Татьяна Максимова - Научно-справочный аппарат архивов России. Мониторинг-2020

Так, пользователь cichocki на известном форуме ВГД в сентябре 2020 г. пишет: « Архив императорских Театров находится в РГАЛИ. В документации у них бардак. Личные дела встречаются в самых неожиданных местах. Картотека бестолковая. Нужного человека не найдешь, если он, конечно, не Чехов. Остальные смертные не поименованы, даже если о них полно информации. Их надо искать интуитивно ». Другие, напротив, пишут о том, что находят в РГАЛИ, на который не возлагали особенных надежд, неожиданные документы и новые сведения. На фоне таких противоположных высказываний особенно очевидна разница в глубине и тщательности проработки научных описей разных фондов и ощутимы результаты целевой каталогизации.

Еще одно важное преимущество электронного каталога – возможность организовать на его основе удаленный заказ дел в читальный зал (в описании дела имеется ссылка для его добавления в требование). В перспективе наличие электронного каталога должно облегчить и организацию онлайн-доступа к документам.

Сотрудники архива, особенно специалисты отдела использования документов, зависят от качества НСА не меньше исследователей:

• это важный фактор привлечения финансовых средств, план которого имеет каждый архив. До 70% запросов – это запросы на копирование документов, и большинство из них приходит с указанием конкретных шифров дел, найденных в электронном каталоге, без личного визита в архив;

• развитый НСА позволяет повысить результативность исполнения запросов и сократить сроки их исполнения за счет более оперативного поиска нужной информации, это же относится и к другим видам использования документов;

• при высоком уровне индексации архивных документов заказ необходимых для исполнения запроса (подготовки выставки, публикации и т.д.) дел становится более точечным, сокращаются объемы их выдачи, а значит, решаются вопросы обеспечения сохранности подлинников архивных документов.

Как насчет тайных картотек?

В РГАЛИ нет тайных внутренних картотек, сотрудники пользуются теми же поисковыми средствами, что и исследователи.

В НСА РГАЛИ встречаются ошибки, как ему после этого верить?

Да, ошибки встречаются, и речь не опечатках типа «советского» Лермонтова, а именно фактических ошибках и неверной атрибуции документов. Что ж, все мы люди, и сотрудники отдела научного описания личных фондов и группы каталогизации не могут сравниться в своих знаниях со специалистами, годами изучающими какую-то тему. Иногда ошибки перекочевывают в описи и каталоги из помет на документах, сделанных самими фондообразователями и их наследниками.

Поэтому если вы заметили ошибку в описании документа или располагаете сведениями, которые могут помочь уточнить датировку, инициал, фамилию или любую другую информацию (например, узнать, что за «неустановленное лицо» изображено на фотографии), не стесняйтесь написать об этом в архив и изложить свои доводы. Каждое письмо рассматривается ответственными за эту работу сотрудниками, а затем вносятся исправления в научно-справочный аппарат. Так совместными усилиями мы сделаем НСА РГАЛИ еще лучше!

Максим Андреевич Колесов, Член Правления МОО «Архивный дозор», независимый исследователь, Москва.

В МОО «Архивный Дозор» состоят люди разных профессий. Это существенно расширяет границы наших возможностей. Одним из примеров такого плодотворного участия профессионала из другой области является деятельность юристов. Для справочника я попросила ответить на несколько вопросов Максима Андреевича Колесова. В 2018 году он смог внести поправки в проект нормативного правового акта (НПА) по документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии. Меня интересовало, может ли человек без юридического образования узнать о появлении проектов НПА и прислать свои замечания и поправки.

– Максим Андреевич, расскажите, пожалуйста, о замечаниях, которые вы вносили к проекту нормативного правового акта.

– В марте 2018 года Росархивом был опубликован проект Порядка признания документов Архивного фонда РФ находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии (НФС). К данному проекту я направил порядка 10 замечаний и предложений, среди которых было предложение регламентировать порядок учета архивных документов, находящихся в НФС, а также предусмотреть право пользователей на ознакомление с перечнем (реестром) указанных архивных документов (дел), в том числе с использованием сети «Интернет». Это особенно важно для иногородних исследователей при планировании поездок в архивы, в которых отсутствует возможность удаленного заказа дел. Ведь не секрет, что многие пользователи сталкиваются с отказами в выдаче дел именно по причине их НФС. Обидно приехать в другой город, потратить деньги на проезд, жилье и получить отказ только лишь потому, что нужное дело имеет НФС, а архив не опубликовал перечень таких дел.

По моему мнению, информация о любых ограничениях в выдаче дел (или в широком понимании – информация об ограничении прав пользователей) должна быть максимально публичной. А коль скоро идет процесс цифровой трансформации государственного управления, то такая информация должна быть доступна не только в читальном зале архива, но и в сети «Интернет».

– Вы получили ответ, что Ваши предложения приняты?

– В полученном ответе зам. руководителя Росархива большинство моих замечаний и предложений, в том числе и указанное выше, было поддержано (в целом мои замечания учитываются в 60% случаев, что является очень высоким показателем). В то же время из ответа не было ясно, готов ли Росархив поддержать предложение именно в части публикации архивами в сети «Интернет» перечней дел, находящихся в НФС. Однако на очередном заседании Общественного совета Артизов А. Н. рассказал о ходе доработки проекта Порядка и прямо высказался о поддержке моего предложения.

– И Росархив действительно использовал Ваши предложения в окончательной редакции того документа?

– Да. Но, к сожалению, из-за бюрократических проволочек и регуляторной гильотины Порядок был выпущен почти через 2,5 года после его общественного обсуждения – см. приказ Росархива от 25.06.2020 №75 (зарегистрирован в Минюсте России 04.08.2020 №59164).

– Как узнать, что есть нормативный правовой акт в архивной сфере, проект которого можно изучить и прислать свои замечания?

– Ежегодно в конце декабря Росархив утверждает и публикует на своем официальном сайте План работы на следующий год, в котором есть раздел по подготовке нормативных правовых актов (НПА) с указанием сроков исполнения. На практике сроки могут сдвигаться, иногда даже на последующие года. План – это фактически некий ориентир, над чем будет работать в ближайшее время Росархив.