Павел Лукьянов - Разработка учетных приложений в MS Office

Какие знания нужны разработчику учетного приложения? Ему требуются знания в нескольких областях (см. рис. В-2):

Рис. В-2. Необходимые условия для создания учетного приложения

• хорошее знание предметной области;

• знание средств разработки, практические навыки и умения;

• знание теоретических положений и постулатов используемой экономической модели;

• владение математическим аппаратом, используемым при решении задачи.

Таким образом, первым шагом при решении различных задач, требующих автоматизации учета, вычислений и т. д. является разработка учетного приложения силами самого специалиста. Дисциплина «Разработка учетных приложений в MS OFFICE» посвящена изучению подходов по созданию таких приложений.

Общая задача повышения эффективности функционирования бизнеса, как правило, напрямую связана с поиском оптимальных управленческих решений, причем управленческие решения основаны во многом на результатах работы учетных приложений.

В настоящее время наибольший резерв в повышении эффективности любой хозяйственной деятельности лежит в оптимизации управления, и учетное приложение, как правило, автоматизирует некоторый участок в цепи управления организацией или часть бизнес-процессов предприятия.

На каких участках используются учетные приложения? Для ответа на этот вопрос разберем, как работает любая организация. Самая простая модель организации – модель «черного ящика», когда мы ничего не знаем о том, что происходит внутри, но можем сказать, что организация потребляет на входе и что выдает на выходе (рис. 1–1).

Рис. 1–1. Схема деятельности предприятия в модели черного ящика

При таком описании функционирования предприятия цели управления могут быть сформулированы следующим образом (рис. 1–2):

Рис. 1–2. Обобщенные цели управления предприятием

Чтобы эффективно решать задачи управления с помощью учетных приложений, нужно представлять, как традиционно происходит управление любой организацией.

В общем виде процесс управления во всех сферах деятельности можно представить в виде так называемой петли управления, включающей циклическую последовательность следующих этапов: прогноз – > планирование – > деятельность по реализации планов – > учет и анализ результатов – > коррекция прогнозов и планов – > прогноз …(рис. 1–3).

Процесс управления имеет иерархическую структуру и включает несколько подуровней по направлениям деятельности (производство, сбыт, снабжение, финансы и др.), которые в свою очередь включают соответствующие бизнес-процессы. Управление предприятием всегда предполагает достижение неких целей (снижение издержек производства, повышение прибыли, увеличение качества и др.).

Руководитель или, в общем случае Лицо, Принимающее Решения (ЛПР) всегда стремится так сформировать петлю управления, чтобы добиться выполнения определенных целей и требований (рис. 1–4).

Рис. 1–3. Обобщенная схема управления предприятием

Рис. 1–4. Требования ЛПР к петле управления

Разберем схему управления предприятием более подробно (рис. 1–5) и рассмотрим, какие задачи нужно автоматизировать на каждом этапе, какова очередность автоматизации.

Из схемы видно, что для того, чтобы анализировать и повышать эффективность бизнеса, необходимы данные, на основании которых эту эффективность можно считать. Т. е. без автоматизации учета и контроля никакие дальнейшие вычисления невозможны. Поэтому программы автоматизации учетной деятельности – это тот фундамент, на котором построен анализ и управление любым предприятием, управление любой хозяйственной деятельностью.

Рис. 1–5. Петля управления производством и реализацией продукции

Вывод.Именно с разработки программ учета и контроля нужно начинать автоматизацию бизнеса, чтобы затем использовать накопленную базу данных для анализа, прогнозов, оптимизации управленческих решений, формировании отчетности и т. д.

Все учетные приложения имеют сходные черты. Так, на вход учетного приложения поступают структурированные данные, далее с этими данными выполняются типовые действия, для реализации этих действий используется стандартный интерфейс, а на выходе Пользователь получает набор типовых отчетов с результатами (рис. 1–6).

Рис. 1–6. Отличительные черты учетных приложений

К остальным программам отнесем более сложное программное обеспечение, как в постановочной части, так и в части реализации.

Как подготовительное упражнение перед разработкой расчетной части учетного приложения рассмотрим простой пример предпринимательской деятельности и оценим ее эффективность.

При анализе примера будет продемонстрировано использование модулей «Учет и контроль продаж», «Анализ эффективности бизнеса», «Оптимизация управленческих решений» (рис. 1–5).

Дано: Вы, как предприниматель, заключили несколько договоров о поставке хлебобулочной продукции в близлежащие детские сады и школу. Для производства хлебобулочных изделий Вы планируете взять в аренду хлебопекарный цех. Оценим прибыль от реализации такого проекта. Исходные данные (работа блоков « Учет и контроль», рис. 1–5) представлены на рис. 1–7. Мы предполагаем, что весь выпущенный хлеб будет реализован.

Требуется определить прибыль за месяц (работа блока « Анализ эффективности бизнеса», рис. 1–5). Решение задачи для случая стопроцентной реализации всей продукции приведено на рис. 1–8.

Вместе с тем, если учесть реальные рыночные условия, то в наши расчеты нужно внести некоторые коррективы. Так, нет никаких гарантий, что весь произведенный хлеб будет распродан.