Сергей Готин - Логико-структурный подход и его применение для анализа и планирования деятельности

2. Постарайтесь логично сгруппировать статьи бюджета так, чтобы общая таблица не содержала более чем 10-15 бюджетных статей. Донора не будет интересовать количество шариковых ручек, которые вы приобретаете в рамках проекта, если рядом стоит бюджетная линия «автомобиль». Кроме того, бюджет из 200 статей сложно читать. Объедините группы расходов и назовите их общим словом: «канцтовары», «транспорт», «зарплата», «оборудование» и т.д. Часто правила группирования

предоставляет донор, в любом случае, стоит уточнить наличие таких требований.

3. Если какая-то бюджетная статья получилась крупной, неплохо приложить к бюджету таблицу, составленную в том же формате, что и бюджет, и расписать эту статью в деталях. Таким образом, в основном бюджете будут указаны общие суммы

– например, на канцтовары, а в приложении будет расписано, сколько шариковых ручек вам подарили, а сколько блокнотов вы собираетесь приобрести за средства донора. Если последний заинтересуется деталями – он посмотрит приложение.

4. Очень хорошо, если вы умеете пользоваться компьютерной программой электронных таблиц, например Microsoft® Exel. Если не умеете – обязательно научитесь! Тогда суммы и итоговые значения из детальных бюджетов и приложений легко собрать в общий бюджет, а сами они, что очень важно, будут рассчитываться автоматически. Такой расчет, в свою очередь, исключит ошибки и облегчит внесение изменений в бюджет. Указывайте в бюджете, в том числе и в его нефинансовой части, реальные суммы расходов на основе анализа рыночной стоимости товаров или услуг. Не старайтесь увеличить собственный вклад в проект за счет выбора более дорогих поставщиков товаров и тому подобных действий – наверняка донор произведет выборочную проверку указанных цифр, и вы попадете в неловкое положение, объясняя, почему вы покупаете такие дорогие тетради для проведения тренинга.

5. Включая в бюджет, например, использование офисного оборудования, вы должны указать стоимость его использования для проекта, а не стоимость оборудования.

Например, для проекта необходимо использовать 1 компьютер в течение в среднем 5 дней в месяц. Укажите стоимость использования компьютера в течение 5 дней, а не стоимость покупки нового компьютера. Ваш бухгалтер легко предоставит вам такой расчет. Или оттолкнитесь от простой оценки: в году 200 рабочих дней, гарантийный срок эксплуатации компьютера – 1 год, стоимость 1000$. Таким образом, стоимость 1 дня эксплуатации компьютера составит около 1000/200/1=25$, соответственно, 5 дней эксплуатации компьютера будет стоить 125$, а не 1000$. Нам приходилось видеть бюджеты, в которые в качестве нефинансового вклада указыталась стоимость офисные помещений, строительства дороги к социальному центру, автомобиля руководителя и т.п.

6. Оценивая нефинансовый вклад, сравнивайте оценки с рыночным предложением.

Например, если стоимость аренды компьютера на 5 дней в примере из предыдущего пункта составляет 50$ (что, согласитесь, меньше, чем рассчитанные 125$), то, возможно, стоит арендовать компьютер на стороне, а не использовать собственный?

7. Теперь, забегая вперед, скажем несколько слов об отчетности. Помните, что для подготовки отчета вам необходимо будет иметь подтверждающие документы на финансовый вклад согласно действующему законодательству – чеки, накладные и тому подобные документы. Причем правилом хорошего тона (а в большой части организаций – обязательным требованием) является предоставление отчета по всем видам финансовых вкладов всем без исключения донорам, участвовавшим в финансировании проекта: это соответствует принципу прозрачности и демонстрирует ваше ответственное отношение к партнерам.

8. Часть доноров может потребовать независимого аудита, а в случае международного финансирования – проведения его в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности. Во-первых, вы должны помнить, что аудит должен покрывать весь финансовый вклад. Во-вторых, стандарты бухгалтерского учета в вашей стране могут отличаться от международных. В-третьих, стоимость аудита нужно будет также включить в бюджет: в случае международного аудита он может оказаться достаточно дорогим, особенно если потребуется перевод учетных документов в международные стандарты.

9. Не забудьте о расходах, которые у вас появятся в процесс получения и использования финансовых средств: налоги, НДС, банковские расходы, курсовые разницы и потери на конвертации валют, налоги на заработную плату и отчисления в фонд социальной защиты, налоги на имущество и т.д. Также стоит помнить о таких источниках доходов, как банковские проценты, которые могут появиться в крупных проектах.

10. В процессе реализации проекта вы наверняка столкнетесь с изменением тех или иных цен, курса валюты и тому подобными изменениями. В результате ваш бюджет и реальное его выполнение будут отличаться. Уточните у донора его политику относительно изменений в бюджете: обычно отклонения в размере не более 5-10% от величины бюджетной статьи считаются незначительными при условии сохранения общих цифр бюджета. Иными словами, вы можете перенести часть средств с одной статьи на другую (например, с канцтоваров на транспорт), однако не можете запросить увеличение общей суммы финансирования. Также большинство доноров позволяют резервировать несколько процентов бюджета на так называемые «прочие» или «непредвиденные расходы» – этим также полезно пользоваться.

11. Когда бюджет готов, обязательно проверьте, сходится ли он с вашим планом, представленным в виде логико-структурной схемы. Устраните возникшие нестыковки.

12. Помните об эффективности выбора тех или иных инструментов! Например, если вам необходимо совершать периодические поездки, просчитайте, что выгоднее: пользоваться услугами такси или приобрести и обслуживать автомобиль. Поддаваясь искушению действия в соответствии со стратегией «проект закончится, а автомобиль останется в организации», многие забывают, что средства должны тратиться эффективно, а донор будет это обязательно оценивать.

13. Приобретая то или иное имущество, не забывайте о расходах, которые могут возникнуть в результате владения этим имуществом (например, налог на недвижимость) либо его эксплуатации (кто будет ремонтировать автомобиль и модернизировать компьютер).

14. И последнее. Помните, что бюджет – это, прежде всего, ваш финансовый план, по которому придется работать именно вам. Роль бюджета как «документа для донора», к сожалению, часто преувеличивается. Донор лишь оценивает и сопоставляет свои возможности с вашими запросами, а выполнять бюджет придется именно вам.