем выполнить её, пройти этап защиты, прислать отчёт преподавателю по электронной почте.

В колонках мы расположим этапы работ. В строках —исполнителей. В каждой ячейке можно поместить соответствующие значок: выполнено, в работе, не выполнено.

Для таких обозначений хорошо подойдёт набор разноцветных флажков, галочек или крестиков.

При этом в ячейках таблицы можно выводить только значки и не показывать числовые значения. Для этого в настройках правила форматирования выберите пункт Show Icon Only(рис. 6.54).

Задание. Разработайте макет таблицы для отслеживания прогресса группы студентов в выполнении лабораторной работы. Заполните таблицу значениями и настройте условное форматирование значками из набора Indicators.

Существуют примеры более детально разработанного подхода к управлению. Технология Канбаниспользует карточки с описанием работ. Эти каточки размещают на информационной доске, чтобы сообщать о текущем состоянии дел по каждой работе.

Задание. Прочитайте в Википедии статью «Канбан-доска». Выясните, как используется этот инструмент при управлении проектами.

Мы рассмотрели одну сторону визуальной индикации — ТЕКУЩЕЕ СОСТОЯНИЕ. Есть и вторая сторона визуализации — это общее направление изменений, то есть ТРЕНД. Состояние и тренд — это две характеристики одного и того же объекта или процесса. Чтобы увидеть картину в целом, руководителю нужны оба типа визуализации.

Для указания направления тренда используется следующий набор значков:

Icon Sets — Directional.

Сюда входят стрелки разной формы и цвета (рис. 6.55).

Рис. 6.56. Значки направления тренда

Задание. Опишите в отчёте, какими словами можно описать отдельные изображения в наборах из трёх и из пяти значков.

Чтобы определить направление тренда, недостаточно взять одно текущее значение. Его нужно хотя бы сравнить с предыдущим. Есть и более сложные техники определения направления тренда.

Сравнение с предыдущим значением — это вычисление разности. Из показателя текущего года вычитаем такой же показатель предыдущего года. В зависимости от знака и величины разности можно говорить о направлении и «силе» изменений. Разность в статистике называется АБСОЛЮТНЫЙ ПРИРОСТ.

Задание. Прочитайте в учебнике «Теория статистики» раздел «Динамика». Выясните, что такое абсолютный прирост, темп роста, темп прироста, а также как вычисляют цепные и базисные показатели.

Мы будем рассчитывать цепные значения прироста по квартальным итоговым показателям.

Щёлкаем правой кнопкой по любой ячейке с итоговым показателем. В контекстном меню выбираем пункт

Summarize Values by — Other Options(рис. 6.57).

Выбираем способ обобщения, то есть агрегирования, то есть нахождения итоговых значений.

Рис. 6.57. Выбор метода обобщения

Появляется диалоговое окно настройки обобщённых показателей

Value Field Settings(рис. 6.58).

Выбираем вкладку

Show Values As.

В выпадающем списке Show Values Asвыбираем % Difference From. Это «разность, выраженная в процентах».

В русской версии можно встретить необычные варианты перевода, например, «Отличие» и «Приведённое отличие». Как и в других примерах, это может указывать на ограниченный кругозор переводчика. Или на бездумное использование машинного перевода.

В списке Base Fieldвыбираем поле «Дата». Будем искать разность по времени.

В списке Base Itemвыбираем пункт (previous). Сравнение с предыдущим значением.

Нажимаем ОК.

Рис. 6.58. Вычисление прироста

Получаем прирост в процентах. В статистике это называется ТЕМП ПРИРОСТА. Числа получились разные по величине, положительные и отрицательные. В разные кварталы есть и рост, и падение.

Рис. 6.59. Темпы прироста

Выделяем ячейки и настраиваем условное форматирование с использованием значков-стрелочек (рис. 6.60).

Рис. 6.60. Направление изменений

Уточним правило форматирования — какие изменения программа считает положительными, отрицательными и несущественными. Открываем редактор правил (рис. 6.62). Видим уже знакомые нам пороговые значения 67% и 33%.

Рис. 6.62. Правило форматирования

Настроим порог срабатывания. Проверим формат вывода чисел в ячейках Number Format.Выясняется, что числа выводятся в процентах. Не зря рядом с числами стоит символ процента. Значит, сами числа в 100 раз меньше.

В редакторе правил зададим пороговые значения 0 и 0,2.

Тип значений — число:

Type — Number(рис. 6.63).

Рис. 6.63. Порог срабатывания

После настройки правила нажимаем кнопки

OK — Apply — OK.

В результате стрелочки в таблице смотрятся повеселее (рис. 6.64).

Конечно, по дороге к изображению тренда обнаружилось много сложностей. Например, не удалось найти разность между показателями первого квартала 2019 года и 4 квартала 2019 года. Первые кварталы — пустые столбцы. С трендами мы ещё поработаем.

Рис. 6.64. Направление изменений

Чтобы провести расчёты внутри сводной таблицы, можно использовать так называемое ВЫЧИСЛЯЕМОЕ ПОЛЕ.