Сергей Готин - Логико-структурный подход и его применение для анализа и планирования деятельности

В газетах и журналах часто публикуются статьи экспертов, которые дают читателям самые разнообразные советы по совершенно различным «житейским.» вопросам: как быстро похудеть, как завести машину в мороз, где дешево и хорошо отдохнуть летом, в каком кафе самый вкусный кофе… Эти статьи – не что иное, как попытка передачи экспертом – автором статьи своего опыта, основываясь на котором вы можете преобразовать разрабатываемые самостоятельно «бытовые» проекты – в процессы.

Если вдруг случится так, что «система дала сбой» -изменились внешние условия или проект стал недостаточно эффективен (повысились цены на автомобили, «приелся» пирог) – надо снова искать руководителя проекта и вносить коррективы в первоначальный план. А это действие уже является усовершенствованием процесса – новым проектом, к которому снова применимы методы проектного управления.

Пособие, которое вы держите в руках, посвящено технологии проектного управления – универсальной технологии, позволяющей спланировать любой проект независимо от его содержания, коей является логико-структурный подход. Эта технология не уникальна, существуют и другие (например, разработанная в Советском Союзе ТРИЗ – теория решения изобретательских задач). Выбор в пользу ЛСП сделан по нескольким причинам:

• Во-первых, как уже упоминалось выше, это своего рода язык общения с европейскими организациями, в которых ЛСП является стандартом проектного планирования.

• Во-вторых, это наиболее открытая и проработанная методология, наименее привязанная к содержанию проектов.

• В-третьих, ЛСП ориентирован на работу с людьми, в отличие от того же ТРИ- За, который нацелен в первую очередь на решение инженерных задач. Применение ЛСП позволяет спланировать и реализовать проект наименее болезненно, бесконфликтно для участвующих в проекте партнеров.

Понятно, что никто не применяет ЛСП при подготовке ребенка к школе или планировании выезда на рыбалку с друзьями – временные и финансовые затраты на проведение такого анализа несопоставимы с ожидаемыми результатами. При реализации же более важных задач (организация учебных курсов, социальной работы, бизнес-проектирование и т.д.) игнорирование тонкостей проектного планирования может привести к значительным потерям. При этом мы должны понимать, что рискуем не только материальными ресурсами (финансовыми в первую очередь), но от нашей деятельности зависят люди – в первую очередь те, на изменение жизни которых она направлена. Однако для облегчения понимания отдельных моментов применения ЛСП в этом пособии мы будем приводить простые примеры, которые, надеемся, помогут вам лучше понять и «прочувствовать» данную методологию.

И последнее, но довольно важное замечание. Говоря о финансировании проекта, нужно понимать, что внешнее финансирование (привлечение ресурсов из источников, находящихся вне пределов организации), как правило, является проектным. То есть, если вы отвечаете за какой-то процесс, для обеспечения которого нужны ресурсы, то вам будет тяжело получить поддержку извне. Однако если вы подготовите проект по обеспечению вашего процесса постоянными источниками этих видов ресурсов (оборудованием, материалами и т.д.), то получить финансирование будет более реально.

Например, ваша организация курирует работу благотворительной столовой. Для ее нормальной работы требуются регулярное обеспечение продуктами питания, оплата труда поваров, оплата аренды помещения и т.д. Привлечь необходимые средства для обеспечения такого вида ресурсов будет тяжело. Однако если вы будете искать поддержку для осуществления проектов по модернизации оборудования, набору и обучению персонала, ремонту помещения, то найти источник финансирования становится реально. В рамках же первоначального проекта по организации столовой его авторы должны были предусмотреть создание системы, обеспечивающей функционирование проекта после его окончания: например, создание огорода или приусадебного хозяйства как источника продуктов либо доход от какого-то вида деятельности, обеспечивающий поваров зарплатой.

Забегая немного вперед и заглядывая за определенные рамки настоящего пособия, мы хотели бы немного поговорить о том, каким образом ваш будущий проект впишется в ту среду, в которой ему предстоит жить и развиваться.

В рамках руководства мы в основном будем касаться среды проекта в контексте заинтересованных сторон, целевых групп, партнеров, возможных противников и конкурентов. Иными словами, тех, чьи интересы в той или иной степени затрагивает проект.

С другой стороны, существуют два очень важных аспекта, связанных с внешней средой проекта, и на них хотелось бы обратить особое внимание. Это вопросы увязки нового проекта с уже существующими внутри вашей организации другими проектами, представленными руководству или донору. В связи с этим возникает два вопроса:

1. Мы ли (наша организация, отдел, подразделение…) должны заниматься этим проектом?

2. Даст ли донор (начальник, партнер, спонсор.) деньги (выделит ресурсы) на наш проект?

Получение ответов на эти два вопроса – тема отдельного руководства, примерно в два раза большего по объему, чем данное пособие. Здесь же мы постараемся указать на несколько важных моментов, знание и понимание которых пригодятся вам в начале «карьеры» руководителя проектов. К тому моменту, когда у вас накопится достаточный опыт работы в этой области, вы сможете самостоятельно ознакомиться с другими пособиями по организационному развитию, стратегическому планированию, проектному менеджменту и ресурсообеспечению организации.

Дело в том, что большинство организаций (как тех, которые реализуют проекты, так и тех, которые их поддерживают) одновременно работают с несколькими проектами (а иногда – с несколькими десятками или даже сотнями). Для того, чтобы управлять таким большим количеством проектов, их объединяют в портфель или так называемое портфолио проектов (Project Portfolio). Тому, как управлять портфолио проектов, учит соответствующий раздел проектного менеджмента -управление портфолио проектов (Portfolio Management).

Принципы формирования портфолио проектов бывают разные: по географическому признаку, целевым группам, размеру бюджета (микро-, мини-проекты), длительности финансирования, организации-донору и т.п.

Частным (и наиболее распространенным) случаем портфолио проектов является программа, когда каждый из проектов, входящих в портфолио, является частью более крупной системы действий – программы. В этом случае общие цели всех проектов портфолио совпадают и образуют цель программы. Эта цель формулируется на уровне итогового результата, эффекта или глобальных изменений той среды, в которой работает организация. Безусловно, цели программ должны в свою очередь быть связаны с миссией и стратегией организации.