Вася Кислый - Верхом на корове

складывается на ваш личный склад канцелярских принадлежностей.

Лоток 3. «посылки». Это наборы материалов (без папок!), обернутые сверху бумажкой, сложенной пополам и прихваченной скрепкой (В левом верхним углу). На бумажке должен быть

адресат и краткая тема. Допустим, Вы обрабатывали (читали, значит) бумажный документ под

названием “Система фейрверков к финалу песни про зайцев”, полученный вами от начальника

АХО Мастеркова. Сложите пополам бумажку в четверть А4 (Называется А6), напишите на

ней: «Мастеркову. А где финальная надпись метровыми огненными буквами “Зайцы, вперед!?»

Наденьте бумажку на лист со схемой фейрверков и прихватите сверху скрепкой - так сам лист

не повредится скрепкой - и положите в лоток. Не кладите такие вещи в папку – иначе она (папка) уйдет от вас к Мастеркову. А ведь вы шеф и по правилам надо сделать так, чтобы, наоборот, к

вам все приходило, а не уходило! Доставьте посылки сами или с помощью секретарши один раз в

день, а чаще бывает, что «посылка» доходит до владельца во время текущих деловых встреч без

дополнительных усилий.

Финал песни про зайцев

Бумажки А6 можно купить в канцелярском магазине или нарезать самому. Листок А6 – удобный

формат. Можно писать на нем слова, рисовать рожи, пояснять кому-нибудь мысли, а потом

выкидывать.

Еще понадобятся лейблы. Аллен предлагает завести этикет-пистолет. Все, что требуется от

этикет-пистолета – чтобы он наклеивал чистые белые наклейки размером со спичечный коробок

на любую поверхность и не пачкал Вам при этом руки клеем. Впрочем, лично я использую листы с

нарезанными клейкими лейблами (15 штук на листе).

Лейблы надо клеить на файловую папку, в которую вы сложите обработанный документ или

на цветую папку-карман. Если решите применять данную систему – соблюдайте важное правило: у вас не может храниться бумажного материала, не помещенного в отдельную файловую папку

и без лейбла. Файл хранится в папке типа КРОНА. Лейбл наклеивается в правый верхний

угол (чтобы меньше загораживал название документа и первые самые главные слова в тексте

документа).

Папки

Для обработки понадобятся еще следущие папки: СПРАВ, СОПУТ, МУЗЕЙ, МБКН

Папка МУЗЕЙ – это папка, в которую следует помещать все бумажки, не представляющие

никакой практической ценности, и которые надо бы, но жалко выкинуть. Я не знаю, почему Вам

жалко. Это какие-то милые вашему сердцу бумажки. Ну, например, чужие фотографии с пикника, любовные записочки, театральные программки и т.д., а также деловой мусор, который, прежде чем

быть выкинут, должен лет 5 храниться на случай чего.

Некоторые называют это архив, но это не архив. Это место, в которое сваливают всё вообще и

в котором никто никогда и ничего не найдет, это предпомойка, которая просто сколько–то времени

предшествует помойке натуральной. Тем не менее, хранить обязательно надо аккуратно, каждый

артефакт – в собственной файловой папке с лейблом и пометками.

Папка СПРАВ - это папка, в которой хранятся справочные материалы. Все, что может

пригодиться и что надо быстро найти в случае необходимости. Хранить справочные материалы

надо ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО в алфавитном порядке (принцип классического GTD по Аллену). Даже

если справочные материалы превысят по объему одну папку КРОНА (а это бывает редко), заведите две или даже три папки КРОНА. По мере, так сказать, заполнения. Тогда уж точно хватит

места.

Купите пластиковые разделители листов для папок. Это такие листы пластика, устроенные как в

телефонной записной книжке. Их маркеры вылезают друг из-под друга. Можно открыть папку сразу

в нужном месте. Буквы можно наклеить свои или купить уже с буквами. Если не хватит листов

для всех букв - наклейте по 2-3 буквы на каждом маркере. В этой папке (как и в других) бумага

хранится только в файловых папках, снабженных лейблами. На лейбле написаны две строки.

Это существительные (изредка с подчиненными словами). Первое – тема, которая начинается

с соответствующей буквы. Второе – подтема. Например, Садоводство – это тема. Инструмент

садовый – подтема:

Садоводство//Инструмент садовый, или:

Садоводство//Семена,

Еще примеры: Отдел//Координаты сотрудников, Отдел//Бюджеты

Или так:

Отдел

Инструкции должностные

Не делайте уровень вложенности больше двух (принцип классического GTD)! Иначе придется

забыть о быстром поиске.

Папка СОПУТ. Это самая важная папка из всех. Нужна она для того, чтобы сопровождать ваши

действия и текущие проекты, записанные в RTM тяжелой бумажной артиллерией. Например, у Вас

в списке <**FOCUS> обозначено действие:

<���Я//искать материалы по оптимизации налогов>

Вам приходит в голову просмотреть по этому вопросу пару-тройку журналов. Допустим, обнаружился интересный материал в журнале «Свой бизнес». Вы вырезаете нужную статью и

складываете ее в файловую папку. На файлик наклеиваете лейбл с надписью, соответствующей

записи в RTM, то есть:

<���Я//искать материалы по оптимизации налогов>

При этом в действии, записанном в RTM чуть меняете тему. Приписываете СОПУТ//. Вот что

получается в RTM:

<���Я//СОПУТ//искать материалы по оптимизации налогов> Теперь, если задача еще не выполнена и поиск продолжается – вы будете снабжены

соответствующим материалом. Файлики помещаются в папку в произвольном порядке. Если

вы аккуратно обращаетесь со своими задачами, папка не будет переполняться и найти в

ней соответствующие бумажки будет проще простого. Туда же складываются материалы, сопутствующие действиям из других списков: <*LATER> и .

Папка СОПУТ может содержать и материалы к проектам. Но материалы по важнейшим проектам

целесообразнее накапливать в пластиковых папках - карманах со специальными названиями.

Папка МБКН (может быть.когда нибудь) – аналог категории MAYBE в RTM. Бывает так, что вдруг

встречается статейка или просто чьи-то наброски, которые наталкивают Вас на ИДЕЮ. Запишите

идею во “Входящие” или наговорите аудиозаметку в Evernote для завтрашней обработки в рамках

регламента, а наброски поместите в папку МБКН (конечно, в файлике и с лейблом). Ваша ИДЕЯ

или МЕЧТА будет иметь солидное обеспечение в «бумажных носителях».

Еще. Указанные папки (как и лотки) должны располагаться от вас НА РАССТОЯНИИ

ВЫТЯНУТОЙ РУКИ. Это важно (принцип классической GTD!). Если при обработке документов из