Полина Москвина - Искусство отношений, или Как притянуть успех. Книга-тренинг

Четких правил в отношении размеров визитных карточек нет, но размер должен быть таким, чтобы их можно было хранить в визитницах классического размера.

Помимо ситуации знакомства, деловые визитные карточки можно использовать для поздравлений, вложив в букеты или цветочные корзины.

Корпоративныевизитные карточки содержат много ценной для потребителей информации рекламного характера. В них указывается информация о компании, сфера деятельности, перечень предоставляемых услуг, контактные телефоны, адрес сайта, карта проезда.

Например, на визитных карточках торговых и сервисных фирм указываются реквизиты для связи, часы работы, схема подъезда и краткий перечень товаров или услуг. Размер и шрифт таких рекламных карточек строго не регламентируется.

Дизайн корпоративных визиток отражает фирменный стиль компании. Корпоративные визитные карточки можно использовать для поздравлений, вложив в букеты или цветочные корзины вместе с поздравительными открытками.

А как обмениваться?

Обмен визитными карточками при первой личной встрече с деловым партнером – это необходимый элемент самопрезентации!

Во время процедуры знакомства первым визитную карточку вручает младший по должности старшему. При одинаковом статусе первым вручает визитную карточку младший по возрасту.

Во время групповых встреч обмен визитными карточками ведется строго по правилам, начиная с самых высокопоставленных членов делегации.

При этом младшие по возрасту передают свои визитки старшим, мужчина вручает визитку женщине первым. Инициатива вручения визиток принадлежит принимающей стороне.

Протягивают карточку обязательно текстом вперед. По правилам этикета, приняв карточку, нужно обратить на нее внимание! Не убирайте ее не глядя в карман пиджака или бумажник.

И уж совсем недопустимозасунуть карточку в карман брюк! Это воспринимается как знак неуважения.

Протягивать и принимать карточку нужно правой рукой или двумя руками.

Имейте при себе достаточное количество визитных карточек. Это очень непрофессионально, когда у делового человека нет визитных карточек.

Если вы не застали партнера в офисе, оставьте свою визитную карточку у секретаря, загнув левый уголок. Карточки, оставленные в конверте, не загибают. Можно написать на карточке несколько слов.

Партнеры, заинтересованные в сотрудничестве, получив такую карточку, должны ответить на нее в течение 24 часов: позвонить, послать с курьером письмо или свою визитку.

Визитные карточки не только средство информации, умение пользоваться ими – свидетельство солидности и престижности организации.

Закончилась деловая встреча. В конце разговора собеседник вручает вам свою визитную карточку.

Задания:

1.Отработайте процедуру знакомства равных по положению людей. Продемонстрируйте вашу уважительную реакцию на получение визитки. Посмотрите на нее и прочитайте, например, должность собеседника еще раз.

2. Отработайте процедуру вручения визитки при завершении разговора, привлекая для этого своих друзей или коллег.

Обменяйтесь визитками, при этом назовите собеседника по имени и, пожимая его руку, поблагодарите за то, что он нашел время встретиться с вами.

Скажите, что вам было очень приятно общаться с хорошим профессионалом (или другой подходящий случаю комплимент).

Конечно, в крупных организациях, активно участвующих в международном деловом обороте, есть специально обученные люди, которые работают по функции протокола.

Те компании, у которых нет возможности нанимать дорогих «протоколистов», поручают спланировать и провести прием деловых партнеров кому-то из своих работников.

В общем виде эта процедура выглядит так.

Руководство компании согласовывает дорожную карту визита со своими деловыми партнерами и поручает своим ответственным работникам подготовить почасовую программу пребывания гостей в своем городе.

Эта программа включает процедуру встречи и размещения гостя или делегации гостей, проведение переговоров и протокольных мероприятий, культурную программу (при этом обязательно учитываются предпочтения гостей), процедуру проводов делегации. Руководство компании рассматривает и утверждает программу, а также назначает ответственного координатора, отвечающего за ее реализацию.

Вот как может выглядеть момент встречи, например, двух деловых партнеров.

Встречает деловых партнеров один из топ-менеджеров компании, а если приезжают иностранные партнеры, то среди встречающих должен быть переводчик.

При рассадке в автомобили самым почетным местом, которое должен занять самый статусный гость, является место на заднем сиденье справа. Самым распространенным вариантом в деловом общении можно назвать ситуацию, когда прибывают гость и сопровождающее его лицо. В этом случае рассадка в автомобиле выглядит следующим образом:

1. Главный гость – заднее сидение справа (представительское место);

2. Представитель принимающей стороны – рядом с водителем;

3. Второй гость – заднее сидение слева.

Телефон звон и т.

Общение по телефону все больше заменяет личное общение, поэтому умение правильно и эффективно разговаривать по телефону становится все более актуальным.

Какие же правила использования телефона приняты в деловом мире?

Не срывайте трубку после первого звонка. Почему? Поднимая трубку после третьего звонка, вы успеете настроиться на разговор.

На работе вы имеете дело только с деловыми звонками, поэтому соблюдайте правила: не «алёкайте», не заставляйте абонента тратить драгоценное время на выяснение того, куда же он попал.

Существует международный стандарт ответа по телефону.

Подняв трубку, необходимо поздороваться и четко назвать свою организацию, представиться, например:

«Здравствуйте! Компания „Эталон“, экономический отдел, главный экономист Лосева Маргарита».

Это стандарт, поэтому не надо добавлять в него ни одного лишнего слова!

ОТРАБОТАЙТЕ ЭТОТ СТАНДАРТ, ДОВЕДЯ УМЕНИЕ ОТВЕЧАТЬ ПРАВИЛЬНО ДО АВТОМАТИЗМА.

• Доброжелательный тон;

• улыбка;

• четкая дикция;

• обязательно используйте имя собеседника три раза: в начале, середине и конце разговора.

Это важно!

Говорите четко, старайтесь придерживаться темпа речи в 120—150 слов в минуту.