Татьяна Максимова - Научно-справочный аппарат архивов России. Мониторинг-2020

• отсутствие электронного НСА как такового;

• разрозненность и многочисленность баз данных в рамках одного архива, когда все базы данных даже доступны на сайте архива, но нужно очень постараться и проявить недюжинное терпение, чтобы изучить все сегменты такого «автоматизированного» НСА.

Коренной поворот в проблеме доступности НСА и архивов в целом видится главным образом в смене поколений архивистов. Здесь имеется ввиду не возраст, а отношение к значению открытости и доступности архивных документов: когда сохранность документов (информации, заключенной в них) заключается в ее множественном использовании и тиражировании при безусловной сохранности подлинника.

Яковлева Ксения Викторовна, Зав. отделом архивных коммуникаций Российского Государственного архива литературы и искусства (г. Москва). Действительный член МОО «Архивный Дозор».

Что общего у ближневосточного Омана с Романовыми и как мог М. Ю. Лермонтов написать в 1840 г. стихотворение «На советской цепи»? Все просто: на запрос «Оман» в электронном каталоге РГАЛИ ( https://rgali.ru/) получаешь в придачу все романы, романсы, романтиков и Романовых, а в антисоветчики Лермонтов попал с легкой руки человека, вносившего в электронный каталог заголовки из традиционной описи (цепь-то, естественно, светская).

С одной стороны, такие особенности поиска и разного рода курьезы, если ты вынужден часто и подолгу пользоваться поисковыми средствами архива, скорее раздражают, чем веселят. С другой, аналогов научно-справочного аппарата РГАЛИ даже среди федеральных архивов немного, и переоценить его значение для исследователей и самих архивистов трудно. Не претендуя на исчерпывающий анализ НСА РГАЛИ, коснусь лишь самых главных вопросов.

Как формируется НСА РГАЛИ?

Наверное, почти каждый исследователь, которому довелось работать в читальном зале или хотя бы направить в архив запрос, имел дело с описями архивных фондов. Путеводители по фондам не всегда понятны начинающему, именные каталоги есть не везде, а опись – обязательный элемент научно-справочного аппарата.

Основа НСА РГАЛИ – это тоже научные описи. В конце 1950-х гг. в архиве было решено создать также именной каталог, а в 1970-х к нему добавился систематический. С тех пор в него ежегодно добавляются новые данные, в последние годы их объем – около 9000—10000 именных и около 2000—3000 тематических карточек ежегодно.

Как происходит каталогизация? Первый и основной путь – это каталогизация фондов личного происхождения одновременно с их научным описанием. Творческие архивы, которые в будущем составят личные фонды или войдут в состав собраний и коллекций, поступают в необработанном виде, поэтому их научное описание происходит непосредственно в РГАЛИ. В ходе этой работы для описи составляются заголовки единиц хранения, а для каталога – несколько именных карточек с заголовками, датами и номерами листов, на которых фигурируют те или иные персоны, на каждую единицу хранения. За год обычно происходит научное описание примерно 12—15 фондов, или порядка 4500 дел (но, конечно, далеко не всегда это описание фонда целиком, чаще – составление первой, второй, третьей и др. описей фонда).

Второй путь – каталогизация одновременно с переработкой и усовершенствованием старых описей фондов личного происхождения. Благодаря этому подробно расписываются фонды, научное описание которых происходило еще в 1930-е – 1940-е гг.

Наконец, третье направление – это целевая каталогизация наиболее востребованных фондов учреждений. Поскольку документы организаций и учреждений приходят в архивы уже в упорядоченном виде и их научное описание не производится, исследователю и архивисту приходится довольствоваться только описями таких фондов. Составлены они бывают по-разному, зачастую дела имеют так называемые «глухие» заголовки (например, «Личные карточки работников с А по К»). В подобных случаях целевая каталогизация многократно облегчает работу исследователя и сотрудников архива по поиску нужного человека или документа.

Кроме научного описания и каталогизации, формирование НСА идет за счет подготовки справочных изданий (издано уже 11 выпусков путеводителя по фондам РГАЛИ), составления аннотаций и исторических справок на фонды и некоторых других, менее заметных для пользователя видов работ.

Насколько доступен НСА архива?

Уже много лет на сайте архива размещен электронный каталог, в котором можно осуществлять расширенный поиск по персонам, заголовкам, крайним датам документов и другим полям. В самом архиве также есть большой традиционный (карточный) каталог, в читальном зале без предварительного заказа доступны описи фондов и путеводители.

Вопрос, который всегда волнует исследователей и самих сотрудников, – насколько электронный каталог соответствует традиционному и какой из них полнее? Ответ, к сожалению, не в пользу современных информационно-поисковых систем: традиционный каталог – более полный, в частности, именно в него вливаются карточки, созданные в ходе целевой каталогизации фондов учреждений. В электронный каталог в силу особенностей программного обеспечения, на котором он функционирует, они не попадают, поэтому результаты поиска в двух этих каталогах отличаются.

Фактически, электронный каталог – это автоматизированный поиск по индексированным описям, на уровне заголовка дела. Результаты поиска в личных фондах в электронном и традиционном каталогах более приближены друг к другу, но все равно традиционный каталог (при условии параллельной работы с описями) надежнее. Есть и еще одна особенность электронного каталога: загрузка новых данных в него происходит раз в год, а новые описи фондов и карточки поступают в читальные залы и традиционный каталог на протяжении всего года, поэтому электронный каталог может отставать от текущего положения дел.

Таким образом, максимально возможные результаты достигаются только при использовании обоих каталогов (или описей и традиционного каталога). Именно так мы работаем над исполнением запросов и рекомендуем, по возможности, работать исследователям.

Какая польза от хорошего НСА?

Для исследователя польза от развитого научно-справочного аппарата архива и каталогизации документов очевидна: нужные сведения находятся быстрее, результативный поиск доступен даже для новичков. Это тем более заметно, когда читаешь отзывы исследователей о работе в РГАЛИ в профильных интернет-сообществах: кто-то в восторге от своих находок, а кто-то в унынии от сложности поиска.