Николай Бортник - Бухгалтерское дело

Наиболее эффективным и правильным способом распределения работы между учетными работниками является детальная разработка индивидуальных заданий, предусматривающих, в какие сроки (дни, часы) должны быть выполнены те или иные работы, какая из них в первую очередь, во вторую и т. п. Удачной формой такого задания в учетной работе является график.

Применяемые в учетной работе графики по своему содержанию, объему и назначению бывают индивидуальные, структурные и сводные.

Индивидуальные графики содержат перечень учетных и отчетных работ и функций каждого исполнителя с указанием порядка и сроков их выполнения. Индивидуальные графики являются планом учетной и отчетной работы каждого исполнителя, связанного с оформлением первичными документами хозяйственных операций, учетом и отчетностью.

Структурные графики, в отличие от индивидуальных, отражают в себе учетные и отчетные работы, осуществляемые всеми исполнителями цеха, отдела и другого звена предприятия. Например, график учетных работ цеха, график работ какой-либо группы, главной бухгалтерии и т. д.

Сводный график охватывает основные учетные и отчетные работы в целом по предприятию с указанием цехов, отделов и отдельных исполнителей и сроков окончания работ.

По структурным и сводным графикам руководители наблюдают ход работы и несут ответственность за осуществление в установленный срок работ каждым исполнителем подразделения и предприятия.Таким образом, индивидуальные, структурные и сводные графики представляют собой детально обоснованное планирование всего учетного процесса от составления первичных документов и до представления отчетности. Графиками охватывается работа не только учетных, но и всех других работников, связанных с документацией, учетом и отчетностью.

Графиками строго регламентируется движение отдельных документов по исполнителям, оформляющим их, и по этапам обработки, ими также определяются сроки выполнения работ и передачи от одного исполнителя к другому. Этим самым устанавливается ответственность каждого исполнителя за работу и обеспечивается ответственность каждого исполнителя за работу, повседневный автоматический контроль за соблюдением сроков, предупреждающий образование «прорывов» на отдельных участках и нарушение ритма учетной работы.

Графики помогают проводить нормирование труда с целью установления действительного объема всей учетной и отчетной работы предприятия и более рационально распределить эту работу как во времени, так и между исполнителями.

Наряду с этим они наталкивают на изыскание новых путей и средств, повышающих производительность труда и улучшающих организацию его. Графики мобилизуют резервы учетного труда и тем самым создают условия для сокращения штатов учетных работников и расходов на их содержание.

Графики в планировании учетной работы позволяют определить объем работы каждого исполнителя, целесообразнее ее распределить в течение месяца и более правильно загрузить каждого работника, вносить в работу каждого исполнителя четкость и ритмичность вместо бессистемности, рывков и «штурмовщины». Они обеспечивают планомерное и экономное использование рабочего времени и уплотняют его, за счет этого достигается значительное сокращение сроков обработки документации и составления отчетности.

Эффективность графиков в учетной работе как одного из способов устранения ряда недостатков в организации учета и совершенствования и приспособления его к требованиям оперативного руководства была доказана практикой тысяч предприятий различных отраслей промышленности. Эта эффективность выражалась в значительном сокращении сроков представления бухгалтерской отчетности, в улучшении качества учета и отчетности и сокращении штатов учетных аппаратов, а следовательно, уменьшении расходов на их содержание.

При разработке индивидуальных графиков должны быть подготовлены и изучены следующие материалы:

• инструкции и положения по учету и отчетности;

• план документации и документооборота;

• план отчетности;

• описи выполняемой или предполагаемой к выполнению работы каждого исполнителя и схемы документооборота со всеми замечаниями, соображениями и предложениями;

• нормативы времени, потребного на выполнение учетных работ или операций, а также результаты хронометражных наблюдений, фотографий и самофотографий рабочего дня.

Кроме того, при планировании учетного процесса, в частности при разработке графиков, необходимо установить, какие участки работы будут обслуживаться компьютером.

Технически индивидуальные графики составляются следующим порядком:

• в график записываются все виды учетных и отчетных работ, подлежащих выполнению;

• по каждому виду работ планируются наикратчайшие сроки – даты и часы завершения;

• устанавливаются целесообразность работ, способы их выполнения и связи (с кем выполняется работа и кому она передается).

Содержание видов учетных и отчетных работ в графиках сопровождается кратким текстом. Краткость текста не должна быть в ущерб полноте и обстоятельности содержания. Содержание работы не должно включать в себя инструктивных моментов. Такой текст делает неясным содержание работы, а график – громоздким и необозримым по своему объему.

При установлении даты и часов исполнения или завершения той или иной работы необходимо исходить из того, что произведенная сегодня операция сегодня же находит отражение в первичных и сводных документах и не позднее следующего дня – в синтетических и аналитических регистрах.

Кроме того, необходимо предварительно выяснить и устранить причины, мешающие достижению запланированных сроков, а также учесть поточность работы у всех исполнителей и способы доставки и обработки документов. Каждому исполнителю должны быть указаны наиболее рациональные пути и способы выполнения работ. Как правило, учетные и отчетные документы не могут задерживаться ни в одном звене учетного процесса. Они на своем пути прохождения должны непрерывно двигаться до окончательной обработки и использования.

При выборе способа выполнения той или иной учетной работы следует пользоваться приемами, полученными в результате самофотографии и других способов, а также использовать и рационализаторские предложения.

При установлении соисполнителей, с которыми та или иная работа будет выполняться или которым она будет передаваться, следует исходить из необходимости исключения на пути реализации учетной работы и прохождения документов излишних и промежуточных инстанций. Эта связь должна быть определена по тщательно изученной схеме документооборота. По ней же определяется рациональный учетный процесс по видам работ и исполнителям.