Сергей Готин - Логико-структурный подход и его применение для анализа и планирования деятельности

Другими словами, процесс - это регулярные, периодические действия, направленные на достижение одних и тех же целей, создание различных однотипных продуктов и услуг и улучшение их качества, то есть, образно говоря, «конвейер». Если вы заинтересованы в управлении процессом, то вам необходимо лишь отладить «конвейер», обучить «рабочих» – и система будет функционировать. В этом случае предполагается, что внешние условия остаются неизменными или изменяются незначительно, результат работы всегда один и тот же и выдается «конвейером» через определенные промежутки времени. А процессно-ориентированная организация– это такой вид организации, в которой обеспечивается непрерывный процесс производства продуктов и услуг, включая обеспечение контроля их качества на протяжении всего процесса осуществления деятельности при взаимодействии различных подразделений. Поэтому процесс контроля достижения конечногорезультата, то есть проверка соответствия результата требованиям заказчиков, становится в таких организациях одним из самых важных.

Теперь поговорим о проектах и проектно-ориентированном управлении.

Порядок действий, которому мы следуем ежедневно и к осуществлению которого привыкли, кем-то когда-то был создан впервые. Кто-то изобрел зубную щетку и зубную пасту, научил людей чистить зубы, проложил дорогу до нашего места работы, продумал и создал школьную программу, организовал подразделение милиции и утвердил автобусный маршрут. Мы не знаем, как проходил процесс создания всего этого и как эти алгоритмы «заработали» в первый раз. Не всегда у создателей этих алгоритмов был пример организации подобных действий, им пришлось создавать их впервые. Такие действия, направленные на создание или усовершенствование какого-то уникального продукта, услуги, выполняемые впервые в данных условиях, ограниченные во времени моментом начала планирования и моментом подведения итогов, называются проектом. Методы, с помощью которых осуществляется создание таких алгоритмов и управление осуществлением таких действий, – это проектный подход к управлению.

Другими словами, «проект» – это не набор документов, который вы готовите и предлагаете финансирующим или вышестоящим организациям с целью предоставления отчетности или получения денег для выполнения какой-либо деятельности. Проект– это система спланированных и взаимосвязанных действий, направленных на решение конкретной проблемы либо достижения определенной, заранее сформулированной цели. Время выполнения проекта ограничено, он не может длиться вечно. Для его осуществления необходимо привлечение ресурсов (исполнителей (рабочая сила), материальных ресурсов (деньги, техника) и т.д.). При реализации каждого из проектов внешние условия и требования к конечному результату могут изменяться, поэтому для создания нового продукта или услуги потребуется создание нового проекта. Таким образом, если вы заинтересованы в управлении проектами, то вам потребуется каждый раз заново проводить анализ внешних факторов, влияющих на выполнение проекта и планировать свою деятельность.

Проектно-ориентированное управление– это управленческий подход, при котором многие заказы и задачи в деятельности организации рассматриваются как отдельные проекты, к которым применяются принципы и методы управления проектами. Проектно-ориентированная организация(Projectized Organization) – это любая организационная структура, в которой менеджер проекта обладает достаточными полномочиями для установления приоритетов в процессе осуществления деятельности и руководства работой лиц, назначенных для выполнения проекта.

После того, как созданные в виде проектов наборы действий будут осуществлены несколько раз, они станут привычными, обыденными – и превратятся в процессы.

Между проектным и процессным подходами есть много существенных различий. В повседневной жизни мы сталкиваемся с различными подходами к планированию действий, причем планирование одного и того же действия, осуществляющегося в разное время и для разных людей, может иметь особенности как процессного, так и проектного подхода.

Например, для мамы, которая готовится отправить своего ребенка «в первый раз в первый класс» подготовка своего чада к школе – вопрос организации проекта. Надо «устроить» ребенка в школу, получить список необходимых принадлежностей, познакомиться с учителем, посоветоваться с подругами, дети которых уже ходят в школу, припомнить свой детский опыт. Также надо учитывать личностные особенности своего ребенка, имеет ли он опыт общения со сверстниками или нет. Далее, на этапе приобретения школьной формы и необходимых принадлежностей, следует учесть объем «семейного кошелька» и доступность тех или иных товаров в магазине. Для мамы анализ и сопоставление всех этих факторов равно как осуществление необходимых действий – не что иное, как планирование и осуществление проекта вне зависимости от того, изучала она проектное планирование или нет.

Важно уметь отделять содержание проекта от алгоритма, по которому он будет планироваться и реализовываться. Любой проект можно спланировать, действуя согласно определенному алгоритму (сбор и анализ информации из разных источников, ее сопоставление, оценка приоритетов и методов решения тех или иных проблем, консультации с экспертами, соотнесение ожиданий со своими возможностями, в том числе и финансовыми, реализация составленного плана и оценка того, что получилось). Не важно, покупаем мы первый автомобиль или печем пирог по новому рецепту – все перечисленные шаги в той или иной форме будут пройдены. Содержаниеже делает проект уникальным, фактически делает проект проектом. Понятно, что для проекта покупки автомобиля и для проекта изготовления пирога нужны совершенно разные знания с точки зрения содержания, однако планирование будет идти по одному и тому же алгоритму – алгоритму проектного планирования.

После того, как будет реализовано несколько однотипных проектов (за много лет мы поменяли уже десяток автомобилей и испекли сотни пирогов), руководитель проекта

(человек, который отвечает за выполнение и результативность всех действий, запланированных в соответствии с методами проектного планирования и управления) сможет написать стандартное руководство по покупке автомобилей (изготовлению пирогов). Это руководство есть не что иное, как описание процесса, в который превратился проект после определенного числа реализаций. Согласно этой памятке – алгоритму действий – любой менее компетентный человек сможет достичь приемлемого результата за короткое время.