М. Климова - Налог на прибыль

Для организаций, финансируемых из бюджета, нормы расходов на проезд к месту командировки (на территории Российской Федерации) и обратно установлены постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» и составляют (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями):

– железнодорожным транспортом – стоимость проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

– водным транспортом – стоимость проезда в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

– воздушным транспортом – стоимость проезда в салоне экономического класса;

– автомобильным транспортом – стоимость проезда в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Отчитываясь о командировке, работник обязан представить работодателю проездные документы (авиа– или железнодорожные билеты, билеты на морской, речной транспорт, общественный транспорт – метро, автобус, маршрутное такси и т.д.).

Ксерокопии утерянных билетов не могут служить достаточным основанием для признания фактически понесенных расходов.

При приобретении работником электронного билета для поездок в командировки на территории Российской Федерации и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут быть маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

В то же время расходы при приобретении работником электронного авиабилета также могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение, в частности при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей, и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата полета) (письма Минфина России от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649, от 27.08.2007 № 03-03-06/1/596, от 13.08.2007 № 03-01-10/6-239, от 17.07.2007 № 03-03-06/4/99).

Аналогичные документы могут подтверждать расходы на проезд при приобретении электронных билетов за рубежом (письмо Минфина России от 08.09.2006 № 03-03-04/1/660).

Если по производственным или другим уважительным причинам билеты пришлось поменять или сдать (например, командировка была отменена, продлена, перенесена, и это оформлено соответствующим распоряжением, задержан рейс), расходы, связанные с обменом и сдачей билета (сбор транспортной организации), подтвержденные квитанцией, считаются экономически оправданными (письма Минфина России от 02.05.2007 № 03-03-06/1/252, от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338, от 16.11.2006 № 03-03-04/2/244).

Отсутствие оригиналов (дубликатов) проездных документов предполагает признание налогоплательщиками расходов на проезд в размере минимальной стоимости проезда на основании справки, которую работник должен получить в кассе:

– железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда (на основании справки из железнодорожной кассы);

– водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

– автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Особо рассмотрим ситуацию, при которой сотрудник берет отпуск перед командировкой или после выполнения служебного задания остается в месте командировки на отдых. Согласно письму Минфина России от 10.11.2005 № 03-03-04/2/111 если работник остался в месте командировки на отдых, расходы по оплате проезда к постоянному месту работы не будут являться обоснованными, так как работодатель в рассматриваемой ситуации оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а с места отдыха.

В этом случае днем окончания командировки работника считается последний день перед отпуском. Соответственно в рассматриваемом случае организация-работодатель не должна оплачивать обратный билет сотрудника от места проведения отпуска.

Если работнику до его отъезда в командировку был выдан денежный аванс на оплату проезда, то сумма денежных средств за вычетом стоимости проезда к месту проведения командировки подлежит возврату в бухгалтерию организации. Соответственно доходов, подлежащих обложению налогом из доходы физических лиц, в таком случае не возникает.

Если расходы на приобретение обратного билета от места проведения отпуска были произведены работником за счет собственных средств, сумма вышеуказанных расходов возмещению организацией не подлежит.

Затраты за пользование постельными принадлежностями в поездах возмещаются в размере фактических затрат, подтвержденных железнодорожным билетом.

При отправлении работника в командировку одновременно с приобретением железнодорожных и авиабилетов уплачивается страховой взнос по страхованию пассажиров от несчастных случаев. Взнос на обязательное страхование, указанный в билете, включают в стоимость проезда, а взнос на добровольное страхование железнодорожных пассажиров (оформленное отдельным полисом) уплачивается за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации после налогообложения, так как расходы по данному виду страхования не предусмотрены в налоговом учете (п. 16 ст. 255 НК РФ).

Особое место в составе расходов на проезд занимают расходы на такси (индивидуальные трансферы). Пункт 12 Инструкции № 62 прямо указывает, что расходы на такси работнику не возмещаются. В настоящее время Минфин России позволяет списывать в расходы и компенсировать работнику без обложения налогом на доходы физических лиц затраты на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы, если подтверждена экономическая целесообразность таких расходов (то есть налогоплательщик может обосновать, почему проезд общественным транспортом был невозможен, или, например, небезопасен, если работник перевозил какие-либо материальные ценности) (письма Минфина России от 22.05.2007 № 03-03-06/2/82, от 13.04.2007 № 03-03-06/4/48, от 05.06.2006 № 03-05-01-04/148).