Александр Бандурка - Административный процесс

Во время прохождения документа в учреждении обязательно делаются такие пометки:

– о поступлении (регистрации) документа – на нижнем правом поле первого листа документа (сокращённое наименование учреждения, дата поступления документа, индекс документа);

– о взятии документа на контроль – на левом поле первого листа документа (на уровне заглавия к тексту) пишется слово «контроль» или буква «к»;

– об исполнении документа и направлении его в дело – на нижнем левом поле первого листа документа (краткая справка об исполнении, если нет документа об исполнении, слова «в дело» и номер дела, в котором документ будет сохраняться, дата направления документа в дело, должность и подпись исполнителя).

Каждый документ должен иметь отметку о непосредственном исполнителе, которая состоит из его фамилии и номера служебного телефона, которые указываются на лицевой или обратной стороне последнего листа документа.

Копия документа изготавливается и выдаётся только с разрешения руководителя учреждения или руководителя соответствующего структурного подразделения. Учреждение может засвидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в нём (это правило не распространяется на архивные учреждения, государственные нотариальные конторы и частных нотариусов).

Инструкцией определяется порядок оформления приложений к документам.

Приложения детализируют, разъясняют отдельные вопросы документа или вопрос в целом. О наличии приложения указывается в тексте документа или после текста документа перед подписью. Например, приложением к данной инструкции служит приблизительный перечень документов, которые не подлежат регистрации деловодной службой. В частности, к ним относятся:

1. Письма, которые поступили в копии к сведению.

2. Телеграммы и письма о разрешении на командировки и отпуски.

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях, собраниях и повестке дня.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Информация, присланная к сведению.

6. Учебные планы, программы (копии).

7. Рекламные уведомления, плакаты, программы совещаний, конференций и т.д.

8. Прейскуранты (копии).

9. Нормы расхода материалов.

10. Поздравительные письма и приглашения.

11. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

12. Научные отчёты по темам.

13. Месячные, квартальные, полугодовые отчёты.

14. Формы статистической отчётности.

Приложения к документам могут быть трёх видов:

– приложения, которые утверждаются или вводятся в действие распорядительными документами;

– приложения, которые разъясняют или дополняют содержание основного документа;

– приложения, которые являются самостоятельными документами и рассылаются с сопроводительным письмом.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.

Порядок размножения документов средствами множительной техники определяется руководителем учреждения, а необходимость размножения отдельных документов – руководителями структурных подразделений. Размножение небольших по объёму документов может осуществляться непосредственно с помощью средств оргтехники. Размножение больших по объёму документов должно осуществляться специализированным подразделением (множительным цехом) по таким правилам:

– для выполнения множительных работ исполнитель заполняет заказ, который подписывает руководитель структурного подразделения;

– документы на размножение передаются в множительный цех вместе с заказом. При этом заказу присваивается номер, отмечается дата его передачи, устанавливается срок выполнения заказа;

– заказы регистрируются в специальном журнале учёта работы множительного цеха. Лицо, которое получает размноженный документ, расписывается на заказе с отметкой даты получения;

– оригиналы документов после изготовления с них копий возвращаются по принадлежности.

Определенные особенности имеет подготовка и оформление документов к заседаниям коллегиальных органов.

Заседания коллегиальных органов осуществляются в соответствии с утверждёнными планами их работы и по мере необходимости. В плане работы коллегиального органа указываются содержание вопросов, дата рассмотрения, фамилия докладчика и наименование структурного подразделения, которое готовит документы для рассмотрения коллегиальным органам, срок подачи документов. Руководители структурных подразделений заблаговременно подают для включения в план работы коллегиального органа перечень вопросов, которые они считают необходимым рассмотреть на его заседании. К перечню прилагается справка о мотивах внесения вопроса на рассмотрение коллегиального органа.

Документы по вопросам, которые выносятся на рассмотрение коллегиального органа, должны подаваться не позже чем за пять дней до заседания. К ним относятся:

– докладная записка (адресованная коллегиальному органу), в которой основательно изложены вопросы с выводами и предложениями;

– проект решения коллегиального органа, а в случае необходимости и проект приказа;

– справка о согласовании проекта с заинтересованными структурными подразделениями и другими учреждениями;

– список лиц, которые приглашаются на заседания коллегиального органа.

О каждом собрании коллегиального органа составляется протокол, который оформляется в соответствии с правилами.

Свое закрепление нашел и порядок обработки и рассылки исходящих документов.

Исходящие документы, в том числе изготовленные на ПК, обрабатываются и посылаются централизованно в день их получения от структурных подразделений или не позже следующего рабочего дня. Не допускается рассылка или передача документов без регистрации их в канцелярии. При этом обязательно проверяется:

– правильность оформления документа и размещения на нём всех реквизитов;

– правильность указания адреса;

– наличие всех необходимых подписей на документе и дополнениях к нему;

– наличие виз на копии документа, которая остаётся в делах учреждения;

– наличие на документе отметки о дополнениях;

– соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

На оригиналах документов, которые подлежат возвращению, на верхнем правом поле первой страницы ставится штамп «Подлежит возвращению». Документы, которые посылаются одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, которые находятся в конверте.

В регистрационной карточке или журнале указываются номер исходящего документа, дата регистрации, заглавие (краткое содержание) документа и номер дела, в котором будет сохраняться его копия. Оригиналы приказов, планов, отчётов, протоколов и т.д. остаются в учреждениях, которые являются авторами этих документов. В другие учреждения посылаются их заверенные копии.