Владимир Токарев - Тайм-менеджмент. Тренинг по книге «Три менеджмента в одном флаконе»

Анализ

«Анализ» – слово греческое, означающее «разложение». Самый простой вид анализа – классификация. Умение анализировать – одно из важных качеств менеджера.

Кароль Адамецки – польский инженер – в начале века работал на прокатном стане в той части Польши, которая принадлежала России. Он был единственным поляком среди инженеров этого прокатного стана. Немецкие специалисты говорили между собой, что поляки ленивы, и если бы вместо них трудились немецкие рабочие, то можно было бы увеличить выработку на несколько десятков процентов.

Национальное самолюбие гордого польского инженера было уязвлено. Но действительно, бывали моменты, когда польские рабочие не работали, но временами они трудились без отдыха. Адамецки решил выяснить причину простоев. Первый этап – хронометраж операций прокатного стана – не вызвал особых затруднений. Но анализ данных наблюдений не дал сначала никаких результатов. Наконец, решение было найдено: построение графиков позволило выяснить, что оборудование и люди работают не гармонично. Первые эксперименты работы по-новому ошеломили немцев: производительность труда выросла в три раза.

Следует отметить, что К. Адамецки проводил свои эксперименты практически в одно и то же время с Ф. Тейлором, считающимся основателем научного управления, а опубликовал результаты своих экспериментов даже на три месяца раньше Тейлора.

Чтобы приобрести практический опыт анализа, необходимо иметь исходные данные для выполнения такой работы: понаблюдайте за своим временем с помощью предложенной вам методики по карточкам А. Гастева. Имея результаты наблюдений за одну неделю, можно приступать к их анализу.

Подсчитайте, сколько времени вы тратите на различные дела.

Отметим, что классифицировать расходы своего времени можно по-разному: например, разделить дела по важности, или на творческие и технические, на работу и отдых и т. д. Каждый раз вы получите полезные результаты для выводов.

Синтез

Часто времени нам не хватает – дел больше, чем мы успеваем сделать, а время, в отличие от денег, невозможно у кого-то занять. С другой стороны, бывает, что времени больше, чем нужно, но нельзя отложить его использование на потом, запасти его впрок, поскольку время течет непрерывно.

Научиться управлять своим временем – это значит так организовать свою работу, чтобы времени было как раз столько, сколько его необходимо для выполнения ваших дел. Сделать это помогает научный подход к использованию своего времени.

Например, в случае «лишнего времени», следует всегда иметь запас дел, которым можно посвятить неожиданно появившийся кусок «избыточного» времени. Так, если вам приходится кого-то долго ждать в приемной, имейте на этот случай с собой небольшую книгу или ручку с бумагой.

Что касается ситуации, когда «дел больше, чем времени», то здесь могут помочь знания организационно-экономических законов, которые мы рассмотрим в следующем параграфе, умение применять эти законы на практике позволяет повысить эффективность использования времени за счет лучшей организации в технике личной работы.

Что дает наблюдение за своим временем? Имея результаты учета и анализа времени, можно попытаться изменить структуру своего времени: уменьшить потери времени, увеличить время на те дела, которые вы считаете более важными и др.

В разделе 7 подробно описана методика проведения учета времени с помощью карточек Гастева и предложено упражнение. Рекомендую применить эту методику для приобретения навыков хронометража своего времени.

Мой блог по персональному менеджменту

Любозн. гендир — Ты обещал, что любой инструмент, представленный в этой книге, можно использовать одновременно в трех назначениях. Как насчет карточек учета времени?

Автор – Полезное замечание, уточняю.

Итак, мы используем карточки учета времени и затем проводим их анализ, что позволяет повысить личную эффективность.

Одновременно, повторюсь, мы тренируемся практическим использовать научный метод

Рисунок 2. Элементы научного метода

– а это уже полезный навык для менеджмента организации. Ну и, наконец, наблюдая за своим временем (его расходами), а также пытаясь изменить структуру своего времени – мы проводим своего рода лабораторные эксперименты на себе любимом.

При планировании своего будущего следует ответить на три вопроса: «Где вы находитесь?», «Куда вы собираетесь двигаться?», «Как вы собираетесь достичь поставленных целей?» (Следует отметить, что при ответе на эти вопросы приходится постоянно обращаться к функции контроля – оценивать, где вы находитесь, оценивать ваши возможности достижения целей и др.)

Планирование включает в себя постановку целей и разработку программы достижения этих целей. Цель – это желаемый конечный результат или состояние.

Рассмотрим пример. Когда я работал преподавателем кафедры экономики нижегородского иняза, кафедра дала мне задание разработать новый курс «Инновационный менеджмент» для чтения студентам 5-го курса отделения международного бизнеса.

«Где вы находитесь?» Отвечая на этот вопрос, следует определить состояние, в котором находитесь вы и ситуацию во внешнем окружении.

В моем примере это выглядело так: у меня имелся 15-летний практический опыт работы в научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработках, от времен работы в НИИ даже сохранился значок «Изобретатель СССР», имелся также 7-летний опыт разработки и чтения курсов «Менеджмент» и «Маркетинг», полезным для данного курса являлось и мое участие в международной конференции по защите интеллектуальной собственности. Что касается временных рамок, то на 1 сентября 1999 г. у меня было впереди 4 месяца творческого отпуска на научную работу, в рамках которого пришлось запланировать порядка 15—20 рабочих дней на разработку данного курса.

«Куда вы собираетесь двигаться?» Речь идет о том, какие цели вы ставите?

В моем примере не стоило ограничиваться только ближайшей целью – разработкой курса. Имело смысл поставить задачу шире – не только написать новый курс, соответствующий современным требованиям, но попытаться разработать на его основе новый продукт для моего бизнеса по управленческому консультированию – «консалтинг в области инноваций».