Татьяна Максимова - Научно-справочный аппарат архивов России. Мониторинг-2020

В большинстве стран архивные материалы и НСА подпадают под нормы законодательства о свободе доступа к государственной информации и законодательства по защите персональных данных и иных видов тайн. Распространение новых технологий приводит к тому, что становится более проблематичным рассекречивание архивных материалов и получение доступа к материалам, потенциально содержащим персональные данные и защищаемую законом тайну. Достаточно частыми стали случаи повторного засекречивания ранее рассекреченных архивных документов вместе с НСА, и создание искусственных препятствий для доступа к подлежащей раскрытию по закону государственной информации. В ближайшей перспективе исследователям не стоит ждать лёгкой жизни – скорее всего, годы максимальной доступности архивных материалов уже позади.

Друзин Михаил Викторович, Санкт-Петербург, кандидат исторических наук, научный сотрудник Лаборатории комплексного исследования рукописных памятников Санкт-Петербургского института истории РАН. Соучредитель МОО «Архивный Дозор».

Может быть это прозвучит парадоксально, но сегодня ученый-историк немногим отличается от обычного рядового пользователя архивов. Да, возможно изначально историк благодаря специальному образованию обладает чуть большей подготовкой при первом обращении к архиву, чем гражданин, интересующийся семейной историей или историей родного края. Но относится это преимущество главным образом к изучению самого архивного документа, его текста, исторического контекста. Поиск нужной информации в архиве – совершенно особый жанр, особый навык, который приобретается только с практикой.

Прежде, чем перейти к значению доступности НСА архивов, необходимо отметить системность проблемы доступа в отечественные архивы. Даже если у архива на сайте размещена хотя бы базовая часть НСА (описи), и иногородний исследователь (ученый ли или любой другой пользователь) имеет возможность заранее найти необходимые ему шифры дел, но: 1) если он не может заказать дела в читальный зал онлайн к своему приезду; 2) если архив работает не 5 дней в неделю, а 2 или 3; 3) если архив выдает не 20 дел за один заказ, а, например, 5 или 10 – то доступность НСА онлайн в известной степени нивелируется отмеченными препонами. Исследователь уже не может приехать в архив на 2—3 дня – он должен планировать свою командировку на 5—10 рабочих дней, от 30 до 50% времени из которых будут потрачены непроизводительно, а финансовые затраты на поездку окажутся завышенными.

Другая фундаментальная проблема комплексной доступности НСА – поколенческая и во много носящая психологический характер. Здесь мы оставляем за скобками те случаи, когда архив хочет заработать на своих «особых» знаниях «особых» справочников. Сотрудники архивов, несколько десятилетий работающие в архиве, в отделе НСА, досконально знающие всю систему научно-справочного аппарата – все ее путеводители, указатели, внутри- и межфондовые, тематические перечни, таблицы перешифровок и прочее – боятся утратить свое значение как главного ключика, открывающего доступ к информации. Нередко, даже размещение всех этих элементов системы НСА в открытый доступ на сайте ли или только в бумажном виде в самом архиве далеко не гарантирует возможность исследователю разобраться, а как можно воспользоваться тем или иным справочником. И здесь главная задача видится в том, чтобы это уникальное знание сотрудника архива было «размещено» в доступ вместе с самим справочником. Ибо передача знания от поколения к поколению тоже происходит с большим трудом. Но пока позиция Росархива скорее поддерживает стратегию распространения информации опытных сотрудников, нежели стимулирует их к открытости.

Предыдущий аспект объясняет медленность и сложность процесса оцифровки и размещения на сайте архивов НСА. Даже описи не всегда могут быть просто оцифрованы, проиндексированы (как есть) и размещены в виде образов или баз данных. Необходима их трансформация и адаптация к новым формам предоставления информации: многая информация в них скрыта или подразумевается, так что простым «наборщикам» она не видна. А этот процесс должен происходить в тесном взаимодействии IT-специалистов и архивистов. Тут тоже возникают «трудности перевода». Конечно, когда есть желание – любые трудности преодолимы, и ряд архивов доказывает этот тезис своей работой. Те же, кто не хочет развиваться в новых условиях, найдет множество внешне благопристойных объяснений, почему они не могут сделать одно, другое, третье.

Проработав почти 6 лет в отделе Научно-справочного аппарата, компьютерных и информационных технологий РГИА (ныне не существующем как единое подразделение), имеется собственный взгляд на стратегию развития НСА в ближайшем будущем:

• оцифровка каталогов, картотек, алфавитов, тематических перечней, указателей, другого вспомогательного НСА в виде образов и структурированных баз данных. Отдельные шаги в этом направлении уже предпринимаются, но работа еще предстоит огромная;

• их интеграция с оцифрованными описями в единой базе данных архива;

• создание единого общероссийского межархивного электронного НСА федеральных, региональных, муниципальных архивов с единым поисковым окном;

• интеграция изданных на основе архивных материалов научных справочников с электронным НСА архива;

• организация возможности создания «народного» НСА архива, когда пользователи сами могут пополнять архивные электронные справочники (сегодня в таком качестве выступают неофициальные архивные форумы);

• онлайн-консультации сотрудников архива по НСА (например, для Российской национальной библиотеки онлайн-консультации – реальность дня сегодняшнего, но, увы, архивы продолжают упорно отставать от библиотек, прикрываясь своей самостью).

Вместе с тем, создание и развитие электронного НСА невозможно без решения нижеотмеченных проблем, на которые часто не обращают внимание ни «заказчики», ни, тем более, «исполнители»:

• перенос из бумажной описи в базы данных кратких заголовков (по принципу: что вижу в бумажной описи, то и переношу в базу данных) без учета названий разделов и подразделов описи, которые создавались для экономии времени архивистов и несут в себе существенный информационный потенциал. В условиях даже межфондового поиска, не говоря о межархивном, результат его оказывается недостаточно информативен;

• индексация сетевыми поисковыми системами (Google, Яndex) архивных баз данных, имеющих интернет-представление. Сегодня использование таких систем для поиска архивных ресурсов за редким исключением не дает результата, т. к. архивные базы данных часто «закрыты» для глобальных поисковиков;