Мария Хайнц - Семь навыков эффективных родителей: Семейный тайм-менеджмент, или Как успевать все. Книга-тренинг

Ключевое звено естественного планирования – выбор подходящего инструмента. Чем меньше дел вам нужно хранить в голове, тем спокойнее вы будете, тем проще вам будет работать, учиться, проводить время с детьми. Все задачи нужно хранить в планировщике, который в нужный момент должен напомнить вам о том, что необходимо сделать.

Если вам удобно работать с планировщиком, планирование будет естественным и эффективным. Это может быть бумажный ежедневник, программа на iPhone, смартфоне, компьютере, настенная магнитная доска, записки на холодильнике и т. д. Вы можете использовать несколько инструментов: один для дома, другой для работы. Или один для семейного планирования, а другой для всего остального.

Самый удобный и наглядный инструмент планирования семейных дел – это холодильник или магнитная доска, где можно писать маркером. Еще вам понадобится пара магнитов для вывешивания различных заметок. Единственный недостаток такого инструмента – его немобильность и молчаливость. Список продуктов, который вы повесили на холодильник, легко забыть. Магнитная доска не оповестит вас сигналом о том, что нужно записать ребенка на очередную прививку. Для таких целей лучше всего подходит приложение на смартфоне.

Отличие смартфонов от обычных сотовых телефонов – относительно большой экран, на котором удобно писать и планировать, а также схожесть по функциям с компьютером и наличие специального программного обеспечения, в том числе для тайм-менеджмента. Смартфон можно всегда держать под рукой, фиксировать поступающие задания, заносить их в подходящий список. Списки при необходимости можно пересылать другим (например, список покупок – мужу). Такая организация процесса освободит вас от необходимости обращать внимание на ненужное и избавит от лишнего стресса.

Для кого-то бумажный органайзер – по-прежнему самое простое и удобное средство планирования. Он приемлем по цене, его можно носить с собой. Для многих людей планировать на бумаге удобнее, чем на смартфоне или компьютере. С бумаги информация никуда не пропадет, в декабре можно найти цели начала года и посмотреть, что выполнено, а что нет. И все же у органайзеров много недостатков по сравнению со смартфонами. Родители, освоившие технику, планируют быстрее, эффективнее и более мобильны в том, что касается передачи информации.

Смартфон можно синхронизировать с компьютером, и тогда все ваши задачи будут в обоих устройствах. Единственное, что нужно иметь в виду, что не все смартфоны и программы можно синхронизировать с компьютером. Об этом нужно заранее спрашивать при приобретении смартфона или соответствующей программы.

Сегодня для планирования я использую сразу несколько инструментов:

• Магнитную доску размером 55 × 90 см для семейного планирования. Висит она на видном месте в коридоре. Треть ее занимает краткий план семейных дел на неделю. Еще одну треть – бумаги, которые нужно обсудить, план дежурств мужа. В центре доски – дела, которые нужно сделать (вместе или мужу) и наши с мужем сообщения друг другу («Люблю тебя», «Сегодня вечером спорт!»). Мы оба – визуалы, поэтому письменные сообщения нам подходят лучше всего.

• Большая магнитная доска размером 90 × 120 см, которую я использую для личного стратегического планирования. Она висит в спальной комнате. Чаще всего в центре я рисую колесо жизненного баланса [14], из которого рождаются долгосрочные и среднесрочные цели. Имея перед глазами эти цели, легко составить план на месяц, неделю или день.

• Ну и, конечно, iPhone. Его я использую для фиксации входящих задач, составления списков, записи мыслей для тех или иных проектов. В этом мне помогают программа Things и заметки. Последнее время очень часто использую фотокамеру iPhone для фиксации нужной информации. Если нужно что-то быстро запомнить, сохранить изображение – без фотокамеры никуда.

• Иногда я использую бумажное планирование, особенно за компьютером. Если мысли о делах не дают мне сосредоточиться, я просто выписываю их на лист бумаги и делаю после того, как заканчиваю задание, для выполнения которого села за компьютер.

Мой главный инструмент планирования – очень простой. Называется «тетрадь для всего». Это большая толстая тетрадь формата А4, в которую я записываю цели, планы, задачи, рисую от руки схемы, провожу мозговые штурмы и т. д. Это мой самый верный и самый любимый инструмент. Конечно, использую и календари, включая Google Calendar, но именно для планирования мне удобнее всего такая тетрадь.

У нас с мужем есть долгосрочные семейные планы, для себя в конце каждого года намечаю цели на следующий. Раз в месяц отвожу примерно час на продумывание целей и задач на месяц и каждую неделю начинаю с плана на неделю. Но план этот очень гибкий – я намечаю главные задачи и сочетаю их в течение недели таким образом, чтобы максимально эффективно их выполнить с точки зрения времени и сил, при этом обязательно стараюсь часть задач делегировать.

Возможно, для того чтобы найти свою систему планирования, вам придется испробовать разные системы, но не останавливайтесь, пока не найдете то, что вам действительно нравится и помогает эффективно строить день.

Рынок программного обеспечения пестрит различными средствами планирования дел. Практически в каждом смартфоне есть календарь и заметки, которых вполне может хватить домашней хозяйке. Если у вас более амбициозные планы, стоит подумать о приобретении специальной программы.

Самые популярные планировщики основаны на системе GTD (getting things done) Дэвида Аллена. Основная задача планировщика – освободить свою голову от дел. Все они должны быть зафиксированы в программе и ждать назначенного часа.

Самые популярные на сегодня – это приложения Things, 2do, Remember The Milk, OmniFocus, MyLifeOrganized и LeaderTask. Все они построены по одному принципу, но имеют различия в количестве функций, настройках и дизайне. В соответствии с концепцией GTD, главная функция программы – фиксировать все желаемые цели, дела и задачи, а потом сортировать их по различным папкам для выполнения.

Необходимо отметить, что некоторые программы разрабатывались специально для iPhone и Mac (Things, 2do) и их нельзя синхронизировать, например, с Outlook (в последней версии 2do эта функция появилась). Поэтому, приобретая новую программу для планирования своих дел, проанализируйте, нужна ли вам синхронизация с другими программами, которыми вы пользуетесь.Вы можете уточнить, какие программы – аналоги Things будут работать на вашем смартфоне и компьютере [15].